Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Часто для получения кредита‚ оформления визы или подачи документов в различные госорганы требуется предоставить не саму трудовую книжку‚ а её заверенную копию․ Согласно статье 62 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать такую копию в течение трех дней с момента получения заявления от сотрудника․

Важнейшим этапом оформления многостраничной копии является её прошивка и заверение сшива․ Ошибки в этой процедуре могут привести к тому‚ что банки или государственные учреждения откажутся принимать документ․ В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно сшить и заверить копию трудовой книжки по актуальным требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2025․

Подготовка копии трудовой книжки

Прежде чем сшивать и заверять документ‚ необходимо правильно снять копии:

• Полнота: Копируются все развороты трудовой книжки‚ начиная с ьного листа‚ где указаны ФИО и данные работника‚ и заканчивая последним разворотом‚ где есть записи (даже если они незаполнены)․
• Качество: Копии должны быть четкими‚ без искажений‚ нечитаемых фрагментов и обрезанных краев текста․
• Отметка о текущей работе: На последней странице копии‚ после последней записи о приеме на работу‚ обязательно делается надпись: «Работает по настоящее время»․

Как правильно прошить копию трудовой книжки

Если копия трудовой книжки состоит из нескольких листов‚ её необходимо прошить․ Это делается для того‚ чтобы исключить подмену или изъятие листов․

Пошаговый процесс сшивания:

1. Выравнивание: Аккуратно сложите все скопированные листы в строгой хронологической последовательности и выровняйте их по левому краю․
2. Прокалывание: На левом поле‚ отступив 1‚5–2 см от края текста‚ сделайте 3 отверстия (обычно по вертикали: сверху‚ посередине и снизу)․
3. Прошивание: Проденьте прочную нить (лучше использовать суровые или капроновые нити) с иглой через отверстия․ Оптимальная схема прошивки — сверху вниз‚ затем снизу вверх‚ и снова сверху вниз‚ чтобы концы нити вышли в одном (обычно центральном) отверстии․
4. Связывание: Оставьте концы нити длиной около 5–7 см и завяжите их в узел․
5. Наклейка: На место узелка (с обратной стороны последнего листа сшива) наклейте небольшой лист бумаги (наклейку)․ Наклейка должна закрывать узелок и часть нитей‚ выходящих за пределы наклейки․

Заверение сшива: требования ГОСТ

Именно на наклейке‚ которая фиксирует нить сшива‚ размещается заверительная надпись․ Требования к её оформлению строго регламентированы национальным стандартом ГОСТ Р 7․0․97-2025․

Что должно быть указано на заверительной надписи сшива:

На наклейке с обратной стороны последнего листа документа необходимо указать:

• Количество листов в сшиве (цифрами и прописью‚ например: «Прошито‚ пронумеровано и скреплено печатью 10 (десять) листов»)․
• Должность лица‚ заверившего документ․
• Подпись заверившего лица․
• Расшифровку подписи (инициалы‚ фамилия)․
• Дату заверения․
• Оттиск печати организации (или печати кадровой службы)․ Важно: печать должна частично захватывать наклейку‚ нить и подпись заверяющего лица‚ но при этом не должна закрывать саму подпись и текст заверительной надписи․

Заверение каждого листа или сшива целиком?

Согласно действующим правилам‚ заверить копию трудовой книжки можно двумя способами:

1. Постраничное заверение: На каждом листе ставится отметка «Верно»‚ должность‚ подпись‚ расшифровка подписи и дата․ Печать ставится на каждом листе․ В этом случае сшив не требует дополнительной заверительной надписи на наклейке (достаточно просто прошить)․
2. Заверение сшива целиком: Если вы не ставите печати и отметки на каждой странице‚ вы обязаны прошить документ‚ пронумеровать листы и оформить заверительную надпись на наклейке сшива‚ как описано выше․

Для банков и крупных организаций предпочтительным и более надежным считается второй вариант (прошивка и заверение сшива целиком)‚ так как он исключает возможность подмены отдельных листов․

Делегирование права заверения

Часто возникает вопрос: кто имеет право заверять копии и сшивы трудовой книжки? По умолчанию это делает руководитель организации․ Однако на практике эту функцию делегируют:

• Специалисту по кадрам;
• Главному бухгалтеру;
• Секретарю или делопроизводителю․

Чтобы сотрудник имел законное право заверять документы‚ необходимо:

1. Закрепить это право в локальном нормативном акте (ЛНА) организации (например‚ в Положении о кадровой службе или Инструкции по делопроизводству)․
2. Издать приказ о наделении сотрудника полномочиями по заверению копий․
3. Либо оформить доверенность на право подписи и заверения документов от имени организации․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ЭЦП

С переходом на электронные трудовые книжки процедура заверения также претерпела изменения․ Если работник в заявлении просит предоставить копию в электронном виде‚ а предприятие обладает технической возможностью‚ документ удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя․ В этом случае прошивка физического документа не требуется‚ а юридическая значимость обеспечивается средствами криптографической защиты․

Частые ошибки при заверении сшива

Чтобы документ не был возвращен из-за неправильного оформления‚ избегайте следующих ошибок:

• Нечитаемые копии — текст должен быть контрастным и легко читаемым․
• Отсутствие надписи «Работает по настоящее время» — без этой фразы банк или госорган не поймет‚ актуальна ли информация․
• Неправильное расположение печати — если печать не захватывает нити прошивки и наклейку‚ сшив считается незащищенным от подмены листов․
• Заверение неуполномоченным лицом, подпись лица‚ не имеющего соответствующих полномочий (без приказа или доверенности)‚ делает документ недействительным․
• Нарушение сроков выдачи — помните‚ что по закону у работодателя есть всего 3 рабочих дня на оформление и выдачу копии․

Заверение сшива копии трудовой книжки, процесс‚ требующий внимательности и строгого соблюдения ГОСТов․ Правильно прошитый документ с корректной заверительной надписью на наклейке‚ скрепленный печатью и подписью уполномоченного лица‚ гарантирует‚ что копия будет принята любой инстанцией без лишних вопросов․ Всегда проверяйте наличие отметки о текущей работе и следите за тем‚ чтобы печать надежно фиксировала нити сшива․