Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Именно в ней работодатель фиксирует важнейшие вехи профессионального пути сотрудника, включая его достижения и заслуги․ Внесение записей о поощрениях имеет строгий регламент, нарушение которого может привести к административным штрафам․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять такие записи, учитывая актуальные требования законодательства и разъяснения Минтруда․
Что такое поощрение и какие записи подлежат внесению?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности․ В разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки отражаются:
- Государственные награды (за особые трудовые заслуги перед обществом и государством);
- Ведомственные награды и знаки отличия;
- Почетные грамоты и дипломы;
- Объявление благодарности;
- Присвоение званий (например, «Лучший по профессии», «Заслуженный работник»);
- Иные виды поощрений, предусмотренные коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или уставом организации․
Что НЕ нужно вносить в раздел о награждениях?
Минтруд в своих разъяснениях (в т․ч․ в письме от № 14-1) акцентирует внимание на том, что в раздел «Сведения о награждении» категорически не вносятся:
- Выплаты стимулирующего характера (премии, бонусы, надбавки за выслугу лет и т․д․);
- Разовые премии за выполнение конкретного задания или к празднику;
- Штрафы и дисциплинарные взыскания (для них существует раздел «Сведения о работе», хотя на практике взыскания в бумажную книжку обычно не заносятся, а выносятся в отдельные акты и приказы)․
Премии носят финансовый характер и являются частью оплаты труда, тогда как поощрение — это публичное признание заслуг работника․
Пошаговая инструкция по внесению записи
Чтобы запись имела юридическую силу, она должна быть сделана строго по правилам, установленным Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по их заполнению․
Шаг 1: Издание приказа
Основанием для внесения любой записи является приказ (распоряжение) работодателя․ Запись вносится не позднее недельного срока с момента издания приказа․
Шаг 2: Заполнение граф в разделе «Сведения о награждении»
В бумажной трудовой книжке для поощрений отведен отдельный разворот․ Заполняется он следующим образом:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация по этому разделу, продолжающая предыдущие записи)․
- Графа 2 — вносится дата награждения (дата приказа, а не дата вручения награды физически)․ Формат: ДД․ММ․ГГГГ․
- Графа 3, указывается, кем награжден работник (полное и сокращенное наименование организации или индивидуального предпринимателя), а также точная формулировка поощрения (например: «Объявлена благодарность за многолетний добросовестный труд» или «Награжден почетной грамотой за вклад в развитие компании»)․
- Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (наименование, дата и номер приказа/распоряжения работодателя, либо указ Президента РФ, решение коллегии министерства и т․д․)․
Пример заполнения:
Предположим, приказ об объявлении благодарности вышел 15 мая 2026 года․
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)․ Объявлена благодарность за высокий профессионализм и успешное завершение проекта․
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Цифровизация и электронные трудовые книжки (ЭТК)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ С 2020 года россиянам доступен формат электронной трудовой книжки (ЭТК)․ В связи с этим у кадровиков часто возникают вопросы о порядке внесения поощрений в цифровой формат․
Особенности ЭТК при поощрениях:
- Дублирование записей: Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК и сохранил бумажный вариант, работодатель обязан вносить записи одновременно и в бумажную, и в электронную трудовую книжку․
- Только ЭТК: Если сотрудник перешел на ЭТК или впервые устраивается на работу (с 2021 года при первичном трудоустройстве оформляется только ЭТК), работодатель направляет сведения о поощрении в СФР (Социальный фонд России) в рамках отчета ЕФС-1․
- Подтверждение наличия ЭТК: Чтобы подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки, кадровик может запросить выписку из СФР или проверить статус в своей кадровой программе, интегрированной с ЭДО․
Важно помнить, что правила формулировок для ЭТК остаются теми же, что и для бумажной версии․ Разница заключается лишь в способе передачи информации․
Частые ошибки и как их избежать
Даже опытные специалисты по кадрам иногда допускают ошибки при заполнении раздела о награждениях․ Вот самые распространенные из них:
- Внесение записи о премии․ Как уже упоминалось, премии — это не поощрения в контексте трудовой книжки․ Эту ошибку легко допустить, если не различать финансовые и моральные стимулы․
- Нарушение сроков․ Запись должна появиться в течение 7 дней после приказа․ Затягивание с внесением записи — нарушение трудового законодательства․
- Неверная нумерация․ Номера должны идти по порядку․ Если предыдущая запись в разделе имела номер 3, следующая обязательно должна быть под номером 4․ Перепрыгивать через номера или дублировать их нельзя․
- Сокращение слов․ В трудовой книжке не допускаются произвольные сокращения (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», или «об-во» вместо «общество»); Все слова пишутся полностью․
Исправление ошибочных записей
Если в разделе «Сведения о награждении» была допущена ошибка (например, опечатка в дате приказа или формулировке), зачеркивать или замазывать ее корректором категорически запрещено․
Исправление производится следующим образом:
- Под неверной записью ставится следующий порядковый номер․
- В графе 2 указывается дата внесения исправления․
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу в этой же графе вносится верная формулировка․
- В графе 4 указывается ссылка на приказ работодателя, на основании которого вносится исправление (это должен быть специальный приказ об аннулировании предыдущей записи и внесении новой)․
Внесение поощрений в трудовую книжку — это не просто бюрократическая формальность, а важный мотивационный инструмент․ Для работника запись о награждении становится официальным подтверждением его профессионализма, что обязательно учитывается при карьерном росте и поиске новой работы․ Для работодателя — это способ выразить признательность и закрепить заслуги сотрудника на законодательном уровне․ Главное — строго следовать инструкциям Минтруда, не путать премии с поощрениями и своевременно отражать все изменения как в бумажном, так и в электронном формате документа․