Оформление перевода сотрудника из одной организации в другую, процедура, которая требует от кадровика особого внимания. Несмотря на кажущуюся простоту, она имеет ряд нюансов, несоблюдение которых может привести к ошибкам в документах и штрафам от трудовой инспекции. В данной статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода в 2026 году, опираясь на актуальные нормативные акты.
Нормативная база
Ведение и заполнение трудовых книжек в настоящее время регламентируется Приказом Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек). Согласно пункту 21 данного Порядка, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Важно помнить, что записи в трудовой книжке нужно сделать в срок не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы сотрудника в новой трудовой функции или у нового работодателя.
Особенности приема переводом
Перевод к другому работодателю бывает двух видов:
- По просьбе работника (инициатива исходит от самого сотрудника, который нашел новое место работы).
- С согласия работника (инициатива исходит от работодателей — старый и новый договариваются между собой о переходе ценного кадра).
В любом случае, для осуществления перевода необходимо документальное подтверждение: письмо-запрос от нового работодателя или заявление самого работника с визой увольняющего руководителя.
Как сделать запись у прежнего работодателя
Сначала работник увольняется из старой компании. В разделе «Сведения о работе» прежний работодатель вносит запись об увольнении. Формулировка будет зависеть от того, по чьей инициативе происходит перевод:
- При увольнении по собственной инициативе (работник сам попросил перевода): «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- При увольнении с согласия работника (по договоренности между работодателями): «Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе (или с его согласия) к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Как сделать запись у нового работодателя
Когда сотрудник устраивается в новую организацию, именно новый работодатель вносит запись о приеме на работу. Главная особенность такой записи — обязательное указание наименования прежнего работодателя и факта самого перевода.
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (в части, не противоречащей Приказу № 320н), в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о том, что работник принят в порядке перевода.
Пошаговое заполнение граф
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3, вносится сама формулировка. Запись должна начинаться с указания факта приема, структурного подразделения, должности и обязательной отсылки на прежнюю организацию.
- Графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Образцы и примеры записей
Рассмотрим конкретные примеры того, как должна звучать формулировка в графе 3.
Пример 1: Прием в порядке перевода по просьбе работника
Допустим, сотрудник Иванов И.И. переходит из ООО «Рассвет» в ООО «Колосок» на должность инженера в производственный отдел.
Запись в графе 3 будет выглядеть так:
«Принят в производственный отдел на должность инженера в порядке перевода из ООО «Рассвет» по просьбе работника».
Пример 2: Прием в порядке перевода с согласия работника
Если перевод состоялся по договоренности между руководителями компаний:
«Принят в производственный отдел на должность инженера в порядке перевода из ООО «Рассвет» с согласия работника».
Визуальный пример заполнения:
Сведения о работе:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в производственный отдел на должность инженера в порядке перевода из ООО «Рассвет» по просьбе работника.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Внутренний перевод на другую должность
Не стоит путать перевод к другому работодателю с внутренним переводом (перемещением внутри той же компании). Если сотрудник меняет должность или подразделение, не покидая организацию, запись оформляется иначе.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» запись будет начинаться со слова «Переведен», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.
Пример: «Переведен в бухгалтерию на должность главного бухгалтера».
Ответственность за ошибки
Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам для работника в будущем при назначении пенсии. За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Штрафы за неверное заполнение составляют:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.
Именно поэтому крайне важно сверяться с актуальными образцами и нормативными документами.
Ответы на частые вопросы
- Можно ли не указывать в записи наименование прежней организации?
Нет, это будет грубым нарушением. Указание прежнего работодателя при приеме в порядке перевода — обязательное требование. - Что делать, если допущена ошибка в записи о переводе?
Ошибочную запись нельзя зачеркивать. В разделе «Сведения о работе» после последней записи делается новая: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильная формулировка. - Как быть с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
При переходе на ЭТК сведения о приеме в порядке перевода передаются новым работодателем в Пенсионный фонд России (СФР) в те же сроки (не позднее 5 рабочих дней) с указанием соответствующей причины приема.
Оформление приема на работу в порядке перевода требует строгого соблюдения установленных формулировок. Главное правило — в графе 3 раздела «Сведения о работе» нового работодателя обязательно должна присутствовать фраза «в порядке перевода из (наименование организации)» с уточнением, по чьей инициативе произошел этот перевод. Внимательное отношение к деталям и актуальным правилам Приказа Минтруда № 320н позволит избежать кадровых ошибок и защитит права работника.