В работе с 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) часто возникает вопрос: как правильно отметить в электронной трудовой книжке галочку «Отразить в трудовой книжке»․ Правильное заполнение этой галочки влияет на то, будет ли информация о сотруднике занесена в форму СЗВ‑ТД, а также на порядок учета его стажа и иных кадровых событий․
Что означает галочка «Отразить в трудовой книжке»
Галочка Отразить в трудовой книжке указывает системе, что сведения о данном работнике должны быть записаны в его электронную трудовую книжку․ Если галочка не отмечена, информация о приеме/увольнении не будет учтена в кадровом отчёте и не отразится в форме СЗВ‑ТД․
1․1 Где находится эта галочка
- В документе Приём на работу – в разделе «Трудовая деятельность»․
- В документе Увольнение – в том же разделе․
- В документе Приказ о приеме на работу – в строке «Отразить в трудовой книжке»․
После установки галочки система автоматически заполняет реквизиты способа ведения трудовой книжки и дату подачи заявления, если они требуются․
Как правильно включить галочку в 1С:ЗУП
2․1 Шаги по заполнению документа «Приём на работу»
- Откройте документ Приём на работу (меню Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приём на работу)․
- В строке Трудовая деятельность найдите чекбокс Отразить в трудовой книжке․
- Поставьте галочку, если требуется, чтобы сведения о сотруднике отразились в его электронной книжке․
- При необходимости укажите Способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный) и дату подачи заявления․
- Сохраните документ․
2․2 Как изменить способ ведения трудовой книжки
Если сотрудник уже работает и способ ведения нужно изменить, необходимо:
- Создать Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (форма доступна в 1С:ЗУП начиная с версии 3․1․14․208)․
- В заявлении поставить галочку Отразить в трудовой книжке․
- Бухгалтер заполняет соответствующий документ в 1С:ЗУП, указав выбранный способ и дату подачи заявления․
Частые ошибки и как их избежать
- Галочка исчезает после сохранения․ Проверьте, что документ сохранён без ошибок и что в настройках пользователя включена опция «Ведение электронных трудовых книжек»․
- Неправильный способ ведения указан․ Убедитесь, что выбранный способ (бумажный/электронный) соответствует реальному способу, указанному в приказе․
- Отсутствие даты подачи заявления․ При включённом флаге система требует заполнить поле «Дата подачи заявления»․ Оставьте её пустой только в случаях, когда это поле необязательно․
Как отразить галочку в отчёте СЗВ‑ТД
После заполнения документа с отмеченной галочкой система автоматически включает данные сотрудника в форму СЗВ‑ТД․ Чтобы убедиться, что всё сделано правильно:
- Перейдите в раздел Отчёты → СЗВ‑ТД․
- Выберите нужного сотрудника и период․
- Проверьте, что в колонке «Способ ведения трудовой книжки» указана выбранная вами опция․
- Убедитесь, что в разделе «Трудовая деятельность» отмечено «Отразить в трудовой книжке»․
Пример заполнения документа
Приём на работу Дата приёма: Должность: Бухгалтер Отразить в трудовой книжке: Способ ведения: Электронный Дата подачи заявления:
После сохранения в системе появится запись в электронной трудовой книжке, которая будет автоматически отражена в форме СЗВ‑ТД․
Полезные подсказки
- Для быстрого вставки символа галочки в текстовые поля 1С используйте сочетание Alt+0252 (Windows) или Option+V (Mac) в редакторе․
- Если вы работаете с электронными документами в Word, скопируйте галочку ✔ из набора символов и вставьте в нужное поле․
- Регулярно проверяйте настройки пользователя: Администрирование → Настройки → Электронные документы → Ведение трудовых книжек․
Галочка «Отразить в трудовой книжке» – это ключевой параметр, позволяющий системе 1С:ЗУП корректно вести кадровый учёт и правильно формировать отчёты, такие как СЗВ‑ТД․ Правильное её использование гарантирует:
- Автоматическое занесение данных в электронную трудовую книжку․
- Корректное отражение сведений в форме СЗВ‑ТД․
- Соблюдение требований трудового законодательства․
Следуя описанным выше шагам, вы сможете без ошибок настроить процесс ведения трудовых книжек в 1С:ЗУП и избежать типовых проблем, связанных с пропуском галочки или неверным указанием способа ведения․