С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая изменила порядок ведения и заполнения трудовых книжек․ Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему актуальны для многих категорий работников․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно сделать запись в трудовую книжку при приеме сотрудника на работу, какие документы необходимы и на что обратить особое внимание․

Что изменилось с введением электронных трудовых книжек?

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, с 2020 года:

• Основные сведения о трудовой деятельности работника формируются в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР)
• Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней внести запись в трудовую книжку на основании приказа
• При увольнении запись вносится в день увольнения
• Электронная трудовая книжка не является точной копией бумажной версии

Когда оформляется бумажная трудовая книжка?

Бумажная трудовая книжка оформляется в следующих случаях:

1. Если работник не подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки
2. Для отдельных категорий работников, которым по закону положена бумажная форма (например, несовершеннолетние)
3. При выдаче дубликата или вкладыша в трудовую книжку

Для лиц, впервые поступающих на работу

Согласно ч; 8 ст․ 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, для лиц, впервые поступающих на работу, бумажная трудовая книжка не заполняется․ В этом случае:

• Работодатель формирует сведения в электронном виде и передает их в СФР
• Работник получает уведомление о формировании его электронной трудовой книжки
• Бумажная трудовая книжка оформляется только по желанию работника

Пошаговая инструкция: как сделать запись в трудовую книжку при приеме на работу

Шаг 1․ Проверка документов работника

Перед заполнением трудовой книжки необходимо тщательно проверить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета)
• Документы об образовании (при наличии)
• Трудовая книжка (если она уже имеется)

Важно! Все данные, внесенные в трудовую книжку, должны полностью соответствовать паспортным данным․

Шаг 2․ Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при:

• Выдаче дубликата трудовой книжки
• Выдаче вкладыша в трудовую книжку
• Первичном заполнении для работников, сохранивших бумажную форму

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника
• Дата рождения
• Образование
• Профессия или специальность
• Дата заполнения

Важно! ьный лист должен быть заверен печатью организации (если она используется)․

Шаг 3․ Внесение записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя․ Формулировка должна полностью соответствовать тексту приказа․

Пример записи:

Принят на работу в ООО "Ромашка"
в отдел кадров на должность менеджера
по персоналу с 
Основание: приказ № 45 от 

Важно! Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа;

Шаг 4․ Регистрация трудовой книжки

Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ Запись делается не раньше, чем на шестой день работы сотрудника․

Шаг 5․ Уведомление в СФР

Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) необходимо сообщить в СФР о:

• Приеме на работу нового сотрудника
• Факте отказа от ведения бумажной трудовой книжки (если применимо)
• Дате подачи заявления об отказе

Особые случаи при заполнении трудовой книжки

Работники, сохранившие бумажную трудовую книжку

Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки:

• В трудовой книжке делается запись о приеме на работу
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации
• Книга хранится у работодателя

Выдача дубликата трудовой книжки

При утрате или повреждении трудовой книжки выдается дубликат․ На ьном листе делается пометка «Дубликат»․

Вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы трудовой книжки заполнены, оформляется вкладыш․ На ьном листе вкладыша делается запись: «Вкладыш № __ к трудовой книжке № __»․

Типичные ошибки и как их избежать

• Несоответствие данных: Всегда сверяйте данные в трудовой книжке с паспортом и приказом․ Ошибки нужно исправлять немедленно, признавая запись недействительной․
• Несвоевременное внесение записи: Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа․
• Отсутствие печати: ьный лист должен быть заверен печатью организации (если она используеться)․
• Неправильная формулировка: Запись должна точно соответствовать тексту приказа․

Что делать, если обнаружена ошибка в трудовой книжке?

Если ошибка обнаружена:

1. Необходимо признать недействительной неправильную запись
2. Внести правильную запись
3. Указать основание исправления
4. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации

Пример исправления:

Запись за № 3 недействительна, внесена по ошибке․
Принят на работу в ООО "Ромашка"
в отдел кадров на должность менеджера
по персоналу с 
Основание: приказ № 45 от 

Электронная трудовая книжка: что нужно знать?

Даже при ведении электронной трудовой книжки:

• Работодатель обязан вносить записи в бумажную трудовую книжку, если работник не отказался от нее
• Работник может в любой момент запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки
• Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через портал госуслуг или личный кабинет на сайте СФР

Ответственность работодателя

За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• На должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• На юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1․ Можно ли вести бумажную трудовую книжку для нового сотрудника?

Ответ: Только если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․ Для лиц, впервые поступающих на работу, бумажная книжка не оформляется по умолчанию․

Вопрос 2․ В какие сроки нужно внести запись в трудовую книжку?

Ответ: Не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа о приеме на работу․ При увольнении — в день увольнения․

Вопрос 3․ Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Ответ: Работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата․ Работодатель оформляет дубликат на основании имеющихся документов․

Вопрос 4․ Можно ли исправить ошибку в трудовой книжке задним числом?

Ответ: Нет, исправление делается только путем признания записи недействительной и внесения правильной записи․ Запись об исправлении должна быть датирована текущим числом․

Вопрос 5․ Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Ответ: Через портал госуслуг, личный кабинет на сайте СФР или обратившись лично в отделение СФР․

Ведение трудовой книжки — это ответственная процедура, требующая внимания к деталям и соблюдения законодательных норм․ С введением электронных трудовых книжек процесс несколько изменился, но бумажные трудовые книжки по-прежнему актуальны для многих категорий работников․

Помните:

• Все записи должны быть точными и соответствовать приказам
• Сроки внесения записей строго регламентированы
• Ошибки нужно исправлять немедленно
• Работодатель обязан уведомлять СФР о приеме на работу
• Работник имеет право запросить выписку из электронной трудовой книжки

Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой документации․