Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК). Трудовая книжка, основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Переход на электронный формат подразумевает подачу соответствующего заявления от сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие существуют нюансы и что ждет работника после его подачи.
Что такое электронная трудовая книжка и право выбора
Электронная трудовая книжка (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой. Благодаря ЭТК работник может в любой момент посмотреть свой стаж и записи о работе через портал государственных услуг Российской Федерации или профильные приложения.
При этом за сотрудником сохраняется право выбора. Работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажную выдать на руки. Для того чтобы зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее, и требуется соответствующее заявление.
Как составить заявление о переходе на ЭТК
Утвержденной формы заявления о переходе на ЭТК нет. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам для удобства.
Что касается образца заявления на электронную трудовую книжку, то его реквизиты могут быть аналогичны реквизитам заявления о трудовой книжке на бумажном носителе. Разница состоит только в том, что работник излагает иное решение и ссылается на другую статью ТК РФ (ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации).
Структура заявления
- Шапка документа: Генеральному директору ООО «Название» г-ну(же) Ф.И.О. от (Должность, Ф.И.О. работника).
- Название документа: Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (о переходе и ведении трудовой книжки в электронном виде).
- Основная часть: В связи с переходом на электронные трудовые книжки, руководствуясь ст. 66, 66.1 ТК РФ, прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности.
- Дата и подпись работника.
Можно ли изменить решение?
Один из самых частых вопросов: что делать, если работник передумал? Здесь правила следующие:
- Если сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК, изменить своё решение он уже не сможет. Переход является окончательным, и вернуть бумажную трудовую для дальнейшего ведения работодателем не получится.
- А вот работники, которые пока заявление не подали или выбрали бумажные книжки, могут передумать в любой момент и подать заявление о переходе на электронный формат.
Что делает работодатель после получения заявления?
Получив заявление от работника, кадровая служба обязана выполнить ряд действий:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку. В ней необходимо сделать запись о том, что работник написал заявление о переходе на электронную трудовую. Образец записи: «Работником подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 5 ст. 2 Закона от № 439-ФЗ)».
- Заполнить графу 4 раздела «Сведения о работе», где указывается дата заявления работника и номер, под которым оно зарегистрировано в журнале учета.
- Выдать бумажную трудовую на руки. После выдачи трудовой книжки на руки организация-работодатель больше не будет нести ответственность за нее. Факт выдачи подтверждается подписью сотрудника в книге учета движения трудовых книжек.
- Выдать форму СТД-Р. При увольнении сотруднику, выбравшему ЭТК, выдается бланк СТД-Р, сводная информация о трудовой деятельности за время работы у данного работодателя.
Заявление при приеме на работу
Отдельно стоит отметить ситуацию с новыми сотрудниками. Заявление на электронную трудовую книжку при приеме на работу подается в том же порядке. Если новый сотрудник уже перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то он приносит с собой выписку из электронного формата (СТД-Р или сведения из ПФР/СФР), а текущий работодатель продолжает вести его трудовую только в электронном виде.
Важность точности в документах
Даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке, как электронной, так и бумажной, могут привести к отказу в назначении пенсии, ошибкам в расчете стажа или проблемам при трудоустройстве. Поэтому при составлении заявления и внесении записей важно быть предельно внимательным.
Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает учет стажа и доступ к информации о трудовой деятельности. Проще, чем кажется, достаточно лишь грамотно написать заявление. Помните, что выбор за вами: вы можете сохранить бумажный вариант (тогда работодатель будет вести двойной учет) или полностью перейти в цифровое пространство, освободив себя от необходимости хранения бумажного документа.