В 2026 году правила оформления и заверения копий трудовых книжек претерпели значительные изменения. Работодатели обязаны вести трудовые книжки в цифровом формате‚ однако работники сохраняют право хранить бумажные копии‚ заверенные по «настоящее время». Ниже приведён подробный разбор всех этапов‚ требований и нюансов‚ которые необходимо учитывать при заверении копии трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ‚ в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ стаж‚ начисленные отчисления и т.д. В России трудовая книжка остаётся обязательным документом для подтверждения трудового стажа и получения различных льгот.
Зачем нужна заверенная копия?
Копия трудовой книжки‚ заверенная по «настоящее время»‚ используется в следующих случаях:
- Подтверждение стажа при получении кредита‚ ипотеки‚ социальной помощи.
- Переход на новую работу‚ где требуется подтверждение текущего статуса.
- Проверка работодателем при увольнении.
- Юридические споры‚ где необходима точная дата последнего изменения.
Правовые основания
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и Федеральным законом № 181-ФЗ «О трудовой книжке» копия трудовой книжки должна быть заверена уполномоченным лицом работодателя. В 2026 году в правовом поле закреплено‚ что:
- Отметка о заверении должна содержать фразу «Работает по настоящее время».
- Печать и подпись заверяющего лица должны быть размещены на последней странице копии.
- В случае цифровой версии – цифровой сертификат и подпись.
Кто может заверить копию?
Заверение может выполнить:
- Руководитель организации.
- Уполномоченное лицо‚ назначенное руководителем (например‚ бухгалтер).
- Нотариус‚ если работник предпочитает нотариальное заверение.
В 2026 году работодатели обязаны вести трудовые книжки в цифровом формате‚ но бумажные копии могут быть заверены только уполномоченным сотрудником организации.
Как правильно заверить копию?
- Подготовка оригинала: убедитесь‚ что оригинальная трудовая книжка в порядке‚ все страницы пройдены и нет ошибок.
- Получение копии: сделайте точную копию (сканирование или фотокопию); Копия должна быть полностью читаемой.
- Заполнение отметки о заверении: на последней странице копии разместите отметку:
«Работает по настоящее время» – эта фраза обязательна.
Дата выдачи копии‚ подпись и печать работодателя.
Пример:
Работает по настоящее время
Дата выдачи копии: 31 марта 2026 г.
Подпись: ___________________
Печать организации: ___________________
- Печать и подпись: печать должна быть официальной‚ подпись – от уполномоченного лица.
- Проверка «настоящее время»: убедитесь‚ что фраза «Работает по настоящее время» написана без ошибок и находится в видном месте.
- Сохранение копии: копия должна храниться в личном деле работника и быть доступной при необходимости.
Пример отметки о заверении
На последней странице копии обязательно нужно написать:
Работает по настоящее время
Дата выдачи копии: 20 января 2026 г.
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: ___________________
Образец заверенной копии
Ниже приведён пример оформления заверенной копии трудовой книжки (согласно ГОСТ Р 6.30-2003):
Трудовая книжка № 12345
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
…
Работает по настоящее время
Дата выдачи копии: 13 января 2026 г.
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: ___________________
Дигитализация трудовых книжек в 2026 году
Согласно новому законодательству‚ работодатели обязаны вести трудовые книжки в цифровом формате. Это означает‚ что:
- Копии в бумажном виде могут быть заверены только уполномоченным сотрудником.
- Цифровая копия должна иметь цифровой сертификат и подпись.
- При необходимости подтверждения стажа можно использовать электронный сертификат.
Однако работники могут сохранять бумажные копии‚ заверенные по «настоящее время»‚ для личных нужд и при работе с банками.
Нотариальное заверение
По желанию заявителя копия трудовой книжки может быть заверена нотариально. При нотариальном заверении важно обратить внимание на:
- Наличие нотариального штампа и подписи.
- Фраза «Работает по настоящее время» должна быть написана в соответствии с требованиями ГОСТ.
- Дата выдачи копии и дата нотариального заверения не должны конфликтовать.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать копию‚ заверенную в прошлом году? – Нет‚ копия должна быть заверена по «настоящее время» и содержать актуальную дату.
- Что делать‚ если в копии пропущена фраза «Работает по настоящее время»? – Нужно получить новую копию и заверить её правильно.
- Можно ли использовать цифровую копию вместо бумажной? – Да‚ если она имеет цифровой сертификат и подпись. Однако для некоторых банковских процедур требуется бумажная копия.
Заверение копии трудовой книжки по «настоящее время» – это важный юридический акт‚ подтверждающий актуальный статус работника. В 2026 году правила закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 и Федеральном законе № 181-ФЗ. Работодатели обязаны вести трудовые книжки в цифровом формате‚ но бумажные копии могут быть заверены только уполномоченным лицом. При правильном оформлении отметки о заверении‚ с соблюдением всех требований‚ копия будет действительна в любых юридических и финансовых процедурах.