В 2026 году кадровое делопроизводство в России достигло финальной стадии перехода на цифровые рельсы. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на это, бумажный документооборот в сфере трудовых отношений не исчез полностью: возникают ситуации, требующие выдачи книжки на руки, оформления дубликатов, получения сведений о стаже или первичного оформления бумажного бланка для определенных категорий работников.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составлять заявления на различные действия с трудовыми книжками, и предоставим актуальные образцы.
Почему важно правильно оформлять заявления?
Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим стаж работника. Ошибки в заявлениях могут привести к:
- Задержкам в получении пенсии.
- Проблемам при оформлении кредитов или виз.
- Юридическим спорам между работником и работодателем.
- Штрафам для организации со стороны трудовой инспекции.
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1), все действия с трудовой книжкой (выдача, внесение записей, переход на электронный формат) должны быть документально зафиксированы.
—
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Хотя основной переходный период завершен, для работников, которые ранее не подавали заявление о выборе формата (бумажный или электронный), и для тех, кто впервые поступает на работу в 2026 году, вопрос формата остается актуальным.
Кому нужно: Сотрудникам, желающим продолжить ведение бумажной трудовой книжки, или тем, кто хочет отказаться от бумажной в пользу электронной.
Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера отдела продаж
Петровой Анны Сергеевны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.
Я проинформирован(а) о том, что с 2026 года работодатели обязаны сдавать отчетность преимущественно в электронном виде, но имею право хранить бумажный оригинал.
Подпись: _____________ /Петрова А.С./
Важные нюансы:
- Если сотрудник не подал заявление о выборе бумажной формы до конца 2025 года, работодатель вел его стаж только в электронном виде.
- Заявление подается в отдел кадров в двух экземплярах (один с отметкой о приеме остается у работника).
—
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки
Работник имеет право получить свою трудовую книжку временно (для оформления пенсии, визы, кредита) или постоянно (при увольнении).
Ситуация А: Временная выдача (для подтверждения стажа)
Согласно законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней.
Директору ЗАО «СтройМаш»
Сидорову И.И.
от инженера-технолога
Кузнецова Дмитрия Олеговича
Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд Российской Федерации с целью подтверждения страхового стажа для назначения пенсии.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров в течение 3 (трех) рабочих дней после получения запрашиваемых сведений.
Подпись: _____________ /Кузнецов Д.О./
Отметка о получении трудовой книжки:
Трудовую книжку получил(а) «___» ______ 20__ г. Подпись: _______
Отметка о возврате трудовой книжки:
Трудовую книжку вернул(а) «___» ______ 20__ г. Подпись: _______
Ситуация Б: Выдача при увольнении
При увольнении трудовая книжка выдается в последний день работы. Хотя отдельное заявление часто не требуется (достаточно приказа об увольнении), в некоторых организациях принято писать заявление на выдачу, особенно если книжка хранится не в офисе, а в архиве.
Ключевые моменты:
- В заявлении указывается причина: «в связи с увольнением».
- Работник расписывается в журнале учета движения трудовых книжек.
—
Заявление на оформление новой трудовой книжки (взамен утраченной или испорченной)
Если трудовая книжка потеряна, украдена или пришла в негодность (залита, порвана, сгорела), работник должен написать заявление на выдачу дубликата или новой книжки.
Важно: С 2026 года, если у работника не было бумажной трудовой или она утеряна, работодатель может не заводить новую бумажную, а вести стаж только в электронном виде, если работник не настаивает на бумажном носителе. Однако по требованию работника бумажный бланк должен быть оформлен.
Образец заявления при утере трудовой книжки
Руководителю ООО «Альфа-Сервис»
Морозовой Е.В.
от бухгалтера
Смирновой Ольги Петровны
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой прежней.
Моя трудовая книжка серии АБ № 1234567 была утеряна при переезде на новое место жительства (дата утраты: ). К настоящему заявлению прилагаю справку из полиции о регистрации заявления о пропаже документов (если имеется) или объяснительную записку.
Оформление новой трудовой книжки прошу произвести за мой счет (если это первое место работы или по согласованию сторон).
Подпись: _____________ /Смирнова О.П./
Что делать работодателю:
Принять заявление.
Издать приказ о выдаче новой трудовой книжки.
Внести запись в новую книжку: «Дубликат. Трудовая книжка взамен утраченной».
Записи о стаже до утраты вносятся только на основании документов от предыдущих работодателей (справки, архивные выписки).
—
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (для ЭТК)
Даже при наличии электронной трудовой книжки, работник может запросить у текущего или бывшего работодателя выписку (форма СТД-Р) о своей трудовой деятельности.
Генеральному директору ООО «ТехноПрогресс»
Волкову А.А.
от системного администратора
Григорьева Максима Игоревича
Подано письменное заявление (ФИО: Григорьев М.И.) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).
Прошу предоставить заверенную выписку (форма СТД-Р) о моей трудовой деятельности в данной организации за период с по настоящее время.
Способ получения:
На бумажном носителе (заверенная копия).
В электронном виде (подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью).
Подпись: _____________ /Григорьев М.И./
Резолюция работодателя:
Заявление принято. Сведения будут предоставлены в срок до «___» ______ 20__ г.
ФИО и подпись начальника отдела кадров: _____________
Печать организации.
Сроки предоставления:
- Работающим сотрудникам: не позднее 3 рабочих дней.
- Уволенным сотрудникам: в день увольнения или не позднее 3 рабочих дней после получения запроса (если запрос поступил после увольнения).
—
Частые ошибки при заполнении заявлений
Отсутствие даты и подписи: Документ без даты и живой подписи не имеет юридической силы.
Не указана цель: Для временной выдачи книжки обязательно нужно указать, куда и зачем она требуется (ПФР, банк, консульство).
Неверное адресование: Заявление пишется на имя руководителя организации (генерального директора), даже если сдаете его в отдел кадров.
Игнорирование электронного формата: В 2026 году важно указывать, в каком виде работник хочет получить сведения (бумажном или электронном), особенно для формы СТД-Р.
В 2026 году взаимодействие с трудовыми книжками стало более гибким, но сохранило строгие требования к документированию. Правильно составленное заявление — это гарантия того, что ваши права на подтверждение стажа, получение пенсии или новой работы не будут нарушены из-за бюрократических проволочек.
Рекомендации:
- Всегда оставляйте себе копию заявления с отметкой о регистрации входящего документа.
- При утере трудовой книжки начинайте восстановление сразу же, собирая справки с предыдущих мест работы.
- Следите за актуальностью бланков, так как формы отчетов (СЗВ-ТД, СТД-Р) могут обновляться законодателем.
Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под вашу конкретную ситуацию и требования вашей организации.