Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и квалификацию работника. При смерти сотрудника его трудовая книжка переходит в собственность наследников, а в некоторых случаях – в собственность работодателя. Для оформления передачи (или возврата) трудовой книжки требуется составить расписку. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок составления расписки, её образец и типичные ошибки.

Правовые основания

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71) и Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» (ст. 12), трудовая книжка является документом, который хранится у работодателя до момента её передачи работнику или его наследникам. При смерти работника применяются следующие нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 71, 72, 73.
• Гражданский кодекс РФ – ст. 1110 (наследование имущества).
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании» – порядок выдачи трудовой книжки наследникам.
• Приказ Минтруда России от № 366н «Об утверждении формы трудовой книжки».

Эти документы определяют, что трудовая книжка может быть передана наследникам только после получения свидетельства о смерти и документов, подтверждающих право наследования (завещание, свидетельство о праве на наследство).

Когда требуется расписка?

Расписка оформляется в следующих ситуациях:

1. Работодатель возвращает трудовую книжку наследникам. Это происходит, когда наследники требуют её для оформления пенсии, получения социальных выплат или для личного пользования.
2. Работодатель сохраняет трудовую книжку в архиве. В некоторых организациях книжку оставляют у себя для подтверждения стажа и последующего оформления документов (например, при выплате страховых пособий).
3. Трудовая книжка передаётся в архив государственного органа. При отсутствии наследников или отказе от получения книжки.

Кому и какие документы нужны для получения расписки?

Как правильно составить расписку?

Расписка – это простой, но юридически значимый документ. В ней фиксируются:

• Дата и место составления.
• Полные данные сторон (работодатель и наследник).
• Подробное описание передаваемого предмета (трудовая книжка, её номер, серия).
• Основание передачи (смерть работника, наличие свидетельства о праве на наследство).
• Подписи обеих сторон и, при необходимости, печать организации.

Обязательные реквизиты расписки

1. Шапка документа – «РАСПИСКА» (заглавными буквами, по центру).
2. Дата и место составления – «г. Москва «15» марта 2026 г.».
3. Сведения о получателе – ФИО, паспортные данные, степень родства.
4. Сведения о передаваемом предмете – «Трудовая книжка № 123456, серия AB, выдана работнику Иванову Ивану Ивановичу».
5. Основание – «в связи со смертью работника, подтверждённой свидетельством о смерти № … от …».
6. Условия возврата (если применимо) – «Книжка передана без права возврата», либо «Книжка передана в архив организации».
7. Подписи сторон – подпись представителя работодателя, подпись наследника (или его представителя).
8. Печать организации (если требуется по внутренним регламентам).

Пример расписки

РАСПИСКА

г. Москва «15» марта 2026 г.

Я, Петрова Мария Сергеевна, паспорт: 4509 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве г., являюсь наследницей (по завещанию № 12‑2025 от г.) умершего работника Иванова Ивана Ивановича, г. рождения, который работал в ООО «ТехноСервис» с г. по г.

Настоящей распиской подтверждаю, что от организации ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОГРН 1127746578901, в лице директора Сидорова Алексея Петровича, получена трудовая книжка № 123456, серия AB, выданная вышеуказанному работнику.

Основанием для передачи является свидетельство о смерти № 45‑2026 от г., а также свидетельство о праве на наследство № 78‑2026 от г.

Книжка передана в собственность наследницы без права возврата.

Подпись наследницы: ______________________ (Петрова М.С.)

Подпись представителя работодателя: ______________________ (Сидоров А.П.)

Печать организации

Куда передавать расписку?

После подписания расписку необходимо:

• Сохранить один экземпляр в личных делах организации (в разделе «Трудовые документы»).
• Передать второй экземпляр наследнику (или его представителю).
• Если книжка передаётся в архив, приложить копию расписки к актам приёма‑передачи.

Типичные ошибки при оформлении расписки

Что делать, если наследник отказывается принимать трудовую книжку?

В случае отказа наследника от получения книжки работодателю следует:

1. Составить акт отказа (подписанный наследником).
2. Сохранить копию акта в личных делах организации.
3. По желанию работодателя, передать книжку в архив государственного органа (например, в отдел кадров по месту нахождения организации).

Оформление расписки за трудовую книжку умершего работника – важный процесс, который требует внимательности к деталям и строгого соблюдения законодательных требований. Правильно составленная расписка защищает интересы как работодателя, так и наследников, упрощает дальнейшее оформление пенсионных и социальных выплат, а также исключает возможные юридические споры.

Помните, что:

• Все документы, подтверждающие смерть и право наследования, должны быть приложены к расписке.
• Распишка должна содержать полные реквизиты обеих сторон и предмета передачи.
• Соблюдайте внутренние регламенты организации (печать, подписи, порядок хранения).

При правильном подходе процесс передачи трудовой книжки проходит быстро и без осложнений.