Оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке — это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее начало трудовых отношений. Неправильное заполнение может привести к проблемам при расчётах, оформлении пенсии или проверках. В этой статье разберём все нюансы, основанные на актуальном законодательстве и практике.

Базовые правила заполнения трудовой книжки (с 2021 года)

С 1 сентября 2021 года порядок заполнения регулируется Приказом Минтруда России от № 320н. Основные требования:

• Все записи вносятся без сокращений, полными названиями.
• Строгая хронологическая последовательность с единой сквозной нумерацией.
• Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными (например, ), год — четырёхзначным.
• Записи производятся разборчиво, чернилами (чаще синего или чёрного цвета), без исправлений, помарок и надписей поверх текста.

Как выглядит правильная запись о приёме на работу?

Запись состоит из четырёх граф (полей), которые заполняются следующим образом:

Графа 1 (№ п/п)

Порядковый номер записи. Для первой записи в книжке ставится «1». Нумерация идёт по всей трудовой биографии без перерывов.

Графа 2 (Дата)

Дата фактического приёма на работу (день, когда сотрудник приступил к обязанностям). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3 (Запись)

Текст записи. Обязательные элементы:

1. Слово «Принят(а)» (для мужчины/женщины соответственно).
2. Должность (специальность, профессия) согласно штатному расписанию.
3. Наименование организации (полное официальное название).
4. Основание для приёма: номер и дата приказа (или трудового договора, если приказ не издавался — см. ниже).

Пример записи с приказом:
Принят(а) на работу инженером
в Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
Приказ № 45-к от

Графа 4 (Подпись)

Подпись работника (с расшифровкой — ФИО) и подпись ответственного лица от работодателя (обычно кадровика или руководителя).

Важные нюансы и частые ситуации

Если приказ о приёме не издавался?

С 22 ноября 2021 года приказ о приёме на работу можно не издавать. В этом случае в графе 3 указывается основание — номер и дата трудового договора.

Пример записи без приказа:
Принят(а) на работу менеджером
в Акционерное общество «Старт»
Трудовой договор № 12 от

Используется ли старая или новая форма книжки?

Заполнять можно как старые (до 2021 г.), так и новые (после 2021 г.) бланки. Если сотрудник предоставляет старую книжку, записи вносятся в неё по общим правилам. Дубликат (при утере) можно оформить на любом из двух образцов бланков.

Как исправить ошибочную запись?

Если ошибка обнаружена сразу, её нужно зачеркнуть одной жирной чёртой (чтобы был виден исходный текст), сделать верную запись и объяснительную записку. В графе 4 указывается номер и дата того приказа/договора, на основании которого была сделана ошибочная запись.

Пример исправления:
(Зачеркнуто: «Принят техником»)
Запись за № 1 недействительна.
Принят инженером
в ООО «ТехноПро»
Приказ № 101-к от
(Основание: ошибочный приказ № 100-к от )

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник переходит на ЭТК, в бумажную книжку вносится специальная запись о прекращении её ведения. После этого бумажная книжка выдаётся сотруднику на руки, а все дальнейшие записи ведутся в электронном виде.

Пример записи о переходе на ЭТК:
С сведения о трудовой деятельности
ведутся в электронной трудовой книжке.
Приказ № 202-к от

Что ещё важно знать?

• Запись о приёме делается не позднее дня, следующего за днём приёма на работу.
• Если сотрудник работает по совместительству, в той же организации запись вносится только если это не основное место работы.
• При увольнении в ту же книжку вносится соответствующая запись с указанием основания (приказ, пункт договора).
• Трудовая книжка хранится у работодателя, если сотрудник не попросил её выдать (например, при увольнении).

Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практики заполнения трудовых книжек по состоянию на 2026 год. Перед оформлением рекомендуется уточнить возможные изменения в законодательстве.