Согласно трудовому законодательству РФ (ст. 62 ТК РФ), работник имеет право потребовать у работодателя копию своей трудовой книжки. Работодатель обязан её предоставить в течение трёх рабочих дней. При этом копия должна быть точной, полной и заверенной, а также правильно оформлена (прошита) для предотвращения подделок.

В данной статье подробно рассмотрим:

• какие документы нужны для изготовления копии;
• как правильно снять копию (бумажную и электронную);
• как прошить копию трудовой книжки;
• образец оформления заверения;
• кто может заверить копию и какие требования предъявляются к подписи и печати.

Подготовка к копированию трудовой книжки

Прежде чем приступать к копированию, необходимо убедиться, что у вас есть:

1. Оригинал трудовой книжки сотрудника;
2. Чистый лист формата А4 (или А5, если книжка небольшая) для печати копии;
3. Канцелярские принадлежности: скрепка, дырокол, нитка (лучше хлопковая или шелковая, цвет – чёрный или тёмно‑синий), игла;
4. Печать организации (если требуется заверение печатью) и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров, директор).

Важно: копия должна быть полной – включать все страницы трудовой книжки, включая ьный лист, записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т;д.

Как снять копию трудовой книжки

2.1 Бумажная копия

Самый надёжный способ – использовать копировальный аппарат или сканер:

1. Разложите трудовую книжку на ровной поверхности, чтобы каждая страница была видна полностью.
2. Сделайте копию каждой страницы подряд (лучше – в режиме «черно‑белый», 300 dpi, чтобы текст был чётким).
3. Если копировальный аппарат позволяет делать двустороннюю печать, используйте её, чтобы сохранить порядок страниц.
4. После копирования проверьте, чтобы на каждой копии были видны все поля: даты, номера записей, подписи и печати работодателя.

2.2 Электронная копия

Если требуется электронный вариант (например, для отправки по электронной почте):

1. Отсканируйте каждую страницу в формате PDF или TIFF с разрешением не менее 300 dpi.
2. Объедините все отсканированные страницы в один многостраничный PDF‑файл, сохранив исходный порядок.
3. Проверьте файл на читаемость: увеличьте масштаб до 100 % и убедитесь, что текст не размыт.

После получения копии (бумажной или электронной) переходим к её оформлению.

Как прошить копию трудовой книжки

Прошивание – это способ механического крепления листов копии, который затрудняет незаметное изъятие или замену страниц. Ниже – пошаговая инструкция.

3.1 Подготовка листов

• Разложите все листы копии в правильном порядке (как в оригинальной трудовой книжке).
• Выровняйте их по левому краю – это будет сторона прошивания.
• Если листы различаются по формату (например, некоторые – А5, другие – А4), подрежьте их до одинакового размера, оставив запас не менее 5 мм с левой стороны для прошивки.

3.2 Прокол отверстий

1. Отступите от верхнего края листа примерно 1 см и от нижнего края – также 1 см.
2. С помощью дырокола сделайте два отверстия: одно на расстоянии 1 см от верхнего края, другое – на расстоянии 1 см от нижнего края. Если книжка толстая, можно добавить третье отверстие посередине (на расстоянии примерно половины высоты листа).
3. Убедитесь, что отверстия проходят через все листы ровно и не смещены.

3.3 Прошивание ниткой

1. Отрежьте нитку длиной примерно 30 см (в зависимости от количества листов и толщины нитки).
2. Вденьте нитку в иглу, завяжите узел на конце, чтобы нитка не выскочила.
3. Начните прошивание с нижнего отверстия: пропустите иглу через все листы снизу вверх, вытяните нитку, оставляя небольшую петлю.
4. Перейдите к верхнему отверстию: пропустите иглу через все листы сверху вниз, затем снова через нижнее отверстие снизу вверх. Таким образом вы получите «петлю» вокруг корешка.
5. Повторите шаги 4‑5 2‑3 раза, чтобы нитка плотно обвила корешок.
6. Завершите прошивание, завязав надежный двойной узел на внутренней стороне корешка (чтобы узел не был виден снаружи). Обрежьте лишнюю нитку, оставив хвостик около 5 мм.

