Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Согласно действующему законодательству и Приказу Минтруда РФ от № 320н, работодатель обязан вносить в нее сведения о приеме на работу, увольнении, а также о постоянных переводах. Важно помнить, что временные переводы в трудовой книжке не фиксируются.
Главные правила оформления перевода
Прежде чем рассмотреть образцы заполнения, необходимо учесть несколько ключевых требований к ведению раздела «Сведения о работе»:
- Постоянство: Запись делается только в том случае, если перевод носит постоянный характер (временный перевод не вносится).
- Сроки: Запись вносится в течение недели со дня издания приказа о переводе.
- Основание: Внесение записи производится строго на основании приказа (распоряжения) работодателя.
- Язык: Все записи ведутся на русском языке.
Пошаговая инструкция заполнения граф
При оформлении перевода заполняется раздел «Сведения о работе». В виде таблицы из четырех граф это выглядит следующим образом:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (например, 5, 6 и т.д. — продолжение нумерации).
- Графа 2: Указывается дата перевода в формате ДД.ММ.ГГГГ (число и месяц — двузначные, год, четырехзначный).
- Графа 3: Вносится сама формулировка перевода. Если перевод осуществляется в другое структурное подразделение, обязательно указывается его наименование и новая должность. Если подразделение не меняется, указывается только новая должность.
- Графа 4: Указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого произведен перевод.
Образцы записей в зависимости от вида перевода
Ситуации перевода могут быть разными. Рассмотрим три самых частых случая с примерами заполнения граф 1–4.
Перевод на другую должность в том же отделе
Если сотрудник меняет должность, но остается в том же структурном подразделении, наименование отдела в графе 3 повторять не нужно.
Пример заполнения:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен на должность старшего инженера.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Перевод в другой отдел (структурное подразделение)
При смене отдела или департамента в графе 3 необходимо указать новое подразделение и новую должность.
Пример заполнения:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов.
- Графа 4: Приказ от № 45-п
Прием на работу в порядке перевода от другого работодателя
Это особый случай: работник увольняется из одной организации и принимается в другую. В трудовой книжке нового работодателя делается запись о приеме, но с обязательной пометкой, что это перевод. Указывать прежнего работодателя в записи не нужно, достаточно формулировки «в порядке перевода».
Пример заполнения у нового работодателя:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по ключевым клиентам в порядке перевода из ООО «Старая Компания».
- Графа 4: Приказ от № 7-к
Частые ошибки и важные нюансы
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и Пенсионным фондом, кадровым специалистам следует избегать типичных ошибок:
- Внесение записи о временном переводе. По правилам 2022-2026 годов (Приказ Минтруда № 320н), временный перевод не отражается в трудовой книжке. Запись делается только если перевод стал постоянным.
- Неверная дата. В графе 2 указывается дата фактического перевода (первый день работы в новой должности), а не дата издания приказа.
- Сокращения. Слова вроде «Приказ», «Переведен», наименования должностей и отделов не допускается сокращать.
- Зачеркивания. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать ранее внесенные неверные записи нельзя. Исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения правильной формулировки.
Резюме
Правильное заполнение трудовой книжки при переводе, залог чистого трудового стажа сотрудника. Главное — четко указать новую должность и структурное подразделение (если оно меняется), не забыть про дату и номер приказа-основания, а также помнить, что временные переводы в документе не отражаются.