Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно составить запрос работодателю (или в отдел кадров) о выдаче трудовой книжки (бумажной или электронной), какие нормативные акты регулируют данный процесс и какие детали следует учитывать, чтобы письмо было принято без вопросов.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (ТК) – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, сведения о должностях, заработной плате, отпусках и пр. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в базе СФР. Работник может выбрать бумажный или электронный вариант (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 66‑66.1 – порядок ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» – защита сведений в ТК.
• Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении формы и порядка заполнения электронной трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 2275 «Об организации электронного документооборота в сфере труда».

Когда требуется письмо о выдаче трудовой книжки?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её электронный аналог) в следующих случаях:

1. При приёме на работу (если у работника её нет).
2. При переводе в другое подразделение, если требуется оформить новую запись.
3. При увольнении – работодатель обязан выдать ТК (или её копию) в течение трех дней.
4. По требованию работника в любой момент, если ТК находится у работодателя (например, в случае временного изъятия для проверки).

Кому адресуется письмо?

Письмо может быть направлено:

• Начальнику отдела кадров;
• Директору организации;
• Ответственному за ведение трудовых книжек (например, главному бухгалтеру).

В случае электронного формата письмо может быть отправлено через корпоративную почту или в системе электронного документооборота.

Требования к содержанию письма

Для того чтобы письмо было принято без доработок, в нём должны присутствовать следующие обязательные элементы:

Образец письма о выдаче трудовой книжки

<!-- Шапка письма -->
<h2>ООО «Пример»</h2>
<p>ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10<br>
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67</p>
<p>Дата: </p>

<!-- Адресат -->
<p>Директору отдела кадров<br>
Иванову Ивану Петровичу<br>
ООО «Пример»</p>

<!-- Тема письма -->
<h3>Тема: Запрос о выдаче трудовой книжки</h3>

<!-- Текст запроса -->
<p>Уважаемый Иван Иванович!</p>
<p>Прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с предстоящим увольнением по собственному желанию, запланированным на <b></b>.</p>
<p>Вариант оформления:<br>
- <b>Электронная трудовая книжка</b> (предпочтительно, в системе СФР).<br>
- При невозможности выдачи ЭТК прошу предоставить бумажный вариант.</p>

<p>Мои персональные данные:</p>
<ul>
 <li>ФИО: Петрова Мария Сергеевна</li>
 <li>Дата рождения: </li>
 <li>Табельный номер: 001234</li>
 <li>Дата начала работы в ООО «Пример»: </li>
</ul>

<p>Прошу оформить выдачу в течение трех рабочих дней с даты получения данного письма.</p>

<p>С уважением,<br>
<b>Петрова Мария Сергеевна</b><br>
Подпись: ______________________<br>
Контактный телефон: +7 (912) -45‑67‑89</p>

Пошаговая инструкция по подготовке письма

1. Соберите необходимые данные. Убедитесь, что у вас под рукой есть табельный номер, дата начала работы, желаемый формат ТК;
2. Определите получателя. Обычно это руководитель отдела кадров или директор организации.
3. Выберите форму подачи. Письмо может быть отправлено в бумажном виде, по электронной почте (PDF) или через корпоративную систему документооборота.
4. Составьте текст согласно образцу. Не забудьте указать срок, в течение которого вы ожидаете получить ТК (не более 3‑х дней).
5. Проверьте орфографию и корректность реквизитов. Ошибки могут привести к задержкам.
6. Подпишите письмо. При электронном варианте достаточно электронной подписи (ЭЦП) или сканированной подписи.
7. Отправьте и сохраните копию. Для контроля сроков храните подтверждение отправки (квитанцию, электронный журнал).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли писать письмо, если я хочу получить электронную трудовую книжку?

Да. По ст. 66.1 ТК РФ работник обязан подать письменное заявление (можно в электронном виде) о желании вести ТК в электронном виде. Без заявления работодатель может оформить только бумажный вариант.

Сколько времени у работодателя есть на выдачу ТК?

Согласно ТК РФ – в течение трех рабочих дней с момента получения запроса. При увольнении срок сокращается до одного рабочего дня.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Требуется написать заявление о выдаче дубликата. Работодатель в этом случае заполняет новую ТК, а в ней указывает «замена утраченного экземпляра» и вносит все сведения о предыдущих местах работы.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную ТК?

Да. Одновременное применение допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.

Какие документы могут заменить трудовую книжку при её отсутствии?

Трудовой договор, справки с места работы, выписки из приказов о приёме/увольнении, а также выписка из СФР (для ЭТК) могут служить подтверждением трудового стажа.

Письмо о выдаче трудовой книжки – простой, но важный документ, который помогает сотруднику получить подтверждение своего трудового стажа в нужный момент (при увольнении, переводе, оформлении соц‑выплат). Соблюдение требований к оформлению, указание всех обязательных реквизитов и своевременная отправка позволяют избежать задержек и конфликтов.

Помните: правильное оформление письма – залог быстрой и безболезненной процедуры получения (или замены) трудовой книжки, будь то бумажный или электронный вариант.

Дата последнего обновления статьи: