Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все важнейшие изменения его профессионального пути: прием на работу, переводы, увольнения, а также поощрения. Этот документ подтверждает трудовую деятельность и стаж сотрудника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему остается актуальным для многих категорий работников, и кадровикам необходимо знать, как правильно его оформлять.
Электронные и бумажные трудовые книжки: что изменилось?
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок при ведении документа меньше не стало — ответственность за правильность внесения данных остается высокой.
Если новый сотрудник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки и выбрал электронный формат, то при увольнении ему будет выдана форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). Такую форму работник предоставляет новому работодателю при трудоустройстве. В этом случае работодатель обязан перенести данные из СТД-Р в бумажную трудовую книжку работника (если она у него сохранилась и он не отказался от ее ведения), либо вести его стаж далее в электронном виде.
Когда требуется открыть трудовую книжку?
Открытие (заведение) новой трудовой книжки происходит в двух основных случаях:
- Человек устраивается на работу впервые в своей жизни.
- Работник потерял трудовую книжку (или она была испорчена) и письменно запросил у текущего работодателя выдачу нового бланка.
Пошаговый образец открытия трудовой книжки
Оформление ьного листа — самый ответственный этап. Любая ошибка здесь может повлечь за собой признание документа недействительным в будущем. Ниже приведен алгоритм заполнения:
Шаг 1. Заполнение сведений о работнике
На ьном листе необходимо внести следующие данные:
- Фамилия, Имя, Отчество — вносятся полностью, без сокращений, строго по паспорту.
- Дата рождения — число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначным (например: 15 мая 1990 года будет выглядеть как 15 05 1990).
- Образование — указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) на основании предоставленного диплома или аттестата.
- Профессия, специальность — также вписывается на основании документа об образовании.
Шаг 2. Указание даты заполнения
Дата заполнения трудовой книжки должна соответствовать дате фактического оформления документа. Обычно это день приема на работу или день подачи заявления об открытии новой книжки взамен утерянной.
Шаг 3. Подписи и печать
После внесения данных:
- Работник должен проверить все внесенные сведения.
- Работник ставит свою подпись в специальной графе ьного листа, подтверждая правильность данных.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно кадровик), ставит свою подпись и печать организации (при наличии), которая заверяет внесенную информацию.
Раздел «Сведения о работе»
Сразу после заполнения ьного листа необходимо внести первую запись в раздел «Сведения о работе»:
- В графе 3 в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)).
- Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи (обычно это «1»).
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности, профессии, квалификации и конкретного структурного подразделения.
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого принят работник.
Что делать, если трудовая книжка испорчена?
Часто возникает вопрос: ТК не потеряна, а испорчена (залита кофе, порвана, обгорела и т.д.), как вносить записи в графе 4?
В случае физической порчи трудовой книжки, когда она пришла в негодность (залита, испачкана и т.д.), работодатель не должен вносить новые записи в испорченный бланк. В этом случае оформляется дубликат трудовой книжки.
При оформлении дубликата:
- В графе 4 (где указываются реквизиты приказов) в дубликате вносятся данные из сохранившихся документов (копий приказов, справок с предыдущих мест работы).
- Если документов нет, работодатель оказывает содействие в получении доказательств стажа.
- На ьном листе нового бланка (дубликата) в правом верхнем углу ставится надпись: «Дубликат».
Важные обязанности работодателя
Одна из обязанностей работодателя, предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки, независимо от того, в бумажном или электронном виде она ведется. Это должно быть сделано в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от работника. Копия должна быть заверена надлежащим образом.
Открытие трудовой книжки — процедура, требующая максимальной внимательности. Независимо от того, заводите ли вы документ впервые молодому специалисту или оформляете дубликат взамен испорченного, каждое слово и каждая цифра имеют значение. Внимательно сверяйте данные с документами, предоставленными работником, и не забывайте о праве работника на получение копий и выписок из его главного трудового документа.