Ведение трудовой книжки – обязательное требование законодательства РФ.
Приём директора (генерального, исполнительного и др.) в трудовую книжку – это не просто формальность, а юридически значимая запись, подтверждающая факт трудоустройства и наличие у сотрудника стажа. Ниже приведён подробный пошаговый алгоритм, который поможет избежать ошибок и недоразумений.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, места работы, причины увольнения и т.д. Она служит доказательством стажа и права на получение различных льгот.

Юридические основания для записи директора

• Статья 28 Трудового кодекса РФ – «Трудовые книжки».
• Постановление Госкомтруда РФ от 20 июня 1974 г. – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях».
• Постановление Минтруда РФ от 25 января 2026 г. – «Об образцах трудовой книжки и вкладыше к ней».

Для директора, как руководителя, применяются те же правила, что и для любого другого сотрудника. Важно, чтобы запись была сделана в соответствии с формой и содержанием, установленными законодательством.

Необходимые документы для записи директора

1. Трудовой договор с директором (срок, условия, должность).
2. Приказ о приёме на работу (или решение общего собрания учредителей, если речь идёт о генеральном директоре).
3. Копия паспорта и ИНН директора.
4. Справка о предыдущем месте работы (если применимо).
5. Квитанция об оплате государственной пошлины за выдачу трудовой книжки (если требуется).

Шаги по записи директора в трудовую книжку

Подготовка документов

Соберите все документы, перечисленные выше. Убедитесь, что они подписаны и заверены, если это требуется.

Выдача трудовой книжки

Если у организации нет трудовой книжки, её необходимо заказать в ближайшем отделении «Федеральной службы по труду и занятости» (ФСТЗ). В случае наличия, убедитесь, что она актуальна и не содержит ошибок.

Заполнение записи

Запись в трудовой книжке должна содержать:

• Наименование организации.
• Дата приёма (день, месяц, год).
• Должность (например, «Генеральный директор»).
• ФИО директора.
• Номер и дата приказа/решения о приёме.
• Краткое описание основания (трудовой договор, решение учредителей).

Пример записи:

« г. – Приём на работу в должности Генеральный директор. ФИО: Иванов Иван Иванович. Приказ № 12 от г. о приёме на работу. Трудовой договор № 001/2026 от г. сроком на 5 лет. ИНН 1234567890.»

Подпись и печать

Запись должна быть подписана работодателем (или уполномоченным лицом) и печатана печатью организации. Если у директора есть собственная печать, она может быть использована, но обязательно наличие печати работодателя.

Уведомление сотрудника

После записи в трудовой книжке директору необходимо предоставить копию записи и объяснить, как правильно хранить и возвращать трудовую книжку при увольнении.

Что делать, если директор переводится внутри организации?

Если директор переводится в другое подразделение той же компании, запись в трудовой книжке оформляется как «переход на другую должность»:

• Указывается дата перехода.
• Новый подразделение и должность.
• Приказ о переводе.

При переводе в другую организацию – это отдельный приём и увольнение, требующие двух записей: одна при приёме, другая при увольнении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2015 года в России действует система электронных трудовых книжек. Приём директора в ЭТК оформляется через портал «Электронный персональный кабинет» (ЕПК). Важно:

• Проверить, что у организации включён режим работы с ЭТК.
• Внести данные в электронный формат, используя шаблоны, предусмотренные системой.
• Сохранить электронный документ в формате PDF и распечатать при необходимости.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – всегда используйте формат «день.месяц.год».
• Отсутствие номера приказа – обязательно указывайте номер и дату приказа/решения.
• Неполные данные о должности – уточняйте точное название должности.
• Неиспользование печати – без печати запись может быть признана недействительной.
• Отказ от ведения трудовой книжки – если сотрудник отказывается, работодатель обязан оформить отказ в письменной форме.

Что делать после записи?

1. Сохранить копию записи в личном деле сотрудника.
2. Обновить сведения в кадровой системе (если используется электронный кадровый реестр).
3. Проверить, что в системе «ЕПК» запись отражена корректно.
4. Уведомить сотрудника о правах и обязанностях, связанных с трудовой книжкой.

Принятие директора в трудовой книжке – это не просто бюрократическая формальность. Это юридически значимая запись, подтверждающая факт трудоустройства и стаж работы. Следуя приведённым шагам, вы гарантируете правильность оформления и избежите ошибок, которые могут повлечь юридические последствия.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому учёту или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.