С 1 января 2021 года в России вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, который ввел возможность ведения трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Однако законодательство сохранило за работниками право на выбор формата — бумажный или электронный. В этой статье подробно разберём, как правильно составить заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, какие требования к нему предъявляются, сроки подачи, последствия выбора и как это влияет на дальнейшую работу с кадровыми документами.
Почему важно подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
Согласно ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ, если работник не подал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, работодатель автоматически начал вести его трудовую книжку в электронном виде. Однако:
- Работник, который не подал заявление до 2020 года, может подать его в любой момент в будущем, и тогда работодатель обязан перейти на бумажное ведение.
- Работник, уже выбравший электронный формат, может в любой момент отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной трудовой книжке, для этого нужно подать новое заявление;
- Если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку — обязательно нужно подать письменное заявление в отдел кадров.
Кто обязан подавать заявление?
Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде подаётся:
- Всем новым сотрудникам, устраивающимся на работу после 1 января 2021 года, если они хотят получать бумажную трудовую книжку.
- Всем действующим сотрудникам, которые до не подали заявление о выборе формата, и теперь хотят сохранить бумажную книжку.
- Сотрудникам, ранее выбравшим электронную трудовую книжку, но решившим вернуться к бумажному варианту.
Важно! Работник не обязан подавать заявление повторно при смене работодателя. Если у него есть бумажная трудовая книжка, оформленная по старым правилам, новый работодатель обязан принять её и продолжать вести в бумажном виде — без дополнительного заявления (ст. 66 ТК РФ).
Как правильно составить заявление?
Заявление не требует строгой формы, но должно содержать обязательные элементы, чтобы иметь юридическую силу. Ниже, структура и рекомендуемый текст заявления.
Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде
<b>Заявление</b>
<p>Генеральному директору <b>[ФИО директора]</b><br>
<b>[Наименование организации]</b><br>
<b>[Адрес организации]</b></p>
<p>От <b>[ФИО сотрудника]</b><br>
Должность: <b>[должность]</b><br>
Табельный номер: <b>[номер]</b></p>
<p>Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.</p>
<p>Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку (если ранее она находилась у работодателя) и в дальнейшем вносить в неё все записи о трудовой деятельности в соответствии с действующим законодательством.</p>
<p>Дата: <b>[дата]</b><br>
Подпись: _______________ <b>[ФИО, расшифровка]</b></p>Ключевые формулировки, которые нужно использовать:
- «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме», основная фраза, обязательная для юридической корректности.
- «В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации», ссылка на норму закона, подтверждающая ваше право.
- «Прошу выдать мне трудовую книжку на руки» — если книжка ещё хранится у работодателя (например, у нового сотрудника или у того, кто ранее выбрал ЭТК).
Не используйте фразы вроде: «Хочу бумажную книжку» или «Не хочу электронную» — они не имеют юридической силы. Только официальная формулировка с ссылкой на закон.
Как подать заявление?
Заявление подаётся в письменной форме одним из способов:
- Лично — передаётся в отдел кадров под роспись в получении (лучший вариант — с отметкой о дате и ФИО получившего).
- Через почту — заказным письмом с уведомлением о вручении (для доказательства факта подачи).
- В электронной форме, через корпоративную систему или электронный документооборот, если это предусмотрено внутренними правилами компании (в этом случае заявление должно быть подписано электронной подписью).
Важно! Сохраните копию заявления с отметкой о приёме — это ваша защита в случае споров.
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику (если она ранее хранилась у работодателя).
- Прекратить ведение ЭТК по данному сотруднику.
- Продолжить вносить записи в бумажную трудовую книжку при каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.
- Не передавать сведения в Пенсионный фонд в формате СЗВ-ТД по этому сотруднику, вместо этого работодатель вносит записи в бумажную книжку, а в ПФР направляются только сведения о трудовом стаже через СЗВ-Стаж.
Важно! Если сотрудник ранее выбирал ЭТК, то при переходе на бумажный формат работодатель обязан выдать ему на руки распечатку всех сведений из ЭТК (форма СТД-Р), это делается в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.
Можно ли изменить решение?
Да, можно! Работник имеет право в любой момент изменить выбор:
- Если вы выбрали бумажную книжку — вы можете подать заявление о переходе на ЭТК.
- Если вы выбрали ЭТК — вы можете подать заявление о возвращении к бумажной книжке.
При этом:
- При переходе на ЭТК — работодатель выдаёт вам бумажную книжку на руки и прекращает её ведение.
- При возврате к бумажной книжке — работодатель выдаёт вам распечатку сведений из ЭТК (форма СТД-Р), а затем начинает вести бумажную книжку.
Нет ограничений по количеству смен формата — закон это разрешает.
Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
Если работодатель отказывается принять заявление или игнорирует его, вы можете:
- Подать заявление заказным письмом с уведомлением, это доказательство факта подачи.
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) с жалобой.
- Подать иск в суд, нарушение права на выбор формата трудовой книжки является нарушением трудового законодательства (ст. 22 ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Нужно ли подавать заявление при трудоустройстве в 2026 году?
Да. С 2026 года переходный период завершён, и все новые сотрудники, желающие получать бумажную трудовую книжку, обязаны подать заявление при приёме на работу.
Вопрос 2: Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?
Если книжка утеряна — работодатель обязан выдать вам новую бумажную трудовую книжку по заявлению, а в неё внести все сведения о трудовой деятельности на основании документов (справки с предыдущих мест работы, выписки из ЭТК и т.д.).
Вопрос 3: Будет ли у меня две трудовые книжки — бумажная и электронная?
Нет. По закону у одного работника может быть только один формат — либо бумажная книжка, либо электронная. При смене формата старая книжка (бумажная или электронная) перестаёт использоваться.
Вопрос 4: Можно ли вести бумажную книжку, если я работаю удалённо?
Да. Формат ведения не зависит от места работы. Даже при удалённой занятости работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки или отправить её заказной почтой.
Выбор формата трудовой книжки — это не просто формальность, а важное решение, влияющее на сохранность ваших трудовых прав. Бумажная трудовая книжка остаётся официальным документом, признаваемым всеми инстанциями — Пенсионным фондом, судами, новыми работодателями. Подача заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде — это ваше законное право, которое нужно реализовать в письменной форме.
Рекомендация: Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку — подайте заявление как можно скорее. Даже если вы устроились на работу в 2026 году, не откладывайте этот шаг. Помните: «Трудовая книжка, это история вашей профессиональной жизни. Храните её надёжно».
При необходимости вы можете скачать бланк заявления и образец заполнения на официальных сайтах:
- КонсультантПлюс
- Контур.Норматив
- Роструд
Не забудьте: ваше заявление — это не просто бумага. Это ваше право, защищённое законом.