Вопрос продолжения ведения трудовой книжки (ТК) остается актуальным для многих работодателей и сотрудников, особенно при приеме на работу человека с уже заполненным бумажным документом. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) правила изменились, но базовые принципы сохранения сквозной нумерации и корректного оформления остаются неизменными. Данная статья объясняет, как действовать в 2026 году.

Два формата ведения: бумажная и электронная

С 1 января 2021 года в России действует система параллельного ведения трудовых книжек в двух форматах:

• Бумажная трудовая книжка (БТК) — традиционный физический документ.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения хранятся в базе данных Пенсионного фонда России (СФР).

Ключевой момент: выбор формата делает только работник путем подачи соответствующего заявления работодателю.

Как работник делает выбор?

Существует два стандартных заявления:

1. «О предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» — для перехода на ЭТК.
2. «О продолжении ведения бумажной трудовой книжки» — для сохранения БТК.

Если заявление не подано, по умолчанию продолжается ведение бумажной книжки.

Как правильно продолжить бумажную трудовую книжку?

Ситуация: сотрудник устраивается на новую работу, принося с собой уже заполненную бумажную трудовую книжку. Ваша задача, продолжить в ней записи.

Проверьте наличие «закрывающей» записи

Первым делом проверьте последнюю запись в книжке сотрудника. Если в ней есть отметка о переходе на электронную трудовую книжку (например, «Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде»), то бумажную книжку продолжать нельзя. Работодатель в этом случае должен запросить сведения об трудовой деятельности у СФР и оформить их в свою внутреннюю систему учета.

Если такой записи нет, вы обязаны продолжить ведение именно этой бумажной книжки.

Если книжка заполнена — используйте вкладыш

Когда в основной книжке закончились страницы, ее дополняют вкладышем нового формата (утвержден Приказом Минтруда России).

• Вкладыш прилагается к книжке и является ее неотъемлемой частью.
• Записи в разделе «Сведения о работе» продолжаются с сохранением сквозной нумерации (п. 26 Правил ведения ТК).

Порядок заполнения при продолжении

1. Титульный лист: не заполняется заново. Используются данные, указанные при первом оформлении книжки.
2. Раздел «Сведения о работе»: записи о приеме на новую работу вносятся на следующую свободную страницу (или в вкладыш) с указанием полного наименования работодателя, даты заключения и номера трудового договора.
3. Раздел «Сведения об увольнении»: при увольнении с предыдущего места работы вносится запись по форме, установленной Правилами (например, «Уволен с работы (основание, дата увольнения)»).
4. Даты: указываются в формате «дд.мм.гггг».
5. Подпись: все записи завершаются подписью руководителя организации (уполномоченного лица) и скрепляются печатью организации.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник подал заявление на ЭТК, работодатель должен:

• Внести сведения о приеме на работу в электронную форму ТК через личный кабинет на портале «Сёрвис для работодателей» СФР.
• В бумажную книжку (если она есть) внести закрывающую запись о том, что сведения о трудовой деятельности переданы в электронном виде. Формулировка может быть, например: «Сведения о трудовой деятельности работника переданы в электронном виде в Пенсионный фонд Российской Федерации. Трудовая книжка не ведется».

После этого бумажная книжка не используется для дальнейших записей. Все кадровые события отражаются только в ЭТК.

Изменения в 2026 году: что нового?

Основных изменений в порядке ведения ТК в 2026 году нет. Действуют те же Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225 (с изменениями). Однако стоит отметить следующие аспекты:

• Отчетность в СФР: при любом кадровом событии (прием, увольнение, перевод) работодатель обязан сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР. Это касается как бумажных, так и электронных книжек. Для работодателя это означает больше отчетности, чем в эпоху только бумажных книжек.
• Параллельное ведение: сотрудник, выбравший ЭТК, может по своему желанию вести и бумажную книжку параллельно, но записи в ней носят справочный характер. Юридической силы для подтверждения стажа имеет только ЭТК.
• Вкладыш: при дополнении любой трудовой книжки (даже если она ведется параллельно с ЭТК) используется вкладыш нового установленного образца.

Типичные ошибки и как их избежать

Правильное продолжение трудовой книжки — это соблюдение двух ключевых принципов: уважение к выбранному сотрудником формату ведения (бумажному или электронному) и неукоснительное следование правилам сквозной нумерации и оформления вкладышей. Главный ориентир для кадровика — последняя запись в книжке работника. При наличии сомнений всегда уточняйте информацию в Пенсионном фонде или консультируйтесь с юристом, специализирующимся на трудовом праве.

Материал подготовлен на основе Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225, и действующего законодательства РФ (на 2026 год).