С 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс затрагивает как новых сотрудников, так и действующих работников. В статье рассмотрим, как правильно сделать запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронный формат, какие документы для этого необходимы и на что обратить особое внимание.
Почему это важно?
Переход на электронные трудовые книжки, это не просто дань моде, а важный шаг к цифровизации кадрового учета. Согласно статье 66;1 ТК РФ, с 1 января 2020 года работодатели обязаны вносить сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Самое главное помнить:
- С 1 января 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся — оформляется только электронная трудовая
- Для действующих работников сохраняется бумажная трудовая книжка до их письменного заявления о переходе на электронный формат
- Запись в бумажной трудовой книжке делается на основании письменного заявления работника
- Не допускается автоматический переход без согласия работника
Правовые основы перехода на электронные трудовые книжки
Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) — устанавливает обязанность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде
- Постановление Правительства РФ от № 2169, определяет порядок ведения и предоставления электронных трудовых книжек
- Приказ Минтруда России от № 775н — утверждает формы документов для перехода на ЭТК
- Федеральный закон от № 122-ФЗ — вносит изменения в законодательство о трудовых книжках
Процедура перехода на электронную трудовую книжку
Шаг 1. Получение заявления от работника
Работник должен подать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления свободная, но должна соответствовать требованиям ТК РФ.
Образец заявления:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат с «__» _________ 20__ года;
______________________
Подпись / Петров П.П.
«__» _________ 20__ г.
Шаг 2. Подготовка приказа о переходе
На основании заявления работника работодатель издает приказ о переходе на электронную трудовую книжку. Приказ оформляется в произвольной форме, но должен содержать:
- ФИО работника
- Должность
- Основание перехода (заявление работника)
- Дата перехода
- Подпись руководителя
Образец приказа:
ООО «Ромашка»
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва
«__» _________ 20__ г.
О переходе на электронную трудовую книжку
На основании заявления Петрова Петра Петровича от «__» _________ 20__ г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
- С «__» _________ 20__ г. перевести трудовую книжку Петрова Петра Петровича в электронный формат
- Ответственным за исполнение приказа назначить начальника отдела кадров Сидорову С.С.
- Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Иванова И.И.
Директор ________________ / Иванов И.И.
С приказом ознакомлен ________________ / Петров П.П.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
После издания приказа необходимо сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке работника.
Образец записи в трудовой книжке:
Сведения о трудовой деятельности
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую постоянную работу и об увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | Переведен на электронный формат учета трудовой деятельности | Заявление от , приказ № 45-к от |
Что указывать в графах трудовой книжки
Графа 1 (№ записи)
Порядковый номер записи. Если это первая запись о переходе на ЭТК, указывается «1».
Графа 2 (Дата)
Дата внесения записи. Обычно совпадает с датой издания приказа.
Графа 3 (Сведения)
В этой графе указывается:
- Формулировка: «Переведен на электронный формат учета трудовой деятельности»
- Можно использовать вариант: «С «__» _______ 20__ г. трудовая книжка ведется в электронном формате»
Графа 4 (Основание)
Это самая важная графа! Указываются:
- Заявление работника с указанием даты
- Приказ работодателя с указанием номера и даты
Очень важно чтобы:
- В графе 4 обязательно указывались оба документа — и заявление работника, и приказ работодателя
- Дата в графе 2 должна совпадать с датами в документах-основаниях
- Формулировка должна быть точной и не допускать двоякого толкования
Дополнительные рекомендации
Для новых сотрудников (с 2021 года)
Если работник принят на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не оформляется. В этом случае:
- Сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде
- В трудовой книжке делается запись: «Трудовая книжка не ведется. Сведения о трудовой деятельности учитываются в электронном виде»
- В графе 4 указывается: «С трудовая книжка не оформляется (ст. 66.1 ТК РФ)»
Образец для нового сотрудника:
Сведения о трудовой деятельности
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую постоянную работу и об увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | Трудовая книжка не ведется. Сведения о трудовой деятельности учитываются в электронном виде | Ст. 66.1 ТК РФ |
Для действующих работников, не изъявивших желания перейти на ЭТК
Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке.
Ответственность за ошибки
Неправильное оформление записи может повлечь за собой:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц)
- Проблемы при проверках трудовой инспекции
- Затруднения при оформлении пенсий и других социальных выплат
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?
Нет. После перехода на электронный формат вернуть бумажную трудовую книжку невозможно. Все сведения будут храниться в электронном виде.
Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Да. Бумажная трудовая книжка должна храниться у работодателя в течение всего периода работы сотрудника и еще 50 лет после его увольнения.
Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?
Да. По запросу работника работодатель обязан предоставить бумажную копию сведений из электронной трудовой книжки.
Что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК?
Если работник не изъявил желания перейти на электронную трудовую книжку, бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке. Работодатель не вправе принуждать к переходу.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг к цифровизации кадрового учета. Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронный формат — залог избежания проблем с проверяющими органами и обеспечения прозрачности учета трудовой деятельности.
Помните:
- Всегда получайте письменное заявление от работника
- Оформляйте приказ на основании заявления
- Делайте правильную запись в трудовой книжке с указанием обоих документов-оснований
- Соблюдайте требования законодательства
Информация в статье актуальна на июнь 2026 года. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к действующему законодательству или квалифицированным специалистам в области трудового права.