Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․ Любое изменение в трудовых отношениях, включая перевод, должно быть в ней грамотно и безошибочно отражено․ Неправильная запись может привести к спорам при увольнении, расчете стажа или оформлении пособий․
Правовая основа
Оформление записи регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 74, 77 и др․)․
- Приказом Минтруда России № 720н (об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек)․
- Постановлением Правительства РФ № 225 (об утверждении формы трудовой книжки)․
Когда требуется такая запись?
Запись о переводе на постоянное место работы вносится, если:
- Сотрудник ранее работал по срочному трудовому договору или договору о временной работе, и после его окончания с ним заключен бессрочный (постоянный) договор․
- Произошел перевод из одной организации в другую (например, при реорганизации, смене собственника) с сохранением прежнего работодателя в лице нового․
- Работник, ранее числившийся в штате как внешний совместитель или по договору гражданско-правового характера (но только если с ним одновременно был трудовой договор!), переводится на основное место работы․
Важно: Если сотрудник увольняется со срочного договора, а затем принимается на постоянную работу в ту же организацию по новому трудовому договору, это не перевод, а новый прием на работу․ В этом случае в книжке делается запись об увольнении по окончании срока, а затем новая запись о приеме на постоянную работу․
Правила внесения записи
Запись должна быть:
- Четкой и разборчивой (чернилами синего или черного цвета, рукописно или печатным способом)․
- Полной: содержать все обязательные реквизиты․
- Без исправлений, помарок и сокращений․
- Своевременной: вносится не позднее дня, следующего за днем издания приказа о переводе․
Обязательные реквизиты записи:
- Дата (день, месяц, год) перевода․
- Номер и дата приказа (или распоряжения) о переводе․
- Текст записи с указанием:
- Основания перевода (ссылка на приказ)․
- Предыдущей должности/структурного подразделения․
- Новой должности/структурного подразделения с указанием, что работа является постоянной․
- Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника)․
- Расшифровка подписи (фамилия, инициалы)․
- Штамп организации (если используется)․
Образец (шаблон) записи
Ниже приведен корректный пример, соответствующий всем требованиям:
«___» _____________ 20__ г․ (дата перевода) Переведена(ен) с должности [название прежней должности] в отдел [название отдела] на постоянную работу по договору № ___ от «___» _____________ 20__ г․ на должность [название новой постоянной должности] в отдел [название отдела]․ Приказ от «___» _____________ 20__ г․ № ___ _________________ / [Фамилия И․О․ начальника отдела кадров] /
Ключевые моменты в формулировке
- Обязательно используйте слова «на постоянную работу» или «постоянно»․
- Указывайте номер и дату нового трудового договора, если он заключается․
- Если перевод связан с изменением условий трудового договора (оклад, график), это отражается в самой записи или в отдельном дополнении к договору, но в записи в книжке это не обязательно․
Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК․ Процесс аналогичен:
- Оформляется приказ о переводе․
- Кадровик вносит сведения в электронную форму через СЗВ-ТД или личный кабинет на портале Госуслуг/ФСС․
- Сотрудник в личном кабинете подтверждает правильность записи․
- Если у работника есть бумажная трудовая книжка (например, выданная ранее), запись вносится и в нее по тем же правилам․ Если книжка только электронная — бумажный документ не ведется․
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Запись «Переведен на должность․․․» без указания «на постоянную работу»․
Решение: Всегда добавлять уточнение о постоянном характере․ - Ошибка: Указание только новой должности без ссылки на приказ и предыдущее место․
Решение: Включать полную цепочку: «с должности А в отдел Б на постоянную должность В»․ - Ошибка: Неразборчивый почерк, исправления․
Решение: Писать аккуратно, при ошибке зачеркнуть всю запись и переписать, с сохранением даты и подписи․ - Ошибка: Пропуск даты или номера приказа․
Решение: Заполнять все поля шаблона․
Что делать, если запись уже внесена некорректно?
Если ошибка обнаружена, ее можно исправить:
- Составить служебную записку или заявление от работника (или отдела кадров) с просьбой исправить неточность․
- Издать новый приказ (или дополнение к старому) с исправлением․
- Внести правильную запись в трудовую книжку, сославшись на новый приказ․ Старую, ошибочную запись не зачеркивайте! Она должна остаться в истории, но под ней делается новая, исправляющая запись․
Запись о переводе на постоянное место работы — юридически значимый акт․ Ее корректное оформление защищает и работника, и работодателя․ Всегда сверяйтесь с текстом приказа, используйте проверенные формулировки и не пропускайте обязательные реквизиты․ При наличии сомнений — консультируйтесь с юристом по трудовому праву․
Автор статьи: Помощник (на основе актуального законодательства РФ)․ Дата актуализации: май 2026 г․