Тема предоставления сканов трудовых книжек (ТК) остается актуальной, особенно в контексте работы Пенсионного фонда Украины (ПФР) и перехода на электронные документы. В этой статье подробно разберем, как правильно подготовить скан-копию, какие требования предъявляются, можно ли его самостоятельно загрузить на портал и что важно помнить, чтобы избежать отказов.

Ключевые изменения и актуальность на 2026 год

С 10 июня 2021 года в Украине действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако это не отменяет необходимости предоставления сканов бумажных трудовых книжек для периода, предшествующего внедрению ЭТК, или если у работника до сих пор есть бумажный документ с записями после этой даты.

Важно! На сегодняшний день (2026 год) у работодателей нет прямой обязанности массово отправлять сканы ТК своих сотрудников в ПФР. Однако инициатива по оцифровке своих трудовых записей лежит на самом застрахованном лице. Если в вашей бумажной ТК есть записи, которых нет в базе ПФР (например, стаж, работавшийся до 2021 года или в организациях, не передавших данные), вам необходимо самостоятельно предоставить скан-копии для пополнения вашей электронной трудовой книжки.

Требования к скану трудовой книжки: что принимает ПФР?

ПФР устанавливает четкие критерии качества сканирования. Несоблюдение этих правил, основная причина отказов в приеме документов.

Основные технические требования:

• Цветной формат. Скан должен быть сделан в цвете (RGB), даже если записи черно-белые. Это позволяет четко видеть печати, штампы и все реквизиты бланка.
• Высокое разрешение. Минимум 300 DPI. Изображение должно быть четким, без размытости, все символы и цифры читаемы.
• Полное отображение. На скане должны быть видны все поля документа: серия и номер ТК, данные работодателя, все записи о работе, а также оборотная сторона (если на ней есть отметки). Страницы не должны быть обрезаны.
• Порядок страниц. Сканировать нужно все заполненные страницы в строгом хронологическом порядке, как в оригинале. Даже если на странице только одна старая запись — она подлежит сканированию.
• Оригинал, а не копия. Сканировать нужно из подлинной трудовой книжки, а не с ксерокопии или сфотографированного изображения.
• Формат файла. Рекомендуется создавать один PDF-файл со всеми страницами в правильном порядке. Можно также подготовить отдельные JPG-файлы, но PDF предпочтительнее.

Как самостоятельно сделать и отправить скан? Пошаговая инструкция

Вы можете подготовить и отправить скан-копии своей трудовой книжки без посредников. Вот как это сделать:

Шаг 1: Подготовка документа и сканирование

1. Проверьте свою бумажную ТК. Убедитесь, что все записи на месте, нет повреждений.
2. Разложите ТК на ровной, хорошо освещенной поверхности.
3. Используйте сканер или приложение для телефона (например, Adobe Scan, Microsoft Lens, CamScanner). Выберите режим «Документ» или «Сканирование».
4. Сканируйте каждую заполненную страницу отдельно, затем объедините их в один PDF-файл. Убедитесь, что на каждом скане видна нижняя и верхняя границы страницы.
5. Проверьте получившийся PDF: пролистайте, убедитесь в читаемости всех записей, печатей и штампов.

Шаг 2: Регистрация на портале ПФР или Госуслуг

Для подачи документов вам понадобится учетная запись с усиленной электронной подписью (УЭП) или через систему BankID.

• Веб-портал ПФР (pfu.gov.ua): Зарегистрируйтесь с помощью УЭП или BankID. Это основной канал для подачи сканов.
• Портал Госуслуг (diia.gov.ua): У вас должна быть подтвержденная учетная запись. В личном кабинете найдите раздел «Электронная трудовая книжка»;

Шаг 3: Подача скана через веб-портал ПФР

1. Войдите в свой личный кабинет на портале ПФР.
2. В меню найдите раздел «Электронная трудовая книжка» или «Подать скан-копии документов».
3. Выберите тип документа: «Трудовая книжка».
4. Загрузите подготовленный PDF-файл. Система проверит его на соответствие требованиям.
5. Нажмите кнопку отправки и наложите электронную подпись (если требуется).
6. Сохраните номер заявления для отслеживания статуса.

Шаг 4: Подача через Госуслуги

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
2. Перейдите в раздел «Пенсионные выплаты и страхование» -> «Электронная трудовая книжка».
3. Найдите функцию загрузки сканов документов о стаже.
4. Прикрепите PDF-файл с ТК и отправьте заявление.

Что такое выписка из электронной трудовой книжки?

После того как ПФР примет и обработает ваши сканы, все записи появятся в вашей электронной трудовой книжке. Вы можете в любой момент:

• Просмотреть ее полное содержание в личном кабинете на Госуслугах или портале ПФР.
• Скачать или распечатать выписку из ЭТК. Эта выписка имеет юридическую силу и может использоваться вместо бумажной ТК.

Важно: Бумажная выписка из ЭТК не требует заверения работодателем. Она выдается на основании данных, уже имеющихся в системе ПФР.

Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году?

Если вам нужна заверенная копия бумажной ТК (например, для вручения новому работодателю до перехода на ЭТК), ее должен завершить работодатель (отдел кадров или бухгалтерии);

• Копия делается с подлинника.
• На первой странице копии (или на последней) ставится отметка: «Копия верна».
• Указывается должность лица, ее поставившего, его личная подпись, расшифровка подписи (ФИО), дата заверения.
• На копии проставляется печать организации (если она была на оригинале).

Заверение копии ТК не требуется, если вы предоставляете выписку из электронной трудовой книжки, полученную через Госуслуги/ПФР.

Типичные ошибки, приводящие к отказу

ПФР часто отклоняет заявления из-за невнимательности. Избегайте этих ошибок:

1. Черно-белые сканы. Всегда используйте цветное сканирование.
2. Нepadate страниц. Не видно серии и номера ТК, печатей, дат записей.
3. Сканы с ксерокопий или фото. Качество должно быть как от оригинала.
4. Не все страницы. Пропуск пустых страниц допустим, но все страницы с записями — обязательны.
5. Неправильный порядок страниц. Нарушение хронологии.
6. Наложение «лишних» объектов. На скане не должно быть пальцев, теней, скрепок.

Процесс предоставления скана трудовой книжки в 2026 году максимально упрощен и децентрализован. Основная ответственность за актуализацию своего стажа лежит на гражданине. Следуя простым правилам: цветной, четкий, полный, в PDF — вы гарантированно избежите проблем. Все операции можно выполнить онлайн через Госуслуги или веб-портал ПФР, имея подтвержденную учетную запись. Не откладывайте на потом — проверьте свою электронную трудовую книжку и при необходимости дополните ее недостающими записями из бумажного документа.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед подачей документов рекомендуется уточнять актуальные требования на официальных ресурсах Пенсионного фонда Украины.