Современные требования к ведению трудовой документации предполагают обязательное предоставление сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. СБИС — это удобная платформа для подготовки, проверки и сдачи электронной отчетности в государственные органы, включая отчеты по трудовым книжкам. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сформировать и сдать отчет в СБИС по трудовым книжкам.
—
Что такое отчет по трудовым книжкам в СБИС?
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны предоставлять в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности».
Ранее для этих целей использовалась форма СЗВ-ТД, но с 2024 года она была заменена на ЕФС-1 в разделе СФР системы СБИС.
—
Когда и как сдавать отчет?
Сроки сдачи отчета
Отчет по трудовым книжкам необходимо сдавать:
- При приеме на работу;
- При увольнении;
- При переводе сотрудника;
- При изменении трудовой функции;
- По запросу сотрудника (например, при выдаче выписки СТД-Р).
Важно! Отчет можно сдавать в день события (например, в день увольнения) или позже, но не позднее установленных законодательством сроков.
—
Ошибка при сдаче отчета в день увольнения
Некоторые пользователи сталкиваются с проблемой: программа СБИС не позволяет внести данные об увольнении в отчет, если приказ об увольнении еще не издан. Это связано с тем, что система проверяет корректность дат. Однако, законодательство допускает сдачу отчета в день увольнения, даже если приказ издан позже. В таком случае:
- Укажите дату увольнения в отчете;
- В поле «Дата приказа» укажите фактическую дату издания приказа;
- Отправьте отчет в СФР.
Совет: Если система блокирует отправку, проверьте настройки дат в программе или обратитесь в службу поддержки СБИС.
—
Как сформировать отчет в СБИС?
Шаг 1: Авторизация и переход в нужный раздел
Чтобы начать работу с отчетом:
- Войдите в личный кабинет СБИС;
- Перейдите в раздел «Отчетность» → «СФР» → «Трудовые книжки»;
- Выберите форму «ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности»;
—
Шаг 2: Заполнение отчета
Форма ЕФС-1 заполняется аналогично предыдущей форме СЗВ-ТД. Основные поля:
- Сведения о работодателе (ИНН, КПП, наименование организации);
- Сведения о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Тип события (прием, увольнение, перевод);
- Дата события (дата приказа или фактическая дата события);
- Основание (номер и дата приказа);
- Должность и подразделение;
- Сведения о трудовой книжке (если сотрудник выбрал бумажную или электронную форму).
Важно! Убедитесь, что все данные корректны, особенно СНИЛС и даты.
—
Шаг 3: Проверка и отправка отчета
Перед отправкой:
- Нажмите кнопку «Проверить» для автоматической проверки на ошибки;
- Исправьте выявленные ошибки (например, неверный СНИЛС или отсутствие основания);
- Подпишите отчет электронной подписью;
- Отправьте отчет в СФР.
СБИС автоматически уведомит вас о результате отправки (успех или ошибка).
—
Особенности работы с электронными трудовыми книжками
Ведение бумажной и электронной трудовой книжки
С 2020 года работодатели обязаны вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК. В таком случае:
- В бумажную трудовую книжку вносятся все записи;
- В электронную трудовую книжку вносятся сведения о приеме, увольнении и переводах;
- Отчет ЕФС-1 формируется на основе данных электронной трудовой книжки.
—
Выдача выписки СТД-Р
Сотрудник может запросить выписку о своей трудовой деятельности (форма СТД-Р) у работодателя, в СФР, на портале gosuslugi.ru или в МФЦ. В СБИС можно:
- Сформировать выписку в разделе «Трудовые книжки»;
- Отправить ее сотруднику в электронном виде;
- Распечатать документ при необходимости;
—
Возможности СБИС для работы с трудовыми книжками
Система СБИС предоставляет следующие функции:
| Функция | Описание |
|---|---|
| Ведение трудовых книжек | Автоматическое формирование записей при приеме, увольнении или переводе; |
| Отправка отчетов | Формирование и отправка ЕФС-1 в СФР; |
| Работа с больничными | Оформление и отправка электронных больничных; |
| Проверка отчетов | Автоматическая проверка на ошибки перед отправкой; |
| Уведомления о сроках | Напоминания о необходимости сдачи отчетов; |
—
Частые ошибки и как их избежать
При работе с отчетами по трудовым книжкам в СБИС часто возникают следующие ошибки:
| Ошибка | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Неправильный СНИЛС | Ошибка при вводе или отсутствие данных; | Проверьте СНИЛС сотрудника и исправьте его; |
| Отсутствие основания (приказа) | Не указан номер и дата приказа; | Добавьте реквизиты приказа в отчет; |
| Несоответствие дат | Дата события раньше даты приказа; | Укажите корректные даты или измените дату приказа; |
| Отчет не отправляется | Проблемы с ЭП или настройками; | Проверьте подпись, настройки или обратитесь в поддержку СБИС; |
—
Отчет по трудовым книжкам в СБИС, это обязательная процедура для работодателей, которая позволяет соблюдать требования законодательства и избежать штрафов. Система СБИС упрощает процесс формирования, проверки и отправки отчетов, а также предоставляет удобные инструменты для ведения электронных трудовых книжек.
Основные выводы:
- С 2024 года отчеты по трудовым книжкам сдаются по форме ЕФС-1;
- Отчет можно сдавать в день события (например, увольнения);
- СБИС автоматически проверяет отчеты на ошибки;
- Система поддерживает ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек;
- Сотрудники могут запросить выписку СТД-Р через работодателя или портал госуслуг.
Следуя этой инструкции, вы сможете корректно сформировать и сдать отчет по трудовым книжкам в СБИС без ошибок и задержек.