В 2025 году ведение трудовых книжек пережило масштабную трансформацию. Большинство организаций уже работают с электронными трудовыми книжками (ЭТК), однако в некоторых случаях всё ещё требуется приобретение бумажных форм. В этой статье подробно рассматриваем, как правильно покупать, оформлять и учитывать трудовые книжки, какие нормативные документы регулируют процесс и какие подводные камни могут возникнуть.
Что такое трудовые книжки и зачем они нужны?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется:
- место и дата рождения работника;
- сведения о местах работы и периодах занятости;
- сведения о полученных должностях, званиях и разрядах;
- сведения о времени, когда работник находился в отпуске, на больничном и т.д.
Эти данные необходимы для расчёта пенсии, компенсаций, подтверждения трудового стажа и др.
Электронные трудовые книжки: новый стандарт
С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон, позволяющий заменить бумажные формы на электронные. Основные преимущества:
- Отсутствие расходов на печать и хранение бумажных экземпляров.
- Упрощённый доступ к информации через личный кабинет на Госуслуги или СФР.
- Автоматическая проверка корректности вводимых данных.
По данным Совета Федерации, пакет законов, одобренный на пленарном заседании, вводит в Трудовой кодекс поправки, позволяющие работникам получать сведения о трудовой деятельности как в бумажном, так и в электронном виде.
2.1 Как заказать электронную выписку?
Алгоритм прост:
- Откройте портал Госуслуги и перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите кнопку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
- Укажите свой e‑mail – на него будет отправлена ссылка для скачивания документа.
Если у вас нет учётной записи на Госуслугах, можно воспользоваться инструкцией «Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах», опубликованной в официальных источниках.
Покупка бумажных трудовых книжек: когда это всё ещё актуально?
Хотя электронные формы доминируют, в некоторых случаях организации всё ещё приобретают бумажные книжки:
- Для работников, которые отказываются от электронного формата.
- Для компаний, ведущих учёт в системах, не поддерживающих ЭТК.
- Для временного хранения данных до полной миграции.
При покупке бумажных форм важно учитывать несколько нюансов:
- Нормативные требования: Форма должна соответствовать ГОСТ 10563‑79 (или актуальному аналогу).
- Поставщик: Права на изготовление имеют только официальные изготовители и специализированные организации.
- Стоимость: В 2025 году средняя цена одной бумажной книжки составляет от 150 до 300 рублей, в зависимости от тиража и поставщика.
Как правильно оформить трудовые книжки в 1С:Зарплата и Управление Персоналом
Для автоматизации учёта в 1С используются специальные документы:
- Поступление товаров и услуг – используется в разделе «Покупки» для регистрации приобретения трудовых книжек.
- Списание с расчетного счета – фиксирует оплату поставщику.
Пример настройки в 1С:
- В меню «Кадровый учет → Документы → Приём‑увольнение» создайте документ «Трудовая книжка: поступление».
- Укажите реквизиты: название поставщика, количество, цену, дату поставки.
- Сохраните документ – система автоматически сформирует проводку на счета «Расходы на покупку трудовых книжек».
Нормативные акты, регулирующие учёт трудовых книжек
Ключевые документы, которые необходимо учитывать:
- Приказ Министерства труда от 19 мая 2021 г. № 320н – подробно раскрывает порядок ведения ЭТК, формы ввода данных и правила исправления ошибок.
- Закон РФ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты в части обеспечения перехода на электронные формы трудовых книжек» (2020 г.) – устанавливает дату начала обязательного перехода.
- Постановление Совета Федерации (2025 г.) – подчёркивает важность автоматизации процессов учёта и снижения административной нагрузки.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок и упростить процесс, следуйте этим шагам:
- Оцените текущий статус – определите, сколько сотрудников ещё используют бумажные книжки.
- Подберите поставщика – проверьте, имеет ли он лицензию на изготовление трудовых книжек.
- Обучите HR‑персонал – проведите внутренние семинары по работе с ЭТК и 1С.
- Настройте автоматизацию – используйте готовые конфигурации 1С для учёта трудовых книжек.
- Контролируйте соответствие – регулярно проверяйте, соблюдаются ли требования Приказа 320н.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли одновременно использовать бумажные и электронные формы?
Ответ: Да, переход добровольный. Бумажные формы остаются действительными до полного перехода сотрудника на ЭТК. - Вопрос: Как исправить ошибку в уже внесённых данных ЭТК?
Ответ: Согласно Приказу 320н, исправление производится через документ «Исправление ошибок в ЭТК», который подаётся в соответствующий орган. - Вопрос: Сколько стоит заказать выписку через Госуслуги?
Ответ: Заказ выписки бесплатный, но может потребоваться подтверждение личности через электронную подпись. - Вопрос: Нужно ли хранить бумажные книжки после перехода на ЭТК?
Ответ: Хранить их необходимо только до момента полной миграции, после чего их можно уничтожить в соответствии с внутренними реглативами.
Переход к электронным трудовым книжкам – это не только экономия ресурсов, но и шаг к более прозрачному и эффективному кадровому учёту. При покупке бумажных форм важно учитывать нормативные требования и выбирать проверенных поставщиков. Правильное оформление и учёт в 1С позволяют избежать ошибок и сэкономить время. Следуя рекомендациям, ваша организация будет готова к современным требованиям трудового законодательства и сможет сосредоточиться на главном – развитии бизнеса.