Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в ней формируют будущую пенсию сотрудника, поэтому любые неточности или ошибки могут привести к серьезным последствиям, вплоть до потери стажа и снижения размера пенсионных выплат.
Штатное расписание помогает руководителю предприятия грамотно выстроить рабочий процесс, и этот документ обязательно должен быть в любой компании. Однако бизнес не стоит на месте: происходят структурные преобразования, оптимизируются должности, вводятся новые отделы; Все это ведет к изменению штатного расписания. Как правильно отразить эти изменения в трудовой книжке работника, чтобы не нарушить закон и не лишить его заслуженного стажа? Разберемся подробно.
Что такое изменение штатного расписания?
Изменение штатного расписания — это кадровый процесс, при котором в структуре предприятия происходят коренные или частичные преобразования. К таким изменениям относятся:
- Переименование должности или отдела (например, должность «Секретарь» стала называться «Офис-менеджер», а отдел «Кадры» — «HR-отдел»).
- Изменение окладов (тарифных ставок).
Важно понимать: само по себе изменение штатного расписания — это внутренний документ компании. Но если эти изменения затрагивают трудовую функцию, наименование должности или размер оплаты труда конкретного работника, они в обязательном порядке влекут за собой внесение записей в трудовую книжку.
В каких случаях делаются записи в трудовой книжке?
Не каждое изменение штатного расписания требует записи в трудовую книжку. Если была добавлена новая вакантная должность или исключена пустующая единица, записи не нужны; Записи производятся только тогда, когда изменения касаются лично работника.
Переименование должности или отдела
Если трудовые функции сотрудника остаются прежними, но меняется только название его должности или отдела, это оформляется как перевод (без изменения трудовой функции) или как изменение условий трудового договора. В трудовой книжке делается соответствующая запись.
Сокращение штата (увольнение)
Если должность, которую занимает работник, исключается из штатного расписания (сокращается), и работник не согласен перейти на другую предложенную вакансию, производится увольнение по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
Изменение оклада
При изменении размера оплаты труда в штатном расписании, с работником заключается дополнительное соглашение. Однако в трудовую книжку запись об изменении оклада не вносится! Эти сведения отражаются только в личной карточке сотрудника (форма Т-2) и в самом трудовом договоре.
Пошаговый алгоритм внесения записей
Чтобы избежать ошибок, которые потом придется исправлять через суд или государственный архив, кадровику необходимо строго соблюдать процедуру:
- Издание приказа. Руководитель издает приказ об изменении штатного расписания (вводе в действие нового расписания).
- Уведомление работника. О предстоящих изменениях, а также о причинах, их вызвавших, работодатель обязан уведомить сотрудника в письменной форме не позднее чем за два месяца (если иное не установлено законом).
- Получение согласия. Если работник согласен на переименование должности или перевод, он ставит свою подпись на уведомлении или пишет отдельное заявление.
- Издание приказа о переводе (или об увольнении при сокращении).
- Внесение записи в трудовую книжку. Делается на основании изданного приказа.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Все записи в трудовую книжку вносятся аккуратно, без помарок и сокращений. Рассмотрим примеры формулировок.
Пример: Переименование должности (перевод)
В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается с названием организации. Затем вносится запись:
- Графа 1: Порядковый номер записи;
- Графа 2: Дата внесения записи (дата приказа о переводе).
- Графа 3: «Переведен(а) на должность [новое название должности]» или «Должность [старое название] переименована в [новое название]» (допустимы оба варианта, но первый предпочтительнее, так как прямо соответствует Инструкции по заполнению трудовых книжек).
- Графа 4: Наименование, дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись.
Пример: Сокращение штата (увольнение)
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата увольнения.
- Графа 3: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.
Чем грозят ошибки в трудовой книжке?
Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженными пенсионными выплатами. Отдельные периоды работы из-за неточностей нередко не засчитываются Пенсионным фондом.
Если работник не согласен с увольнением или основание увольнения указано неверно, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке. При удовлетворении иска работодатель будет обязан внести правильную запись.
Часто встречается ситуация: в трудовой книжке работника была неверно указана его должность, а организация уже ликвидирована. В таком случае сотруднику приходится обращаться в государственный архив для подтверждения своего стажа. Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения будущей пенсии.
Исправление ошибочных записей
Если кадровик обнаружил ошибку в записи, связанной с изменением штатного расписания, нельзя зачеркивать или замазывать неверный текст. Исправление вносится следующим образом:
- В графе 1 ставится очередной порядковый номер.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер неверной записи] недействительна», а затем сразу вносится правильный текст.
- В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого внесена правильная запись (или указывается новый приказ, если ошибка была именно в реквизитах).
Изменение штатного расписания — это естественный процесс развития любой компании. Главное для работодателя и кадрового специалиста, помнить, что любые изменения, затрагивающие права работника, должны быть документально оформлены и корректно отражены в трудовой книжке. Только строгое соблюдение трудового законодательства и внимательное отношение к записям гарантирует сотрудникам сохранение их стажа, а работодателю, отсутствие судебных разбирательств и штрафов от трудовой инспекции.