Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․ Когда в одном из разделов (например, в разделе «Сведения о работе» или «Сведения об увольнении») заканчиваются свободные графы, а новая запись (приём, перевод, увольнение) требуется, её необходимо вносить не на свободную страницу другого раздела, а в специальный вкладыш․ Это требование действующих Правил ведения и хранения трудовых книжек․

Когда нужен вкладыш?

Вкладыш оформляется и подшивается в трудовую книжку в следующих случаях:

• В разделе «Сведения о работе» (стороны 5-8) заполнены все графы, но требуется внести запись о новом месте работы, переводе или увольнении с предыдущего места․
• В разделе «Сведения об увольнении» (стороны 9-10) заполнены все графы, но сотрудтель увольняется с нового места работы․
• Необходимо исправить или дополнить запись, если это прямо предусмотрено законом (например, при восстановлении на работе)․

Важно: Записи в другие разделы (об образовании, награждениях) вносятся на свободные страницы этих разделов․ Вкладыш используется только для сведений о приёме, переводе и увольнении․

Порядок действий: как подшить вкладыш

Шаг 1: Оформление бланка вкладыша

Вкладыш — это отдельный бланк установленной формы (как и сама трудовая книжка)․ Его можно приобрести в канцелярских магазинах или получить у работодателя (если он сам изготавливает бланки)․ На вкладыше должны быть все те же реквизиты, что и на титульном листе трудовой книжки: серия, номер, ФИО сотрудника, дата рождения․

Шаг 2: Постановка штампа на титульном листе основной книжки

Это ключевой и обязательный шаг․ На свободное место верхней части титульного листа (обычно рядом с серией и номером) ставится штамп:

«Выдан вкладыш»

В штампе или рядом с ним от руки указываются серия и номер самого вкладыша․ Например: «Выдан вкладыш № 123456»․

Если штампа «Выдан вкладыш» нет, это является нарушением правил ведения трудовой книжки․ Допустимо написать эту фразу от руки, но штамп предпочтительнее․

Шаг 3: Физическое подшивание (вшивание) вкладыша

Вкладыш вшивается в трудовую книжку сразу после последней заполненной страницы того раздела, куда будет внесена новая запись․ Обычно это:

• После последней страницы раздела «Сведения о работе» (если новая запись — о приёме или переводе)․
• После последней страницы раздела «Сведения об увольнении» (если новая запись, об увольнении)․

Вкладыш пришивается (или вклеивается) так же, как и сама трудовая книжка — с помощью специальной проволоки (спирали) или клейкого лента․ Важно, чтобы он был надёжно закреплён и не мог быть изъят без следов․

Шаг 4: Заполнение вкладыша

Заполняется вкладыш в том же порядке и в те же графы, что и соответствующие страницы основной трудовой книжки (п․ 38 Правил)․

• Для записи о приёме: в графы «Наименование организации», «Дата приема», «Сведения о подразделении, должности (специальности, профессии)», «Основание приема (приказ, номер, дата)» вносятся данные о новом работодателе․
• Для записи об увольнении: в графы «Наименование организации», «Дата увольнения», «Сведения о подразделении, должности (специальности, профессии)», «Основание увольнения (приказ, номер, дата)» вносятся данные об увольняющемся работодателе․

Образец записи на вкладыше (увольнение):

Шаг 5: Подпись и печать

Запись на вкладыше завершается:

• Подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника)․
• Печатью организации (обычно штампом с наименованием организации и ИНН/КПП)․

Подпись и печать ставятся в отведённых для этого местах на вкладыше․

Кто и когда должен оформить вкладыш?

Обязанность по оформлению и выдаче вкладыша лежит на работодателе (организации, ИП)․

• Вкладыш оформляется и вшивается в трудовую книжку в момент необходимости — одновременно с внесением соответствующей записи (при приёме, переводе или увольнении)․
• Если в момент увольнения сотруднику выдается трудовая книжка с уже вшитым вкладышем (если запись об увольнении попадает на вкладыш), то вкладыш должен быть уже заполнен․
• Вкладыш, оформленный до 1 сентября 2021 года, но не вшитый в соответствии с правилами, может быть признан недействительным․ С этой даты действует строгий порядок․

Что проверить после подшивания?

Сотрудник, получающий трудовую книжку (при увольнении), должен убедиться, что:

1. На титульном листе стоит штамп «Выдан вкладыш» с указанием номера вкладыша․
2. Вкладыш физически вшит в книжку и не оторвётся․
3. Все графы на вкладыше заполнены разборчиво, без исправлений (исправления не допускаются)․
4. Есть подпись ответственного лица и печать организации․
5. Запись на вкладыше соответствует приказу об увольнении/приёме․

Типичные ошибки и последствия

• Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» на титульном листе․ Это нарушение, которое может вызвать вопросы при подтверждении стажа в Пенсионном фонде․
• Внесение записи на свободную страницу другого раздела (например, запись об увольнении в разделе «Сведения о работе»)․ Такая запись не считается правильной․
• Оформление вкладыша с нарушением формы (не все графы, другой шрифт)․
• Несвоевременное оформление (например, вкладыш выдается позже, чем сама запись)․

При обнаружении ошибок работодатель обязан их исправить в установленном порядке (путем оформления нового вкладыша и переподшивания, если это возможно, или через суд)․

Подшивание вкладыша в трудовую книжку — это строго регламентированная процедура․ Её цель — сохранить хронологический и логический порядок записей о трудовой деятельности в рамках каждого раздела․ Соблюдение всех шагов: от постановки штампа на титульном листе до подписи и печати на самом вкладыше,, гарантирует, что трудовая книжка будет признана официальным документом при оформлении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве․