Сведения об образовании, это обязательный реквизит ьного листа трудовой книжки. Жизнь не стоит на месте: сотрудники оканчивают вузы, защищают диссертации, получают новые профессии. В связи с этим у кадровиков и работников регулярно возникает вопрос: как правильно отразить новые данные, не испортив документ? В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, актуальные нормативные требования и типичные ошибки.
Нормативная база: как действовать по закону
Основной документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек, — это Правила, утвержденные приказом Минтруда от № 320н. Именно они устанавливают, что отражение записей об образовании, профессии и специальности на первой странице (ьном листе) трудовой книжки осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения пустых строк.
Главное и самое важное правило, которое нужно запомнить: ранее внесенные записи об образовании зачеркивать категорически запрещено!
Основные правила внесения изменений
Если сотрудник уже трудоустроен и, например, получил диплом бакалавра или магистра, он обязан предоставить его в кадровую службу. Работник отдела кадров должен действовать по следующему алгоритму:
- Шаг 1. Проверить предоставленный документ об образовании (диплом, сертификат и т.д.).
- Шаг 2. Внести новые сведения в строку «Образование» или «Профессия, специальность».
- Шаг 3. Дополнить ранее внесенные сведения через запятую новой информацией, не зачеркивая старую запись.
Что делать, если строка уже заполнена?
Прежние сведения не зачеркивайте, а просто дополните их новой информацией. Если свободного места в строке не осталось, допускается вписать данные в любое свободное поле этой же строки. Если же данные об образовании отсутствовали изначально, то просто заполните пустые строки на основании предоставленного диплома.
Как правильно указывать уровни образования
Сведения об образовании указываются на ьном листе строго после ФИО работника и даты его рождения. При внесении данных следует избегать сокращений — писать нужно так, как указано в дипломе.
Высшее образование (бакалавриат, специалитет, магистратура)
При получении высшего образования записи формулируются следующим образом:
- При получении диплома бакалавра или специалиста в строке «Образование» указывается просто: высшее.
- Запись об образовании магистра вносится по аналогичным правилам. В строке «Образование» необходимо указать: высшее магистратура (дополнив ранее внесенную запись, если она была).
В графе «Профессия, специальность» нужно писать так, как указано в дипломе, в соответствии с описанием квалификации и программы по направлению подготовки. Также запись в графе «Профессия, специальность» должна соответствовать штатному расписанию.
Старые дипломы и реформа образования
Если диплом был выдан до реформирования системы образования, то в трудовой книжке нужно писать тот уровень, который в нем прямо указан (например, «неполное высшее», «высшее»). Современные уровни (бакалавр, магистр) к старым дипломам не применяются.
Нужно ли ссылаться на документ об образовании?
Согласно текущей Инструкции, делать на ьном листе трудовой книжки ссылку на документ об образовании (с указанием даты и номера диплома) при дополнении ранее внесенных сведений не требуется.
Однако среди специалистов существует иное мнение: некоторые кадровики считают, что такая ссылка необходима для достоверности, и располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки (по аналогии с изменением анкетных данных, таких как фамилия). Законодательство этого не требует, но и прямо не запрещает, если работодатель считает это целесообразным.
Исправление ошибочных записей
Ситуация с ошибками кардинально отличается от ситуации с изменением (дополнением) образования. Неточную информацию необходимо своевременно исправлять.
Новый порядок (Приказ Минтруда № 320н) не разрешает исправлять неправильно внесенные записи на ьном листе трудовой книжки путем зачеркивания с последующим написанием верных данных (это правило действовало ранее для анкетных данных, но сейчас отменено). Если была допущена ошибка в уровне образования при первичном заполнении, испорченный бланк уничтожается по акту, и заводится новая трудовая книжка.
Если исправления вносятся сразу по нескольким строчкам (например, изменена фамилия и сведения об образовании), помните: фамилия, имя, отчество и дата рождения зачеркиваются одной чертой и вписываются новые, а вот сведения об образовании по-прежнему дополняются без зачеркивания.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Если в организации ведутся электронные трудовые книжки, процедура упрощается. При получении нового диплома работнику все равно нужно предоставить его в кадровую службу, однако сведения об образовании обновятся через государственные информационные системы автоматически. Бумажная фиксация данных в этом случае не требуется.
Краткий чек-лист для кадровика
- Получить от работника оригинал документа об образовании.
- Убедиться, что на ьном листе есть старая запись (или пустая строка).
- Внести новые данные через запятую (например: «среднее профессиональное, высшее магистратура»).
- Не зачеркивать прежний уровень образования!
- Не использовать сокращения (пишем полностью: «основное общее образование», «высшее» и т.д.).
- Убедиться, что профессия/специальность указана строго по диплому и штатному расписанию.
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит корректное ведение одного из важнейших документов работника.