Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Ее правильное оформление и передача при приеме на работу, обязанность работодателя. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно принять трудовую книжку, чтобы избежать ошибок и нарушений трудового законодательства.

Что говорит закон о трудовой книжке?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если эта работа является основной.

При приеме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку. Если у сотрудника ее нет (например, при первом трудоустройстве), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку за счет организации.

Пошаговая инструкция: как правильно принять трудовую книжку

Проверка наличия трудовой книжки

Перед тем как принять трудовую книжку, необходимо убедиться в ее подлинности и правильности оформления:

• Проверьте, чтобы трудовая книжка была оформлена на бланке установленного образца (с водяными знаками, голограммами и другими степенями защиты).
• Убедитесь, что в книжке нет подчисток, исправлений или не заверенных записей.
• Проверьте, чтобы первая страница содержала ФИО владельца, дату рождения и другие личные данные.
• Обратите внимание на наличие печатей и подписей предыдущих работодателей.

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работник должен предоставить дубликат. В этом случае работодатель не вправе отказывать в приеме на работу.

Ознакомление с записями в трудовой книжке

Перед приемом на работу рекомендуется внимательно изучить записи в трудовой книжке:

• Проверьте, чтобы предыдущие записи были заверены подписью и печатью.
• Убедитесь, что нет записей о дисциплинарных взысканиях, которые могли бы повлиять на прием на работу.
• Обратите внимание на даты и должности, указанные в книжке.

Если выявлены ошибки или неточности, работник должен обратиться к предыдущему работодателю для их исправления.

Оформление приема на работу и внесение записи в трудовую книжку

После подписания трудового договора необходимо внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Это делается в разделе «Сведения о работе»:

1. Укажите полное наименование организации (в соответствии с уставными документами).
2. Внесите дату приема на работу (дата должна совпадать с датой в трудовом договоре).
3. Укажите должность, на которую принимается работник (в соответствии с приказом о приеме на работу).
4. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (при наличии).

Пример записи:

Выдача трудовой книжки работнику

После внесения записи в трудовую книжку необходимо выдать ее работнику. При этом:

• Обязательно составьте расписку о получении трудовой книжки (ее можно оформить в виде отдельного документа или в журнале учета трудовых книжек).
• В расписке укажите дату выдачи, ФИО работника и его подпись.
• Если трудовая книжка выдается впервые (например, при устройстве на первую работу), необходимо оформить новую трудовую книжку за счет организации.

Образец расписки:

Ведение учета трудовых книжек

Работодатель обязан вести учет трудовых книжек. Для этого можно использовать:

• Журнал учета трудовых книжек, в него вносятся данные о каждой трудовой книжке, включая дату выдачи, ФИО работника и подпись.
• Инвентарная книга учета бланков трудовых книжек — для учета бланков трудовых книжек.

Эти документы должны храниться в организации в течение установленного законом срока (не менее 75 лет).

Что делать, если трудовая книжка не предъявлена?

Если работник не предъявил трудовую книжку при приеме на работу, необходимо:

1. Уточнить причину отсутствия (например, утеря или отсутствие предыдущего места работы).
2. Предложить работнику оформить новую трудовую книжку за счет организации.
3. Внести соответствующую запись в трудовую книжку при ее оформлении.

Если работник отказывается предъявлять трудовую книжку без уважительной причины, это не является основанием для отказа в приеме на работу. Однако в этом случае работодатель не вправе вносить записи о трудовом стаже в трудовую книжку.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Неправильное ведение трудовой книжки или нарушение порядка ее оформления может повлечь за собой:

• Административную ответственность — штрафы для должностных лиц и организации (статья 5.27 КоАП РФ).
• Гражданско-правовую ответственность — возмещение ущерба, причиненного работнику в результате неправильного оформления трудовой книжки.
• Уголовную ответственность — в случае подделки или использования поддельной трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки?

Да, можно. Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку за счет организации.

Можно ли вносить записи в трудовую книжку от руки?

Да, но только в случае, если это предусмотрено законодательством. Все записи должны быть четкими и заверены подписью и печатью.

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?

Если в трудовой книжке есть ошибки, работник должен обратиться к предыдущему работодателю для их исправления. Если это невозможно, необходимо оформить дубликат трудовой книжки.

Правильное оформление и прием трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и залог успешных трудовых отношений. Следуя этой инструкции, вы сможете избежать ошибок и нарушений трудового законодательства.

Помните, что трудовая книжка — это официальный документ, который должен храниться в надлежащем состоянии. При возникновении вопросов всегда обращайтесь к специалистам по трудовому праву.

Не откладывайте оформление трудовой книжки на потом, сделайте это сразу при приеме на работу!