После прошивания корешок должен быть плотным, листы не должны смещаться при легком натяжении.

Образец заверения копии трудовой книжки

Заверение копии подтверждает её достоверность и соответствие оригиналу. Оно может быть выполнено:

• подписью уполномоченного лица отдела кадров (или руководителя организации) с расшифровкой;
• печатью организации (если она используется в документообороте);
• в некоторых случаях – нотариальным заверением (требуется, если копия нужна для судебных или государственных органов).

4.1 Текст заверения (образец)

МП
ООО «Пример»
ИНН 7701234567
КПП 770101001

Копия трудовой книжки
Сотрудника: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 12345
Дата рождения: 
Настоящим подтверждаю, что данная копия трудовой книжки является полной и точной копией оригинала,
выданного работнику ООО «Пример» и хранится в личном деле сотрудника.

Подпись __________________ / Петров П.П.
Должность: руководитель отдела кадров

В примере использованы:

• МП – место для печати организации;
• подпись уполномоченного лица с расшифровкой ФИО и должности;
• дата заверения.

Если копия прошита, после текста заверения можно добавить примечание:

Копия прошита ниткой чёрного цвета, два отверстия в верхней и нижней части листа, узел расположен на внутренней стороне корешка.

4.2 Где ставить печать и подпись

• Печать ставится в левом верхнем углу документа (или в месте, где traditionally ставится печать в вашей организации).
• Подпись размещается под текстом заверения, preferably справа от текста, чтобы не перекрывать печать.
• Если используется нотариальное заверение, нотариус ставит свою печать и подпись в отдельном блоке, обычно внизу документа.

Особенности заверения в электронном виде

Если копия трудовой книжки предоставляется в электронном формате, заверение осуществляется следующим образом:

1. К электронному документу добавляется скан подписи уполномоченного лица (или электронная подпись, если у организации есть квалифицированная ЭП).
2. В тексте документа указывается фраза: «Электронная копия трудовой книжки заверена электронной подписью ФИО, должность, дата».
3. При необходимости можно приложить отдельный файл с изображением печати организации (скан печати) и подписи.

Важно: электронная подпись должна соответствовать требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи» и быть проверяемой через аккредитованный центр-certification.

Ответы на часто задаваемые вопросы

6.1 Сколько времени имеет работодатель на выдачу копии?

Согласно ст. 62 ТК РФ – не более трёх рабочих дней с момента письменного запроса работника.

6.2 Можно ли выдавать копию без прошивания?

Технически можно, но прошивание значительно снижает риск подделки и является рекомендованной практикой, особенно если копия будет использоваться в официальных целях (например, для подачи в суд, посольство или пенсионный фонд).

6.3 Нужно ли заверять копию, если работник запрашивает её для личного использования?

Да, любая копия трудовой книжки, выдаваемая работодателем, должна быть заверена, независимо от цели использования. Это гарантирует её достоверность.

6.4 Можно ли использовать цветную нитку для прошивания?

Рекомендуется использовать нитку тёмного цвета (чёрная, тёмно‑синяя), чтобы швы были менее заметны и не привлекали лишнего внимания. Цветная нитка допустима, но может вызвать вопросы при проверке документа.

6.5 Требуется ли нотариальное заверение?

Нотариальное заверение требуется только в случаях, когда копия трудовой книжки предоставляется в государственные органы, суды, консульства или другие организации, где установлено такое требование. Для внутренних кадровых процедур достаточно подписи и печати работодателя.

Прошивание и заверение копии трудовой книжки – это простая, но важная процедура, которая защищает права работника и обеспечивает законность документооборота в организации. Следуя представленной инструкции, вы сможете:

• Сделать точную и полную копию трудовой книжки;
• Прошить её так, чтобы подмена страниц была практически невозможна;
• Оформить заверение в соответствии с требованиями трудового законодательства и внутренней политики компании;
• Избежать возможных споров и претензий со стороны сотрудников или контролирующих органов.

Помните, что аккуратность и внимание к деталям – залог того, что копия будет признана действительной в любой ситуации.

---

Статья подготовлена 23 мая 2026 года. Информация актуальна на дату публикации.