Перевод сотрудника — это одна из самых частых кадровых процедур. Независимо от того, осуществляется ли переход на другую должность, в другое подразделение или к другому работодателю, эта информация должна быть корректно зафиксирована. В 2026 году правила ведения трудовых книжек учитывают существование как бумажных, так и электронных форматов (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке о переводе работника на иную позицию, чтобы избежать штрафов и проблем с подтверждением стажа.

Виды переводов и их документальное оформление

Прежде чем вносить какую-либо запись, необходимо правильно оформить перевод документально. Согласно Трудовому кодексу РФ, переводы делятся на несколько категорий:

• Внутренний постоянный перевод — переход на другую работу у того же работодателя (изменение должности, структурного подразделения или характера работы).
• Временный перевод — сроком до 1 года или до выхода основного сотрудника. Важно: записи о временном переводе в трудовую книжку не вносятся (за исключением случаев, когда временный перевод стал постоянным).
• Перевод к другому работодателю — по просьбе сотрудника или с его согласия.

Любой постоянный внутренний перевод требует письменного согласия работника. Это может быть заявление сотрудника, подписанное соглашение сторон или ознакомление под роспись с уведомлением о переводе (если инициатива исходит от работодателя). Только после этого издается приказ (распоряжение) о переводе, который и служит основанием для внесения записи.

Правила внесения записи в бумажную трудовую книжку

Если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной, работодатель обязан продолжать записи на бумаге. Процесс внесения данных о переводе строго регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Пошаговая инструкция заполнения

1. (графа 3): В виде заголовка без порядкового номера указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Если уже был сделан ранее (например, при приеме на работу), его не нужно дублировать.
2. Номер записи (графа 1): Проставляется порядковый номер записи, следующий за последней имеющейся в книжке.
3. Дата (графа 2): Указывается дата перевода арабскими цифрами (например, «23 05 2026»). Дата должна совпадать с датой приказа о переводе.
4. Сведения о переводе (графа 3): Вносится сама формулировка. Запись должна точно отражать суть перевода. Например: «Переведен на должность старшего инженера» или «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».
5. Основание (графа 4): Указывается документ, на основании которого произведена запись. Как правило, это приказ работодателя. Указывается его наименование (Приказ), дата и номер. Например: «Приказ от № 45-к».

Пример записи

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:

…

11 | 15 03 2026 | Принят в бухгалтерию на должность экономиста | Приказ от № 12-к

12 | 23 05 2026 | Переведен на должность главного экономиста | Приказ от № 38-к

…

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа, сведения из которого хранятся в базе Социального фонда России (СФР); С 2021 года при приеме на работу впервые оформляется только ЭТК, а для остальных работников сохраняется право выбора.

Как отражается перевод в ЭТК?

При наличии у работника электронной трудовой книжки, кадровику не нужно вручную вписывать данные. Работодатель обязан ежемесячно подавать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. Информация о переводе включается в этот отчет.

Работник всегда может проверить, передал ли работодатель данные о его переводе в СФР, заказав выписку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда. Это значительно снижает риски потери данных о стаже.

Исправление ошибок и внесение пропущенных записей

Несмотря на упрощение работы с ЭТК, при заполнении бумажных бланков кадровые специалисты иногда допускают ошибки или забывают внести запись. Трудовая книжка — документ строгой отчетности, поэтому исправления вносятся по особым правилам.

Как исправить ошибочную запись?

Зачеркивать неверную запись о переводе категорически запрещено! Чтобы исправить ошибку, необходимо:

• В графе 3 поставить следующий порядковый номер и написать: «Запись за номером таким-то недействительна»;
• В той же графе 3 сделать правильную формулировку перевода.
• В графе 4 повторно указать реквизиты приказа о переводе (или нового приказа, если ошибка была в реквизитах).

Как внести пропущенную запись?

Часто возникает вопрос: как в трудовую книжку внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении? По общему правилу, записи вносятся последовательно. Если запись о переводе пропущена, а следом уже идет запись об увольнении, пропущенную запись все равно можно внести следующим порядком:

1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер (например, 15, если последняя запись об увольнении была под номером 14).
2. В графе 2 указывается дата фактического перевода (дата приказа о переводе);
3. В графе 3 делается запись о переводе.
4. В графе 4 указываются реквизиты приказа о переводе.

Таким образом, хронология дат в графе 2 может нарушаться (дата перевода будет раньше даты увольнения), но порядковые номера в графе 1 всегда идут по возрастающей.

Специфика перевода отдельных категорий работников

Стоит отметить, что перевод дистанционного работника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением соответствующей записи в трудовую книжку (если она ведется на бумаге). При этом не важно, меняется ли место работы на удаленное или дистанционный сотрудник переводится в офис — алгоритм остается единым.

Внесение записи о переводе работника — ответственная процедура, от которой зависит точность подсчета трудового стажа и подтверждение карьерного пути сотрудника. В 2026 году кадровикам необходимо учитывать двойной формат ведения сведений: аккуратно заполнять бумажные бланки тем, кто сохранил их, и своевременно сдавать отчеты по форме ЕФС-1 в СФР для ведения электронной трудовой книжки; Соблюдение инструкций и внимательность к датам и формулировкам помогут избежать претензий со стороны проверяющих органов и самих работников.