С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК).
Это удобный инструмент, но при расчёте больничных листов работодатели часто задаются вопросом: как правильно определить страховой стаж, если у работника только электронная запись? В статье мы разберём:

• Какие нормативные акты регламентируют порядок учёта стажа в ЭТК;
• Какие источники информации могут использоваться для подтверждения периодов работы;
• Пошаговый алгоритм расчёта стажа для больничного;
• Практические рекомендации и готовый шаблон расчёта.

Правовая база

Основные документы, регулирующие учёт трудового стажа в электронном виде:

1. Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – вводит обязательный порядок формирования и хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
2. Постановление Правительства РФ № 585н от  г. («Правила формирования и использования электронных трудовых книжек»). Пункт 9 указывает, что периоды работы подтверждаются:
• трудовой книжкой установленного образца (бумажной или электронной);
• сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
3. Приказ Минтруда России № 1‑н от  г. – уточняет порядок выдачи и получения выписок из ЭТК.

Какие документы могут подтвердить стаж?

Если сотрудник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку, работодатель может запросить следующие документы:

• Выписка из электронной трудовой книжки – официальный документ, получаемый через портал Госуслуг или через сервис «Электронный трудовой лист» (ЭТЛ). Выписка содержит все записи о местах работы, датах начала и окончания, должностях.
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения – оригиналы или заверенные копии, где указаны даты начала и окончания работы.
• Справки от прежних работодателей (по форме 2‑н «Справка о трудовой деятельности»), выданные в электронном виде.
• Выписки из государственных (муниципальных) реестров – например, из ПФР (страховой стаж), если работник получал выплаты по страховым случаям.
• Лицевые счета, ведомости начисления заработной платы – могут служить подтверждением фактических дат работы.

Пошаговый алгоритм расчёта стажа для больничного

Шаг 1. Сбор исходных данных

Соберите у сотрудника все перечисленные выше документы. Приоритет – выписка из ЭТК, так как она считается официальным источником.

Шаг 2. Формирование таблицы периодов работы

Создайте таблицу, в которой указываются:

Шаг 3. Расчёт количества полных календарных лет

Для расчёта больничного важен страховой стаж – количество полных календарных лет, отработанных до начала листа нетрудоспособности. Считается так:

1. Сложите все дни из таблицы.
2. Разделите полученную сумму на 365 (или 366 в високосный год, но в практике обычно берут 365).
3. Округлите полученный результат вниз до целого числа – это количество полных лет стажа.

Шаг 4. Применение коэффициента для расчёта среднего заработка

Для расчёта выплаты по больничному листу используется формула:

Выплата = Средний дневной заработок × Количество дней больничного × Коэффициент (0,60)

Средний дневной заработок определяется за последние 12 календарных месяцев, предшествующие листу. Если в эти 12 месяцев был разрыв в работе, учитываются только фактически отработанные дни.

Шаг 5. Проверка соответствия нормативам

Согласно статье 151 ТК РФ, минимальный страховой стаж для получения выплаты по листу нетрудоспособности – 6 месяцев (180 дней) непрерывного страхового стажа. Если у сотрудника менее 6 месяцев, выплата производится в размере 60 % от среднего заработка, но без ограничения по минимальному стажу.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

1. Сотрудник заходит на портал Госуслуги и выбирает сервис «Электронная трудовая книжка».
2. В разделе «Выписка из ЭТК» выбирает нужный период (обычно «все записи»).
3. Скачивает PDF‑документ, который имеет электронную подпись и может быть использован как официальное подтверждение.
4. Работодатель сохраняет копию в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать только трудовой договор без выписки из ЭТК?

Да, если договор содержит точные даты начала и окончания работы, а также подписи сторон. Однако в случае спора предпочтительнее иметь выписку из ЭТК, так как она имеет статус официального государственного реестра.

Что делать, если в ЭТК отсутствуют данные о предыдущих местах работы?

Это может произойти, если прежний работодатель не передал сведения в электронный реестр. В таком случае работодатель обязан запросить у сотрудника:

• Справки от прежних работодателей;
• Выписки из ПФР о страховом стаже;
• Лицевые счета/выписки из бухгалтерии.

Собранные документы оформляются в виде «Справки о трудовой деятельности» и прилагаются к личному делу.

Как учитываются периоды отпуска без сохранения заработной платы?

Такие периоды не учитываются в расчёте страхового стажа, так как в них не начислялась заработная плата и не уплачивались страховые взносы.

Пример расчёта

Сотрудник Иванов И.И. имеет следующую выписку из ЭТК:

Шаг 1. Считаем количество дней:

• ЗАО «Старт»: – = 1 366 дней
• ООО «Техно»: – = 1 825 дней
• ИП Петрова: – = 1 239 дней

Общее количество дней = 1 366 + 1 825 + 1 239 = 4 430 дней.

Шаг 2. Переводим в полные годы:

4 430 ÷ 365 = 12,13 → 12 полных лет стажа.

Следовательно, при расчёте больничного Иванов И.И. имеет 12 полных лет страхового стажа.

Шаг 3. Средний дневной заработок (за 12 месяцев до листа) = 2 500 ₽.

Шаг 4. Больничный лист на 10 дней:

Выплата = 2 500 ₽ × 10 × 0,60 = 15 000 ₽.

Практические рекомендации работодателю

• Обязательно фиксировать в личном деле копию выписки из ЭТК. Это избавит от споров при проверках ФНС, ПФР и Трудовой инспекции.
• При приёме на работу включайте в анкету пункт «Есть ли у вас электронная трудовая книжка?», и просите предоставить выписку сразу.
• Если сотрудник отказывается выдавать бумажную книжку, не требуйте её – закон допускает использование только электронных данных.
• Регулярно обновляйте сведения о стаже в системе расчёта заработной платы, чтобы при оформлении больничного не пришлось «догонять» данные вручную.
• Для упрощения расчётов используйте онлайн‑калькуляторы (например, Гарант.ру), но проверяйте результаты вручную.

Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажный документ при расчёте страхового стажа для больничных листов. Главное – правильно собрать подтверждающие документы, сформировать таблицу периодов работы и выполнить расчёт по установленной формуле. При соблюдении требований законодательства (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление № 585н) риск отказа в выплате по больничному практически исключён.

Помните: точный расчёт стажа – это гарантия своевременных и корректных выплат сотрудникам и защита вашей организации от претензий со стороны контролирующих органов.