В современной российской практике трудоустройства трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и историю трудовой деятельности работника. Однако в реальности встречаются случаи, когда соискатель не может предоставить этот документ — по причине утраты, повреждения, отсутствия ранее оформленной трудовой книжки или потому, что человек никогда не работал по трудовому договору. В таких ситуациях законодательство предусматривает возможность оформления новой трудовой книжки на основании заявления работника. В этой статье подробно разберём, как правильно составить такое заявление, какие юридические последствия оно имеет, и как работодатель должен действовать в таких случаях.
Почему возникает необходимость в заявлении об отсутствии трудовой книжки?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю:
- паспорт;
- трудовую книжку (если она есть);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы об образовании и квалификации;
- справку о наличии (отсутствии) судимости (по требованию работодателя).
Если трудовая книжка отсутствует, работник не может быть отказан в трудоустройстве. Вместо этого работодатель обязан по его письменному заявлению оформить новую трудовую книжку. Это прямая обязанность работодателя, установленная законом. Отказ в оформлении новой книжки — нарушение трудового законодательства.
Основные причины отсутствия трудовой книжки:
- Утрата (потеря) документа;
- Повреждение (порча, выгорание, намокание и т.п.);
- Ранее не оформлялась (например, человек никогда не работал по трудовому договору);
- Работал в иностранной организации, где не велась российская трудовая книжка;
- Работал в сфере, где трудовые отношения не оформлялись официально (например, у частного лица без договора);
- Ошибки в предыдущем оформлении (например, книжка была выдана, но не заполнена).
Как правильно составить заявление об отсутствии трудовой книжки?
Заявление не требует строгой формы, но должно содержать определённые обязательные элементы, чтобы быть юридически значимым. Ниже приведён шаблон заявления, который можно использовать как образец.
Образец заявления об отсутствии трудовой книжки (для нового работника)
Заявление
Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан ________, зарегистрирован по адресу: ________,
сообщаю, что у меня отсутствует трудовая книжка по следующей причине: [указать причину — например: «никогда не работал по трудовому договору» или «трудовая книжка утеряна»].
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в соответствии со статьёй 65 Трудового кодекса Российской Федерации;
[ФИО расшифровка]Важные рекомендации по заполнению:
- Указывайте точную причину — это поможет работодателю правильно оформить документ и избежать вопросов со стороны контролирующих органов.
- Если книжка была утеряна, укажите, когда и где это произошло (если помните), например: «Утеряна в 2020 году при переезде в другой город».
- Если человек никогда не работал — честно укажите: «Нигде не работал(а) по трудовому договору».
- Подпись должна быть собственноручной — печать или электронная подпись не допускаются.
- Заявление подаётся в письменной форме — в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — с отметкой о принятии — у работника.
Что делает работодатель после получения заявления?
Работодатель обязан:
- Принять заявление и зарегистрировать его в журнале входящей документации.
- Оформить новую трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления (согласно Правилам ведения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 225 от ).
- Внести в новую трудовую книжку сведения о трудовой деятельности, которые работник может подтвердить документально (например, справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, приказы, трудовые договоры).
- Если работник не может подтвердить стаж — в трудовую книжку вносятся только сведения о трудоустройстве в данной организации.
- Ознакомить работника под роспись с внутренними локальными актами: ПВТР, должностной инструкцией, коллективным договором, правилами охраны труда и т.д.
Важно!
Если работник ранее работал, но не может подтвердить стаж — работодатель не вправе требовать от него доказательства (например, справки с бывших работодателей). В этом случае в трудовую книжку вносятся только сведения о работе в текущей организации. Все предыдущие периоды могут быть подтверждены позже через Пенсионный фонд РФ или суд.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку и не написал заявление?
Если работник пришёл на работу, но не предоставил трудовую книжку и не написал заявление, работодатель должен:
- Письменно (в форме служебной записки или устно с фиксацией) запросить у работника трудовую книжку или заявление об её отсутствии.
- Составить акт об отсутствии трудовой книжки — это официальный документ, подтверждающий, что работник не представил документ, несмотря на требование работодателя.
Образец акта об отсутствии трудовой книжки:
АКТ
об отсутствии трудовой книжки при трудоустройстве
г. _______________ «___» ___________ 2025 г.
В ________________________ (наименование организации) при поступлении на работу «___» ___________ 2025 г. работник [ФИО полностью] не представил трудовую книжку.
При этом работник не предоставил письменного заявления об отсутствии трудовой книжки.
На основании вышеизложенного, составлен настоящий акт.
С работником ознакомлен под роспись: _________________________
[ФИО, подпись]
Составил: _________________________
[ФИО, должность, подпись]Акт необходим для внутреннего документооборота и может быть использован в случае проверки трудовой инспекцией.
Особенности для лиц, не работавших ранее
Нередко на работу приходят студенты, выпускники вузов, домохозяйки, пенсионеры, которые никогда не работали по трудовому договору. В этом случае заявление формулируется иначе:
Заявление
Я, [ФИО полностью], ранее не работал(а) по трудовому договору, не состоял(а) на учёте в органах занятости, не осуществлял(а) предпринимательскую деятельность, не был(а) индивидуальным предпринимателем.
Трудовая книжка у меня отсутствует.
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в соответствии со статьёй 65 Трудового кодекса РФ.
Такое заявление позволяет работодателю без лишних вопросов оформить трудовую книжку и начать ведение трудового стажа с первого дня работы в организации.
Юридические риски при отсутствии трудовой книжки
Если работодатель не оформляет новую трудовую книжку при отсутствии у работника оригинала, это нарушение статьи 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штрафы:
- для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, отсутствие трудовой книжки может повлиять на:
- начисление отпускных и больничных (если стаж не подтверждён);
- получение пособий (например, по уходу за ребёнком — в этом случае в заявлении на пособие указывается: «не работаю по трудовому договору»);
- пенсионные права — если стаж не будет подтверждён, он не засчитается в страховой стаж.
- Отсутствие трудовой книжки — не повод отказывать в трудоустройстве. Закон обязывает работодателя оформить новую книжку по заявлению работника.
- Заявление должно быть письменным, подписано лично и содержать причину отсутствия документа.
- Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 3 рабочих дней.
- Если работник не предоставил книжку и не написал заявление — составьте акт об отсутствии документа.
- Для лиц, никогда не работавших — заявление должно содержать фразу: «никогда не работал(а) по трудовому договору».
- Нарушение этих правил влечёт административную ответственность.
Правильное оформление заявления об отсутствии трудовой книжки — это не формальность, а важный шаг к легализации трудовых отношений, защите прав работника и соблюдению законодательства работодателем.
Если вы — работник: не бойтесь прийти с заявлением. Ваше право на труд гарантировано Конституцией РФ и Трудовым кодексом.
Если вы — работодатель: действуйте в рамках закона — оформите книжку, не создавайте лишних препятствий. Это снизит риски и повысит доверие к вашей компании.
Важно помнить: закон защищает не только работодателя, но и работника — и правильное оформление документов, залог стабильных и честных трудовых отношений.