Трудовая книжка – это основной документ, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника: приём на работу, перевод, увольнение, получение дополнительного образования и т.д. Для внесения любой из этих записей в книгу необходимо подать заявление работодателю. Ниже приведены подробные сведения о том, как правильно составить заявление, какие сведения в нём должны присутствовать, где можно получить шаблоны и как оформлять электронную трудовую книжку.

Что такое заявление в трудовую книжку?

Заявление в трудовую книжку – это письменный запрос работника (или его представителя) к работодателю о внесении в книгу определённой записи. К таким заявлениям относятся:

• заявление о приёме на работу;
• заявление о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• заявление об увольнении (с указанием причины и даты);
• заявление о восстановлении в должности после временного освобождения;
• заявление о начислении дополнительных выплат и т.д.

В заявлении обязательно указываются:

1. ФИО работника;
2. дата и место составления;
3. текст запроса (с указанием конкретной записи, которую необходимо внести);
4. подпись автора заявления;
5. дата и подпись руководителя (приёмной комиссии).

Как правильно оформить заявление?

В официальных документах не предусмотрена специальная форма для заявления в трудовую книжку, поэтому его можно написать в произвольной форме. Однако для удобства и соблюдения формальностей рекомендуется использовать готовый шаблон, который можно скачать с официальных сайтов или написать вручную.

Структура заявления

Пример типичного заявления:

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон]

Заявление

Я, [ФИО], работник [должность], прошу внести в трудовую книжку следующую запись:

[Конкретная запись, например: "Приём на работу в должности [должность] с [дата]"]

Подпись: ___________

Если заявление подаётся в электронном виде, то в конце документа указывается электронная подпись (если она предусмотрена в системе).

Где подать заявление?

• В бумажном варианте – в отдел кадров или в непосредственного руководителя;
• В электронном варианте – через портал «Электронная кадровая система» (если он у организации активирован) либо через электронную почту с приложением PDF‑файла.

Сроки подачи

Сроки зависят от характера записи:

• Приём на работу – заявление подаётся в день приёма;
• Увольнение – обычно за две недели до предполагаемой даты ухода, но в некоторых случаях можно подать и позже, если это предусмотрено договором;
• Перевод – за 5–7 дней до даты перевода;
• Восстановление – в день, когда работник возвращается в должность.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять электронную трудовую книжку. Однако в некоторых ситуациях допускается одновременное ведение бумажной и электронной версии, если работник не отказался от бумажной книжки.

Шаблоны и образцы заявлений

Существует множество готовых шаблонов, которые можно скачать с официальных сайтов:

• Домашний‑юрист.ру – шаблоны заявлений о приёме, переводе, увольнении;
• Docspapers.ru – бесплатные образцы без регистрации;
• Форма 24-ФСС РФ – для заявлений о компенсации и возврате излишних взносов.

Если вы предпочитаете писать заявление вручную, убедитесь, что текст читаемый, а подпись подписана внизу. Для печатного варианта используйте обычный лист бумаги формата А4.

Как проверить правильность заявления?

1. Проверьте, что ФИО, должность и даты указаны корректно;
2. Убедитесь, что в заявлении нет опечаток и ошибок;
3. Подпишите заявление и поставьте дату;
4. Проверьте, что заявление передано в отдел кадров или руководителю;
5. Получите копию записи в трудовой книжке (если это возможно в электронном виде).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление о переводе без предварительного согласования? – Обычно перевод согласуется с руководством, но заявление можно подать после согласования.
• Что делать, если заявление не было принято? – Обратитесь в отдел кадров, уточните причину отказа и исправьте ошибки.
• Можно ли отозвать заявление? – Да, если запись ещё не внесена в книгу, можно подать заявление об отзыве.
• Нужна ли копия заявления? – Рекомендуется хранить копию для личного архива.

Заявление в трудовую книжку – это важный документ, который фиксирует изменения в трудовом статусе работника. Правильное оформление, соблюдение сроков и использование готовых шаблонов помогут избежать ошибок и ускорить процесс внесения записей. Не забывайте, что с 2021 года электронная трудовая книжка обязательна, но в некоторых случаях допускается двойной режим. Следуйте указанным рекомендациям, и ваш трудовой статус будет корректно отражён в официальных документах.