С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Сегодня всё больше сотрудников приходят на новое место работы уже с готовой электронной записью о своём трудовом стаже; Ниже – пошаговое описание того, как правильно принять такого сотрудника, оформить документы и избежать типичных ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе (Единый портал госуслуг, СФР). В ней содержатся:

• личные сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• информация о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности;
• сведения о наградах, взысканиях, переводах и других важных событиях трудовой биографии.

ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной книжке, и защищена от подделки благодаря электронной подписи и доступу только через авторизованные сервисы.

Как сотрудник предъявляет ЭТК при устройстве на работу

Согласно информации с портала госуслуг, сотрудник может передать свою электронную трудовую книжку работодателю следующим образом:

1. Войти в свой личный кабинет на Едином портале госуслуг.
2. Перейти в раздел Мои заявления и открыть готовое заявление на заказ СТД‑ПФР (сведения о трудовой деятельности).
3. Активировать пункт меню Переслать на e‑mail и указать электронный почтовый ящик нового работодателя.
4. После отправки работодатель получает трудовую книжку нового сотрудника в электронной форме непосредственно с госуслуг – это гарантирует подлинность документа.

Если сотрудник предпочитает предоставить выписку вместо полной книжки, он может заказать её через тот же личный кабинет или через сайт СФР и также переслать на e‑mail работодателя.

Порядок действий работодателя при получении ЭТК

Получив электронную трудовую книжку (или выписку) от сотрудника, работодатель должен выполнить следующие шаги:

1. Проверить подлинность – убедиться, что документ получен из официального источника (госуслуги или СФР) и содержит электронную подпись.
2. Сохранить копию в электронном архиве организации (например, в системе кадрового учёта) с указанием даты получения и ФИО сотрудника.
3. Внести данные в внутренние кадровые документы (трудовой договор, приказ о приёме, личную карточку сотрудника). При этом данные из ЭТК переносятся в соответствующие поля без необходимости ручного переписывания – достаточно скопировать нужные сведения.
4. Оформить заявление о переходе на электронную форму (если сотрудник ранее вёл бумажную книжку и теперь отказывается от неё). Заявление подаётся сотрудником, а работодатель обязан его принять и приложить к личному делу.
5. Выдать бумажную трудовую книжку на руки (если сотрудник отказался от ведения бумажной формы). Согласно разъяснениям Сбербанка и других источников, после перевода на ЭТК работодатель больше не обязан хранить бумажную книжку, но должен вернуть её сотруднику на основании его письменного заявления.

Особенности заполнения и ведения ЭТК

Ведение электронной трудовой книжки осуществляется специалистом кадрового обеспечения. Основные правила, актуальные на 2025‑2026 гг.:

• Все записи вносятся в систему через личный кабинет работника или через работодателя с использованием электронной подписи.
• В графе 13 (выдача на руки) необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ». Подпись ставит сотрудник при получении книжки на руки.
• Если сотрудник продолжает вести параллельно бумажную и электронную книжки, записи в обеих формах должны быть идентичными.
• При увольнении работник получает выписку из ЭТК (или полную книжку) в электронном виде; бумажный вариант выдаётся только по его заявлению.

Как получить и проверить выписку из ЭТК

Выписка из электронной трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Её можно получить:

• Через Единый портал госуслуг (раздел «Трудовая деятельность» → «Заказать выписку из ЭТК»).
• На сайте СФР (Социальный фонд России) в личном кабинете страхователя.
• Через работодателя, если у него есть доступ к системе кадрового учёта с правом запрашивать выписки.

Для проверки подлинности выписки достаточно убедиться, что в документе присутствует:

• QR‑код или ссылка на проверку на портале госуслуг;
• Электронная подпись уполномоченного органа;
• Дата выдачи и номер документа.

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Если сотрудник решает полностью отказаться от бумажной формы, процедура выглядит так:

1. При приёме на работу в бумажную книжку делается последняя запись о приёме (дата, должность, отдел).
2. Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно скачать с сайта Минтруда или использовать внутреннюю форму компании).
3. Работодатель принимает заявление, вносит отметку о переходе в личном деле сотрудника и прекращает ведение бумажной книжки.
4. Бумажная книжка выдаётся сотруднику на руки (по его требованию) и более не хранится у работодателя.

Важно: даже после перехода на ЭТК сотрудник имеет право потребовать бумажную копию для личного архива; работодатель обязан её предоставить.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принимать сотрудника только по электронной трудовой книжке?

Да. ЭТК имеет полную юридическую силу и может служить единственным подтверждением трудового стажа при приёме на работу.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет. После получения письменного заявления сотрудника о отказе от бумажной формы работодатель больше не обязан её хранить. Однако книжка должна быть выдана сотруднику на руки.

Что делать, если сотрудник не может предоставить выписку из ЭТК?

Сотрудник может заказать её через личный кабинет на госуслугах или СФР. Если возникнут технические проблемы, рекомендуется обратиться в службу поддержки портала или в МФЦ.

Как правильно оформить запись о приёме сотрудника с ЭТК в трудовой договор?

В трудовом договоре указываются стандартные условия (должность, оклад, режим работы). Ссылка на электронную трудовую книжку делается в разделе «Трудовая деятельность сотрудника» – например: «Сведения о трудовой деятельности сотрудника содержатся в электронной трудовой книжке, доступной через Единый портал госуслуг (номер выписки: …, дата выдачи: …).»

Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой уже не является экзотикой – это стандартная практика современного кадрового учёта. Знание порядка получения, проверки и оформления ЭТК позволяет работодателю:

• Сократить время на оформление документов;
• Исключить риски подделки трудовой книжки;
• Обеспечить прозрачность и доступность информации о трудовом стаже;
• Соблюсти требования трудового законодательства (ст. 66.1 ТК РФ).

Следуя представленным рекомендациям, ваша компания сможет эффективно работать с электронными трудовыми книжками, обеспечивая как соблюдение закона, так и удобство для сотрудников.