Водитель-экспедитор — это уникальная должность, сочетающая в себе функции управления транспортным средством и материальной ответственности за сопровождение и сохранность груза. При приеме на работу такого сотрудника кадровику или руководителю необходимо грамотно оформить все документы, включая трудовой договор, должностную инструкцию и, конечно же, трудовую книжку; Именно о том, как правильно внести запись в трудовую книжку водителя-экспедитора, пойдет речь в данной статье.
Общие требования к ведению трудовых книжек
Несмотря на то, что в 2026 году активно применяется электронная трудовая книжка (ЕФС-1), бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех сотрудников, которые не отказались от их ведения. Поэтому важно соблюдать актуальные правила:
- Записи вносятся аккуратно, без помарок и сокращений.
- Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) работодателя.
- Запись должна точно соответствовать штатному расписанию и трудовому договору.
Как правильно указать должность: «водитель» или «водитель-экспедитор»?
Одна из главных ошибок при заполнении — указание в трудовой книжке просто должности «водитель» или «экспедитор», если по штатному расписанию и трудовому договору значится «водитель-экспедитор».
Очень важно: наименование должности в трудовой книжке должно строго совпадать с наименованием в штатном расписании и трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Разделение этих функций недопустимо, так как:
- Код ОКЗ: Должность «водитель-экспедитор» имеет несколько вариантов кодов ОКЗ (например, 3331.0, 8332.9 или 8322.6). Выбор кода зависит от реальных обязанностей: если управление транспортом первично, применяется один код, если экспедирование — другой. В трудовой книжке коды не указываются, но они критически важны для отчетов в ПФР и ФСС.
- Материальная ответственность: Экспедитор несет полную индивидуальную материальную ответственность за вверенный груз. Если в трудовой записано просто «водитель», привлечь его к полной материальной ответственности за недостачу груза будет юридически невозможно.
- Совместительство: Согласно ст. 329 ТК РФ, водитель не может заключать договор по совместительству, если вторая работа также связана с управлением транспортными средствами. Правильная запись помогает отследить этот запрет.
Пошаговый образец заполнения трудовой книжки водителя-экспедитора
Рассмотрим стандартную ситуацию: прием на работу водителя-экспедитора грузового автомобиля. В разделе «Сведения о работе» заполняються следующие графы.
Шаг 1: (Графа 3)
В виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя или индивидуального предпринимателя.
Пример: Общество с ограниченной ответственностью «ТрансЛогистика» (ООО «ТрансЛогистика»)
Шаг 2: Заполнение граф
После заголовка вносятся данные о приеме на работу:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (например, 11).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу (например, ).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Вноситься сама запись. Обязательно нужно указать структурное подразделение (если оно есть), должность в точном соответствии со штатным расписанием, а также характер работы (по основному месту работы, в порядке перевода и т.д.).
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ или распоряжение работодателя, его дата и номер.
Образец заполнения (визуальная схема)
Графа 1 | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание)
11 | 17 04 2026 | Принят в логистический отдел на должность водителя-экспедитора грузового автомобиля по основному месту работы. | Приказ от № 12-к
Важные нюансы для Графы 3:
- Если водитель-экспедитор принимается для работы на конкретном автомобиле, это можно указать в записи или в трудовом договоре (например: «Принят на должность водителя-экспедитора грузового автомобиля (категория С)»).
- Слова «по основному месту работы» желательно указывать, чтобы избежать путаницы с совместительством.
Сопутствующие документы: на что опираться при заполнении
Чтобы запись в трудовой книжке была законной и корректной, она должна опираться на правильно оформленный пакет документов:
- Трудовой договор с водителем-экспедитором. В нем должны быть прописаны: место работы, дата начала работы, трудовая функция (водитель-экспедитор), условия оплаты труда, режим труда и отдыха, а также условие о материальной ответственности. Вы можете скачать образец такого договора (он предоставляется в форматах DOC, PDF, RTF, ODT, XLS на профильных юридических сайтах), однако помните, что любой скачанный бланк нуждается в юридически грамотной адаптации под нужды вашей организации.
- Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или локальная). Именно его реквизиты заносятся в 4-ю графу трудовой книжки.
- Должностная инструкция водителя-экспедитора. Хотя в трудовую книжку данные из нее не вписываются, она является важнейшим локальным нормативным актом (ЛНА). В ней прописываються обязанности по управлению ТС, оформлению путевых листов, экспедированию грузов, а также соблюдению Инструкции по охране труда для водителя-экспедитора.
- Заявление о приеме на работу. На основании заявления и подписанного трудового договора издается приказ.
Запись об увольнении водителя-экспедитора
При увольнении в трудовой книжке делается ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Например, при увольнении по собственному желанию:
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ от № 45-к
Ниже записи об увольнении ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать работодателя (при наличии) и подпись самого работника.
Правильное заполнение трудовой книжки водителя-экспедитора — это не просто формальность, а гарантия того, что у работника не возникнет проблем с подтверждением стажа и специфики работы, а у работодателя — проблем с трудовой инспекцией и проверяющими органами. Главное правило — точное соответствие наименования должности штатному расписанию и трудовому договору, а также обязательное отражение специфики должности (совмещение функций водителя и экспедитора). Используйте актуальные образцы договоров и должностных инструкций на 2026 год, чтобы минимизировать кадровые риски.