Работа по внешнему совместительству, распространенная практика, но многие сотрудники и даже кадровики не до конца понимают, как правильно отразить такую работу в трудовой книжке. В этой статье подробно разберем все нюансы: кто, когда и на основании каких документов вносит запись, какие есть особенности и как выглядит правильный образец.

Ключевое правило: запись — по желанию работника

Самое важное, что нужно помнить: запись о работе по совместительству (внешнему или внутреннему) в трудовую книжку не вносится автоматически. Это право, а не обязанность работника. Запись производится только при наличии письменного заявления самого сотрудника (п. 5 ст. 60.1 ТК РФ). Если заявления нет, основная запись в книжке останется без изменений.

Кто вносит запись и на основании чего?

При внешнем совместительстве у работника два разных работодателя:

• Основной работодатель — тот, с кем у сотрудника основной трудовой договор и у кого хранится (или должен храниться) бумажная трудовая книжка.
• Работодатель по совместительству — организация, где сотрудник работает дополнительно.

Запись в трудовую книжку вносит именно ОСНОВНОЙ работодатель. Для этого он должен получить от работодателя по совместительству подтверждающий документ; Им может быть:

• Заверенная копия приказа о приеме на работу по совместительству.
• Заверенная копия трудового договора (срочного или бессрочного) на работу по внешнему совместительству.
• Иной документ, содержащий все необходимые сведения (название организации, должность, даты приема и увольнения).

Важно: внешний совместитель не обязан предъявлять свою трудовую книжку на основное место работы. Основной работодатель может запросить только заверенную копию для внесения записи.

Особенности для вахтовиков и нестандартного графика

Если сотрудник работает на основном месте вахтовым методом (например, 15 дней смены / 15 дней отдыха), это не влияет на право на совместительство. Внешний совместитель может отработать и более 4 часов в день в те дни, когда у него на основной работе оформлен отпуск без сохранения заработной платы. Запись в книжку оформляется по общим правилам, указанным выше.

Правила оформления записи: пошаговая инструкция

1. Шаг 1: Получение заявления от работника. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя основного предприятия с просьбой внести запись о работе по внешнему совместительству.
2. Шаг 2: Получение подтверждающего документа. Основной работодатель запрашивает у сотрудника заверенную копию приказа или трудового договора от организации-совместителя.
3. Шаг 3: Внесение записи. Кадровик основного предприятия вносит запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.

Образец записи в трудовой книжке

Запись имеет стандартный формат, но с обязательным указанием на характер работы.

Пример записи:

Расшифровка граф:

• Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи о совместительстве.
• Графа 2 (Дата записи): Дата, когда основным работодателем была сделана запись в книжку.
• Графа 3 (Сведения о работе):
  • Фраза «Принят на работу по внешнему совместительству» — обязательна.
  • Указывается наименование организации-совместителя (ООО, ЗАО и т.д.).
  • Указывается должность (можно с подразделением).
• Графа 4 (Основание записи): Указывается, на каком документе основана запись: «На основании копии приказа № … от …» или «На основании копии трудового договора от …».

Что делать, если запись не вносится?

Если работник не подал заявление, запись в бумажную книжку не делается. Однако информация о работе по совместительству все равно должна быть отражена в системе персонифицированного учета (ПФР). Для этого работодатель по совместительству обязан:

• Сформировать Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) или Сведения для ПФР (СТД-СФР) в электронном виде.
• Передать эти сведения в СФР (ПФР).

Таким образом, даже без записи в бумажном документе факт работы и стаж по совместительству будут учтены в Пенсионном фонде. Работник в будущем может получить выписку из СТД-Р как подтверждение трудовой деятельности.

Краткая памятка для сторон

Для работника (внешнего совместителя):

• Вы имеете право на запись о совместительстве в основную трудовую книжку.
• Чтобы ее получить, нужно написать заявление основному работодателю.
• Предоставить основному работодателю заверенную копию приказа или договора с организацией-совместителем.
• Бумажную трудовую книжку на вторую работу не предъявлять.

Для основного работодателя:

• Вносить запись только по заявлению работника и при наличии подтверждающего документа от места совместительства.
• Не требовать от сотрудника предъявления оригинальной трудовой книжки, если он работает внешним совместителем.
• В графе 3 записи обязательно указать «по внешнему совместительству» и наименование организации-совместителя.
• В графе 4 указать основание: «На основании копии приказа/договора № … от …».

Для работодателя по совместительству:

• Заключать с внешним совместителем трудовой договор (срочный или бессрочный).
• Оформлять приказ о приеме на работу.
• По запросу основного работодателя или самого сотрудника выдавать заверенную копию приказа или договора для внесения записи в трудовую книжку.
• Обязательно передавать Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) в ПФР.

Оформление записи о внешнем совместительстве, процедура, регулируемая Трудовым кодексом (ст. 283, 60.1) и направленная на защиту прав работника. Ее суть в том, что основной работодатель, хранящий трудовую книжку, фиксирует в ней факт дополнительной занятости сотрудника только с его согласия и на основании официального документа от второго работодателя. При грамотном соблюдении этих условий запись будет оформлена корректно и не вызовет проблем при подтверждении трудового стажа в будущем.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с действующими редакциями нормативных актов.