Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. На её ьном листе фиксируется дата заполнения, которая имеет важное юридическое значение. Вопрос «какую дату ставить?» часто вызывает сомнения, особенно у тех, кто впервые оформляет книжку. Ниже приведены подробные правила, рекомендации и примеры, основанные на действующих нормативных актах и практических советах.
Что такое дата заполнения?
Дата заполнения – это фактическая дата, когда в ьном листе трудовой книжки (или вкладыше) внесены сведения о сотруднике и оформлена первая запись. Она фиксируется в момент, когда работодатель заверяет данные подписью и печатью (если печать предусмотрена организацией).
Где ставится дата?
- В графе «Дата заполнения» ьного листа трудовой книжки.
- В графе «Дата заполнения вкладыша» при оформлении вкладыша в существующую книжку.
Кому и когда нужна дата заполнения?
Дата заполнения ставится:
- При первом приёме работника на работу.
- При оформлении вкладыша в трудовую книжку, если работник уже имеет книжку, но нуждается в дополнительном месте для записи.
- При выдаче дубликата трудовой книжки (в этом случае дата заполнения дубликата – дата его выдачи).
Какую дату ставить?
Согласно Постановлению Правительства РФ от г. № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, на ьном листе указывается фактическая дата оформления – то есть дата, когда работодатель подписал и заверил запись. Это не дата приёма на работу, а дата, когда была оформлена первая запись.
Пример 1 – первый приём
Работник был принят на работу 20 мая 2025 г. Однако его трудовая книжка оформлена 25 мая 2025 г. (первый рабочий день, в котором работодатель смог подписать документ). В ьном листе будет:
Дата заполнения:
Пример 2 – вкладыш
Работник уже имеет книжку, но требуется вкладыш. Вкладка оформлена 10 июня 2026 г. В графе «Дата заполнения вкладыша» указывается .
Пример 3 – дубликат
Дубликат трудовой книжки выдан 15 апреля 2026 г. На ьном листе дубликата будет дата .
Формат даты
- Число и месяц – двузначные (01‑31, 01‑12).
- Год – четырёхзначный.
- Писать арабскими цифрами: .
- Никаких буквенно‑цифровых сокращений (например, «1 июл. 2025 г.») в ьном листе не допускается.
Что делать при ошибке?
Если дата была записана неверно, необходимо:
- Сделать зачеркивание неверной даты.
- Ввести правильную дату в правой части строки.
- Подписать и заверить запись подписью уполномоченного лица и печатью (если печать предусмотрена).
- Сохранить копию исправления в личном деле работника.
Важно: в случае исправления даты на ьном листе работодатель несёт ответственность за точность данных.
Специальные случаи
Временный перевод в постоянный
При признании временного перевода постоянным в разделе «Сведения о работе» ставится дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с переводом. На ьном листе дата заполнения остаётся датой оформления первой записи.
Трудовая книжка образца 1938 г.
В книжках образца 1938 г. допускается запись даты в формате « г.». Однако в современных книжках такой формат не используется.
Совместительство и вахтовый метод
При оформлении записей о совместительстве или вахтовом методе даты указываются в соответствии с фактическими датами начала работы. На ьном листе дата заполнения остаётся датой оформления первой записи.
Практические рекомендации
- Проводите заполнение в присутствии работника в течение недели со дня приёма на работу.
- Проверяйте, чтобы все реквизиты (ФИО, дата рождения, образование, профессия) точно соответствовали документам, представленным работником.
- Не ставьте нули перед числами, если это не требуется (например, – корректно, – некорректно).
- Используйте только арабские цифры в датах.
- В случае сомнений – обратитесь к инструкции «Порядок заполнения трудовых книжек» (Постановление № 225).
Дата заполнения трудовой книжки – это фактическая дата оформления первой записи. Она фиксируется в ьном листе (или в графе заполнения вкладыша) и должна быть записана арабскими цифрами в формате DD.MM.YYYY. При ошибках необходимо исправлять запись зачеркиванием и новой датой, заверяя подписью и печатью. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документа и защиту прав работника.
Для более подробной информации можно обратиться к:
- КонсультантПлюс – раздел «Трудовая книжка».
- Постановление Правительства РФ от г. № 225.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена 2026 г.).
- Сайт Роструда – раздел «Трудовая книжка».