Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное оформление при увольнении, переводе или других изменениях в трудовой деятельности имеет юридическое значение. Неправильно списанная запись может привести к проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве или получении социальных льгот. В этой статье мы подробно разберём, как правильно списать трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от .

Когда требуется списание записи в трудовой книжке?

Списывание записи — это аннулирование ранее сделанной записи о приёме на работу, переводе или увольнении. Оно производится только в случае ошибки в оформлении. К основным случаям, требующим списания, относятся:

• Ошибочная запись о приёме на работу (например, неверная дата, должность, наименование организации);
• Запись о приёме, сделанная на основании недействительного приказа;
• Запись о увольнении, оформленная с нарушением процедуры (например, без согласия работника или без оформления приказа);
• Дублирование записи (две записи о приёме на одну и ту же должность);
• Запись, сделанная по ошибке (например, при смене фамилии, если запись была сделана до оформления документов).

Важно! Списывание не применяется, если работник уволен по законным основаниям, даже если он позже был восстановлен судом — в этом случае делается новая запись, а не списание предыдущей.

Как правильно списать запись в трудовой книжке: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите, что запись подлежит списанию

Проверьте, действительно ли запись содержит ошибку. Если работник был принят по ошибке (например, на должность, которой не существовало), или дата указана неверно, это основание для списания. Если же запись сделана правильно, но работник позже уволился и снова устроился, списывать ничего не нужно.

Шаг 2: Оформите внутренний приказ

Работодатель обязан издать приказ об аннулировании записи в трудовой книжке. Приказ должен содержать:

• Наименование организации;
• Номер и дату приказа;
• Основание для списания (например, «в связи с ошибкой при оформлении записи о приёме на работу от »);
• Ссылку на документ, подтверждающий ошибку (например, копия приказа о приёме, исправленная кадровая справка);
• ФИО работника и его табельный номер;
• Номер и дата записи, подлежащей списанию.

Пример формулировки в приказе:

«В связи с ошибкой при оформлении записи о приёме на работу от (запись № 12), внесённой с нарушением требований Трудового кодекса РФ, приказом от № 45, приказом от № 87 аннулировать запись о приёме на работу от ».

Шаг 3: Внесите запись о списании в трудовую книжку

Запись о списании вносится в ту же графу, где была допущена ошибка. Порядок внесения:

1. Укажите номер записи, которую нужно списать (например, «Запись № 12»).
2. Напишите: «Запись № 12 аннулирована».
3. Укажите дату аннулирования, дата издания приказа.
4. Укажите основание: «На основании приказа № 87 от ».

Важно! Запись о списании не зачёркивается, не исправляется и не закрашивается; Она оформляется как новая, корректная запись. Зачёркивание — это нарушение!

Шаг 4: Подпишите и скрепите запись

Запись о списании должна быть:

• Подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем);
• Скеплена печатью организации (если она используется);
• Заверена подписью работника (если он присутствует при внесении записи).

Если работник уже уволен и не может присутствовать, запись вносится по его письменному запросу, и копия приказа направляется ему заказным письмом с уведомлением.

Шаг 5: Сохраните документы

Все документы, связанные со списанием, должны храниться в архиве организации не менее 75 лет:

• Приказ об аннулировании записи;
• Копия трудовой книжки с записью о списании;
• Документы, подтверждающие ошибку (оригиналы приказов, договоры, акты).

Что делать, если запись уже внесена в электронную трудовую книжку?

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В случае ошибки в ЭТК:

• Работодатель подаёт в Пенсионный фонд РФ (ПФР) заявление об исправлении ошибки;
• ПФР в течение 5 рабочих дней вносит исправления;
• Работник может проверить корректность данных через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Важно: в электронной трудовой книжке записи не «списываются», а исправляються с указанием причины и даты внесения исправления.

Что будет, если списать неправильно?

Неправильное списание записи может привести к:

• Отказу в назначении пенсии из-за несоответствия стажа;
• Спорам с бывшим работодателем;
• Проблемам при трудоустройстве в новой организации;
• Штрафам со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ).

Частые ошибки при списании

1. Зачёркивание записи — строго запрещено. Это делает документ недействительным.
2. Использование корректора или белого исправителя — недопустимо, даже если запись сделана карандашом.
3. Отсутствие приказа — без официального документа списание не имеет юридической силы.
4. Неправильная формулировка — вместо «аннулирована» пишут «снята», «исправлена» — это ошибка.
5. Списывание без согласия работника, если работник ещё трудоустроен, его необходимо уведомить и получить подпись.

Чтобы правильно списать запись в трудовой книжке, запомните три главных правила:

1. Только по приказу — без внутреннего документа ничего не делается.
2. Только аннулирование — никаких зачёркиваний, исправлений, закрашиваний.
3. Только с указанием основания — дата приказа, его номер, причина ошибки.

Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто формальность. Это ваша история трудовой жизни, и она должна быть точной, чистой и законной. Не рискуйте, действуйте по правилам!

Совет профессионала: Если вы не уверены, нужно ли списывать запись — лучше проконсультироваться с юристом по трудовому праву или в местном отделении Роструда. Лучше переплатить за консультацию, чем потерять годы стажа из-за ошибки в книжке.

© 2026. Информация актуальна на . Статья составлена на основе Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства РФ № 225 и методических рекомендаций Минтруда России.