С 1 января 2021 года в России началось поэтапное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот процесс полностью изменил подход к формированию и учёту трудового стажа работника․ Важно понимать, что сам порядок исчисления стажа (что и как включается) законодательно не изменился․ Изменился лишь формат хранения и подтверждения этих данных․ Данная статья подробно разбирает, как правильно считать стаж, когда у сотрудника электронная трудовая книжка․
Ключевое правило: закон не изменился
Федеральный закон № 115-ФЗ «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений в связи с введением электронных трудовых книжек» и Трудовой кодекс РФ устанавливают единые правила исчисления стажа для всех работников, независимо от формы трудовой книжки (традиционной бумажной или электронной)․
Стаж для назначения социальных выплат (пенсия, пособия) и для оплаты отпусков/больничных считается одинаково․ Главное — корректно отражать в ЭТК все периоды работы и иные включаемые в стаж события․
Что входит в стаж при электронной трудовой книжке?
В электронную трудовую книжку должны быть внесены все периоды работы и службы, которые включаются в стаж по общим правилам․ Это:
- Работа по трудовому договору (включая работу в организациях, где не велась трудовая книжка)․
- Периоды временной нетрудоспособности (больничные), если они оплачиваются․
- Периоды отпуска по уходу за ребёнком (до 1,5 лет и до 3 лет), включаются в стаж полностью․
- Периоды прохождения альтернативной гражданской службы․
- Периоды работы в других странах, если с ними есть соответствующие международные соглашения․
- Периоды безработности (в случае признания безработного и получения пособия)․
- Иные периоды, предусмотренные законодательством (например, время проживания в блокадном Ленинграде, период работы в районах Крайнего Севера и т․д․)․
Особенности отражения в ЭТК:
- Автоматическое формирование․ С 2021 года работодатель обязан передавать в государственную информационную систему (ГИС «Труд») сведения о приёме на работу, увольнении, переводах, отпусках и других событиях, влияющих на стаж․ Эти данные автоматически заносятся в ЭТК работника․
- Документы-основания․ Каждая запись в ЭТК должна быть подкреплена электронным документом (приказ, табель и т․д․), который также хранится в системе․ При необходимости можно запросить выписку из ЭТК с электронной подписью работодателя․
- «Бумажный след»․ Если у работника до перехода на ЭТК была бумажная трудовая книжка с записями, работодатель обязан внести эти данные в электронную версию на основании предоставленных документов․ Стаж не теряется․
Как именно считать стаж: пошаговая инструкция
Расчёт стажа — это процесс суммирования всех включаемых периодов․ При ЭТК это не усложняется, а наоборот, становится прозрачнее․
Шаг 1: Определите общий период работы и иных событий․
На основе записей в ЭТК (и, при необходимости, подтверждающих документов) определите дату начала и дату окончания каждого периода, подлежащего включению в стаж․
Шаг 2: Исключите периоды, не включаемые в стаж․
Не включаются, например:
- Время обучения в учебных заведениях (если это не совмещение с работой по специальности)․
- Периоды прогулов без уважительной причины․
- Время отбывания наказания в виде лишения свободы․
Шаг 3: Суммируйте все периоды․
Просто складывайте количество дней, месяцев, лет каждого включаемого периода․ Важно: стаж исчисляется в календарном порядке, то есть учитываются все календарные дни периода, а только дни фактической работы․
Шаг 4: Учтите особенности для конкретных целей․
- Для пенсии учитывается страховой стаж (периоды работы, за которые уплачивались страховые взносы в ПФР)․ ЭТК автоматически передаёт эти данные в ПФР․ Нужно проверять, чтобы все периоды были отражены и взносы начислены․
- Для оплаты отпусков и больничных учитывается непрерывный стаж на данном предприятии (или в рамках одного работодателя, если были переводы)․ В ЭТК это видно по истории трудовых отношений с конкретным работодателем․
- Для предоставления дополнительного отпуска (за вредность, за ненормированный график) учитывается только стаж на соответствующих работах․
Что делать работнику для контроля своего стажа?
С электронной книжкой контроль стал проще, но ответственность за корректность данных лежит и на работнике․
- Регулярно проверяйте свою ЭТК․ Раз в год (или после каждого кадрового события) зайдите на портал Госуслуг (или через сайт ПФР) и ознакомьтесь с выпиской из электронной трудовой книжки․
- Сверяйте данные․ Проверьте правильность дат, названий организаций, оснований для приёма/увольнения․ Особое внимание — на периоды, которые должны включаться в стаж (отпуска по уходу, больничные)․
- Сохраняйте документы․ Храните копии приказов, табелей, справок, особенно по периодам, которые могут вызывать вопросы (например, справка о временной нетрудоспособности)․
- При обнаружении ошибки, действуйте․ Если в записях ЭТК есть неточности, необходимо обратиться к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением о внесении изменений․ Работодатель обязан исправить ошибку на основании предоставленных вами документов и отправить обновлённые сведения в ГИС «Труд»․
- Для пенсии — отслеживайте свой ИИС (индивидуальный лицевой счёт) в ПФР․ Там отражается именно страховой стаж и начисленные баллы (коэффициенты); Несоответствия между ИИС и ЭТК нужно оперативно устранять через работодателя или напрямую в ПФР․
- Порядок исчисления стажа не изменился․ Законодательство осталось прежним․
- Электронная трудовая книжка — это цифровой документ․ Все кадровые события, влияющие на стаж, работодатель обязан передавать в государственную систему․
- Контроль за стажем теперь в руках работника․ Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК через Госуслуги и проверить её․
- Главная задача — обеспечить полноту и точность записей․ Убедитесь, что в вашей ЭТК отражены все периоды, которые вы хотите зачесть в стаж, и что они не искажены․
- При смене работы стаж не «обнуляется»․ Все периоды, учтённые в предыдущей ЭТК (или бумажной книжке), переносятся в новую․ История стажа сохраняется за вами на всю жизнь․