В 2026 году процесс оцифровки и подачи трудовой книжки в Пенсионный фонд Украины (ПФУ) стал максимально автоматизированным. Правильно подготовленный запрос позволяет избежать претензий со стороны фонда и ускорить получение выписки из электронной трудовой книжки. Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной информации от БУХГАЛТЕР.UA и других официальных источников.
Почему важно оцифровать трудовую книжку
- Снижение риска потери, повреждения или фальсификации бумажных документов.
- Обеспечение высокого уровня защиты персональных данных.
- Упрощение последующего доступа к сведениям о стаже и заработной плате.
Как подготовить скан‑копию бумажной трудовой книжки
Требования к скан‑копии, указанные на портале БУХГАЛТЕР.UA:
- Сканировать все страницы, где отображены сведения о трудовой деятельности, в цветном режиме.
- Качество изображения должно быть четким, без смазанных букв и цифр.
- Файл следует сохранить в формате JPG или PDF (не более 10 МБ).
Загрузка скан‑копии в личный кабинет ПФУ
Действия на веб‑портале ПФУ:
- Войдите в личный кабинет страхователя.
- Перейдите в раздел Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника.
- Нажмите кнопку «Добавить файл», выберите тип файла «Скан копия трудовой книжки» и загрузите подготовленный документ.
Подписание обращения с помощью КЭП
Для юридической значимости запроса необходимо подписать его электронной подписью:
- Выберите файл с вашим КЭП‑ключом.
- Введите пароль от ключа.
- Нажмите кнопку «Подписать» и отправьте запрос в ПФУ.
Как проверить полученные данные
После отправки запрос будет обработан ответственным лицом ПФУ. Чтобы убедиться, что информация оформлена корректно:
- Откройте раздел Сведения о трудовых отношениях.
- В меню поиска введите РНУКПН работника или укажите период отправки трудовой книжки.
- Просмотрите оцифрованные записи в закладке Сведения о трудовых отношениях.
Как исправить (дополнить) сведения в электронной трудовой книжке
Если в электронной книжке обнаружились ошибки или отсутствуют записи, выполните следующие шаги:
- Выберите пункт «Скорректировать данные о периодах работы».
- Укажите требуемый тип корректировки (период до 1 января 2020 г., после 1 января 2020 г. и т.д.).
- Внесите исправленные сведения и подтвердите действие подписью КЭП.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка может быть запрошена как работником, так и работодателем:
- Для граждан: В личном кабинете на сайте ПФР выберите Электронная трудовая книжка → Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности и нажмите кнопку «Запросить».
- Для работодателей: Запрос может быть сформирован только после того, как работник предоставил согласие на её получение.
Как восстановить утерянную бумажную трудовую книжку
Если оригинал потерян, необходимо:
- Подать письменное заявление в ПФР с указанием причин отсутствия книжки и сведениями о предыдущих местах работы.
- Получить подтверждение о стаже и местах работы через Пенсионный фонд России (или украинский ПФУ).
Советы по быстрой оцифровке с помощью мобильного телефона
Специалисты ПФУ рекомендуют следующую процедуру:
- Откройте приложение Камера на смартфоне.
- Сфотографируйте нужные страницы трудовой книжки, используя режим «Документ».
- Отредактируйте фото (обрежьте лишние поля, улучшите контраст).
- Сохраните изображение и загрузите его в личный кабинет ПФУ, следуя инструкциям из пункта 3.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли загрузить скан в формате PDF/A? – Да, такой формат предпочтителен, так как гарантирует долгосрочную сохранность.
- Сколько времени занимает обработка запроса? – Обычно от 3 до 7 рабочих дней, в зависимости от загруженности ПФУ.
- Что делать, если в выписке указаны неверные данные? – Следуйте инструкции из пункта 6 и подайте запрос на корректировку.
- Можно ли получить выписку через госуслуги? – Да, на портале Госуслуги доступна функция «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
Оцифровка трудовой книжки и правильный запрос в Пенсионный фонд – это современный и эффективный способ обеспечить точность и безопасность ваших данных о стаже работы. Следуя описанной выше инструкции, вы сможете без проблем загрузить скан‑копию, подписать запрос КЭП и получить официальную выписку, а при необходимости быстро внести корректировки. Будьте внимательны к требованиям к качеству сканов и своевременно подписывайте документы, чтобы избежать задержек в работе с ПФУ.