Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От правильности ее заполнения зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника, поэтому к внесению любой информации, и особенно записи чисел и дат, предъявляются строгие требования. В этой статье мы подробно разберем, как правильно писать цифры в трудовой книжке, чтобы избежать ошибок и нарушений законодательства.
Актуальные нормативные документы
С 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Кроме того, форма самого бланка и порядок его изготовления регулируются Приказом Минфина от № 55н. Именно на эти документы необходимо опираться кадровым специалистам в 2026 году.
Главное правило: как пишутся числа и даты
Самое важное и строго регламентированное правило касается формата написания дат в разделе «Сведения о работе». Согласно законодательству:
- Записи производятся арабскими цифрами. Использование римских цифр или прописного написания числительных (например, «первого января») недопустимо.
- Число и месяц указываются двузначными числами. Если число или месяц состоит из одной цифры, обязательно добавляется ведущий ноль.
- Год указывается четырехзначным числом.
Образец правильной записи даты
Разберем наглядный пример. Если работник принят на работу 5 января 1984 года, в графе 2 трудовой книжки запись должна выглядеть так:
Неправильные варианты:
- (пропущен ноль перед числом)
- (пропущен ноль перед месяцем)
- 5 января 1984 г. (использовано словесное написание)
Заполнение граф в разделе «Сведения о работе»
Правильная запись чисел тесно связана с общим алгоритмом заполнения раздела о работе. Выглядит это следующим образом:
- Графа 3 (): В виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Никаких порядковых номеров или дат в этой строке не ставится.
- Графа 1: Под заголовком с наименованием организации ставится порядковый номер вносимой записи (используется арабская цифра, нумерация сквозная).
- Графа 2: Указывается дата приема на работу (или дата события — перевода, увольнения) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3: Вносится сама запись о событии (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»).
- Графа 4: Указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата приказа также пишется арабскими цифрами: .
Особенности записи чисел в различных ситуациях
Прием на работу и увольнение
Даты в графе 2 при приеме и увольнении должны строго соответствовать датам из приказов работодателя. Обратите внимание: дата увольнения является последним рабочим днем сотрудника.
Переименование организации
Если компания меняет название, это также отражается в трудовой книжке отдельной записью без номера; В графе 3 пишется: «Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер»». Дата в этой записи также должна соответствовать правилу арабских цифр с ведущими нулями — . В крупных компаниях (где работает более 1000 человек) для таких записей могут использоваться наборные штампы, что исключает ручные ошибки в цифрах.
Исправление ошибочных записей
Если в дате или числе допущена ошибка (например, указано вместо ), зачеркивать неверную запись в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Исправление вносится путем признания записи недействительной.
Для этого:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна». И сразу ниже вносится правильная запись с корректным форматом чисел.
- В графе 4 повторяются реквизиты приказа.
ьный лист: специфика чисел
На ьном листе трудовой книжки числа также имеют важнейшее значение — это дата заполнения документа и дата рождения работника. Они вносятся по тем же правилам: арабскими цифрами, двузначный формат для дня и месяца, четырехзначный для года (например, дату рождения или дату заполнения ).
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему имеет юридическую силу, если работник не перешел полностью на ЭТК. При ведении кадрового учета в системах вроде СБИС (раздел «Кадровый учет», вкладка «ЕФС-1») форматы дат автоматически стандартизируются программой, что минимизирует риск опечаток и неточностей. Однако при распечатке или ручном заполнении бумажного вкладыша правила записи чисел остаются неизменными.
Правильная запись чисел в трудовой книжке — это не просто вопрос эстетики, а требование закона. Запомните главное: только арабские цифры, число и месяц всегда двузначные (с добавлением нуля при необходимости), год — четырехзначный. Использование готовых шаблонов и автоматизированных кадровых систем помогает избежать ошибок, но каждый специалист по кадрам должен знать эти базовые правила для уверенного ведения бумажных трудовых книжек в 2026 году.