Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Записи в ней оформляются в соответствии с законодательством и содержат сведения о приёме, переводе, увольнении, поощрениях и других важных событиях трудовой жизни. Ниже подробно рассмотрена статья и пункт трудового законодательства, регулирующие порядок внесения записей, а также практические рекомендации по их правильному оформлению.

Нормативная база: какая статья и какой пункт регулируют записи

Основной нормативный акт – Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Записи в трудовой книжке регулируются:

• Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка». В ней указано, что трудовая книжка ведётся работодателем и содержит сведения о работе сотрудника.
• Пункт 2 статьи 66 ТК РФ – определяет обязательные сведения, которые должны быть внесены в трудовую книжку при приёме на работу, переводе, увольнении и иных изменениях трудового отношения.
• Пункт 3 статьи 66 ТК РФ – устанавливает порядок внесения записей о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
• Статья 84.1 ТК РФ – касается электронной трудовой книжки (ЭТК) и порядка её ведения.

Кроме того, важными подзаконными актами являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 777н.

Какие пункты записи обязательны?

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ, в трудовой книжке должны быть сделаны записи о следующих событиях:

1. Приём на работу (должность, подразделение, дата приёма).
2. Перевод на другую работу (внутри организации или к другому работодателю).
3. Увольнение (основание, дата, формулировка согласно ст. 81 ТК РФ).
4. Поощрения (награды, благодарности, премии).
5. Дисциплинарные взыскания (выговор, замечание, увольнение за прогул и т.д.).
6. Изменение данных о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).

Каждая запись оформляется отдельным пунктом и содержит:

• Номер записи (последовательный номер в трудовой книжке).
• Дата внесения записи.
• Наименование документа, на основании которого сделан запись (например, приказ о приёме, трудовой договор, акт об увольнении).
• Номер и дата этого документа.
• Содержание записи (должность, подразделение, формулировка увольнения и т.п.).
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (если требуется).

Пошаговая инструкция по внесению записи в бумажную трудовую книжку

1. Подготовьте основание: приказ, распоряжение, трудовой договор или иной документ, подтверждающий событие.
2. Определите номер записи: посмотрите последнюю запись в книжке и присвойте следующий номер.
3. Заполните дату внесения: текущая дата (день, месяц, год).
4. Укажите реквизиты основания: наименование документа, его номер и дата.
5. Формулируйте содержание записи согласно образцам, приведённым в инструкции по заполнению трудовых книжек:
• Приём на работу: «Принят на работу в должность инженера‑конструктора отдела проектирования с «__» __________ 20__ г.».
• Перевод: «Переведён на должность старшего инженера‑конструктора того же отдела с «__» __________ 20__ г.».
• Увольнение по собственному желанию: «Уволен по собственной инициативе в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с «__» __________ 20__ г.».
• Увольнение по инициативе работодателя: «Уволен в связи с сокращением штата в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с «__» __________ 20__ г.».
• Поощрение: «За успешное выполнение плана объявлена благодарность отдела кадров с «__» __________ 20__ г.».
6. Подпись и печать: ответственное лицо ставит подпись, расшифровку и, если требуется, печать организации.
7. Контроль: проверьте отсутствие наложения текста, правильность дат и соответствие формулировок законодательству.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Основные отличия:

• Записи вносятся в личный кабинет работника на портале «Работа в России» через СНИЛС.
• Формат записи регламентирован Приказом Минтруда № 697н: обязательные поля те же, что и в бумажной книжке, но вводятся через форму.
• Подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя).
• Работник может в любой момент выписать выписку из ЭТК в PDF‑формате.
• Ошибки исправляются путем внесения уточняющей записи с ссылкой на ошибочную.

Важно: даже при ведении ЭТК работодатель обязан хранить бумажный дубликат трудовой книжки в течение 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Частые ошибки при внесении записей и как их избежать

• Неправильная формулировка увольнения: часто используют фразы, не соответствующие статье ТК РФ (например, «уволен по собственному желанию» без указания пункта статьи). Решение: всегда указывать конкретный пункт статьи (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• Отсутствие номера и даты основания: без этих данных запись считается недействительной. Решение: вносить номер приказа/договора и его дату.
• Наложение текста: при ручном заполнении строки могут пересекаться. Решение: использовать линейку или шаблон, оставлять достаточный отступ между строками.
• Ошибки в ФИО или дате рождения: приводят к несоответствию данных в других документах. Решение: сверять с паспортом и SNILS перед внесением.
• Несвоевременное внесение записи: запись должна быть сделана не позднее трёх рабочих дней с даты события. Решение: вести журнал приказов и контролировать сроки.

Полезные советы для кадровиков и работников

1. Храните шаблоны типовых записей (приём, перевод, увольнение) в электронном виде – это ускорит работу и снизит риск ошибок.
2. Перед внесением записи сверяйтесь с актуальной версией инструкции по заполнению трудовых книжек (она периодически обновляется).
3. При переходе на электронную трудовую книжку informируйте сотрудников о порядке доступа к личному кабинету и о необходимости подтверждения SNILS.
4. Регулярно проводите внутренний аудит трудовых книжек: проверяйте наличие всех обязательных записей и их соответствие документам.
5. Если обнаружили ошибку, не стирайте и не замазывайте её – внесите уточняющую запись с указанием, что предыдущая запись некорректна, и приложите копию исправляющего документа.

Запись в трудовой книжке – это не просто формальность, а legally значимый факт, влияющий на пенсионное обеспечение, подтверждение стажа и трудовой репутацию работника. Знание соответствующей статьи и пункта трудового законодательства, соблюдение установленного порядка и внимание к деталям позволяют избежать споров и обеспечить прозрачность трудовых отношений; Независимо от того, ведёте ли вы бумажную или электронную трудовую книжку, основные принципы остаются неизменными: точность, своевременность и соответствие нормативным актам.