Трудовая книжка, это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. От правильности ее заполнения зависит будущая пенсия сотрудника, а также отсутствие проблем при трудоустройстве к новому работодателю. Одним из самых частых поводов для ошибок в трудовых книжках является неправильное внесение дат. В этой статье мы подробно разберем, как правильно писать дату в трудовых книжках, как исправлять ошибки и на какие нюансы стоит обратить особое внимание.
Общие правила написания дат
Согласно действующим нормативным актам (в частности, Постановлению Правительства РФ от № 225), к написанию дат в трудовой книжке предъявляются строгие требования. Нарушение этих правил делает запись некорректной.
Цифровой формат, основа основ
Важно запомнить: во всех разделах трудовой книжки (сведения о работе, награждениях и т.д.) даты записывают арабскими цифрами.
- Число и месяц указываются двузначными цифрами;
- Год указывается четырехзначным числом.
Правильный формат выглядит так: ДД.ММ.ГГГГ;
Примеры правильного написания:
- Правильно:
- Правильно:
- Правильно:
Примеры неправильного написания:
- Неправильно: 1 сентября 2021 года (словесно-цифровой формат недопустим);
- Неправильно: (число должно быть двузначным);
- Неправильно: (месяц должен быть двузначным).
Как видно из примеров, даты правильно указывать в цифровом формате, а не в словесно-цифровом. Это правило действует для всех граф разделов о работе и награждениях.
Особенности заполнения графы 2 (Дата приема)
При внесении записи о приеме на работу под заголовком (наименованием организации) в графе 1 ставится порядковый номер записи, а в графе 2 указывается дата. Здесь кроется важный нюанс, на котором часто ошибаются кадровики.
Дата в графе 2 трудовой книжки должна соответствовать дате начала работы (фактическому выходу сотрудника на рабочее место), а не дате издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. Даже если приказ был подписан заранее, в трудовой книжке отражается тот день, когда работник фактически приступил к обязанностям.
Исключение: дата заполнения ьного листа
Правило цифрового формата ДД.ММ.ГГГГ распространяется на разделы со сведениями о работе. Однако на ьном листе трудовой книжки есть графа «Дата заполнения». Для нее действует немного другое правило: указывается число и год цифрами, а месяц прописью.
Пример: 22 мая 2026
Как исправить ошибку в дате или другой записи
Если в трудовой книжке обнаружена неправильная или неточная запись (в т.ч. ошибочная дата), зачеркивать ее категорически запрещено! Исправления вносятся особым порядком.
Пошаговая инструкция по исправлению записи:
- Графа 1: В следующей пустой строке необходимо проставить следующий по порядку номер записи. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
- Графа 2: Записать дату внесения корректировки (в правильном цифровом формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: Написать: «Запись за таким-то номером считать недействительной», после чего сразу в этой же графе сделать правильную запись (с указанием верной даты, должности и т.д.).
- Графа 4: Указать данные документа, на основании которого сделана правильная запись (например, номер и дата приказа работодателя или иного решения).
Обратите внимание: не нужно дважды дублировать номер и дату ошибочной записи. Одного раза достаточно, так как новая исправляющая запись должна быть под следующим порядковым номером.
Исправление штампа (наименования организации)
Если ошибочно проставлен оттиск штампа с названием организации, в графе 2 вписывается дата внесения записи, а в графе 3 пишется: «Наименование организации (указать ошибочное) считать недействительным». Ниже ставится правильный штамп с наименованием предприятия. Нумеровать данную запись не нужно.
Когда нужно заводить дубликат?
Не все ошибки можно просто исправить. Если работодатель внес в трудовую книжку настолько неправильную или неточную запись, которая была признана недействительной, но исправление делает запись нечитаемой или запутанной, либо если страницы раздела полностью заполнены, может потребоваться оформление дубликата. Также дубликат обязательно оформляется в случае утери трудовой книжки.
Резюме
Правильное внесение дат в трудовую книжку, это гарантия чистоты стажа работника. Запомните три главных правила:
- В разделах о работе: только арабские цифры в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- На ьном листе: число и год цифрами, месяц прописью.
- Никаких зачеркиваний: ошибочная дата не перечеркивается, а признается недействительной в следующей по порядку строке.
Соблюдение этих несложных нормативных требований позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит работнику спокойную старость.