В условиях экономической нестабильности вопрос сокращения персонала становится все более актуальным. Согласно данным за первое полугодие 2025 года, число компаний в России, планирующих оптимизацию штата, выросло более чем на треть. В такой ситуации критически важно соблюдать букву закона, особенно при внесении записей в трудовые книжки сотрудников. Любая ошибка в формулировке может привести к признанию увольнения незаконным в суде и восстановлению работника с выплатой компенсации.

Самое главное помнить, что формулировка в трудовой книжке должна дословно соответствовать статье Трудового кодекса РФ, на основании которой произведено увольнение. Для сокращения штата или численности персонала такой статьей являеться пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Правовые основания и точная формулировка

При увольнении по инициативе работодателя в связи с сокращением, в трудовую книжку вносится запись следующего содержания:

• В графе 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении…»): «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В графе 4 («Наименование, дата и номер документа…»): Указывается приказ об увольнении (например, «Приказ от № 45-к»).

Неверно писать просто «сокращение штата» или «по сокращению». Закон требует ссылки на конкретный нормативный акт. Также важно не путать сокращение должности (штата) и сокращение численности сотрудников — в обоих случаях применяется одна и та же формулировка (п. 2 ч; 1 ст. 81 ТК РФ).

Алгоритм действий работодателя перед записью

Прежде чем сделать запись в трудовой книжке, работодатель обязан пройти строгую процедуру, установленную законодательством:

1. Издание приказа о сокращении штата/численности. Это первичный документ, запускающий процесс.
2. Уведомление службы занятости. Происходит не менее чем за 2 месяца до увольнения (для большинства организаций).
3. Персональное уведомление сотрудников. Каждый работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись не менее чем за 2 месяца до даты увольнения.
4. Предложение вакансий. Работодатель обязан письменно предложить сокращаемому сотруднику все имеющиеся вакантные должности, соответствующие его квалификации, а также нижестоящие должности.
5. Издание приказа об увольнении (форма Т-8). Издается в последний день работы сотрудника.
6. Внесение записи в трудовую книжку. Производится в день увольнения.

Частые ошибки при заполнении

Анализируя судебную практику 2025–2026 годов, можно выделить типичные ошибки, которые допускают кадровые службы:

• Неверная ссылка на статью. Иногда путают пункт 2 (сокращение) с пунктом 1 (ликвидация организации) или пунктом 3 (несоответствие должности) ст. 81 ТК РФ.
• Отсутствие слова «Российской Федерации». Полное название кодекса должно быть указано полностью.
• Запись сделана раньше срока. Запись вносится строго в последний день работы. Если сотрудник в этот день отсутствовал, запись вносится в день фактической выдачи трудовой книжки (с соответствующим пояснением).
• Использование сокращений. В трудовых книжках не допускается использование аббревиатур (например, нельзя писать «ТК РФ», нужно писать «Трудового кодекса Российской Федерации»).

Что делать, если допущена ошибка?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка в формулировке или ссылке на закон, она не зачеркивается. Ошибка признается недействительной путем внесения новой записи с правильным содержанием. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», а следующей строкой вносится правильная формулировка со ссылкой на новый приказ об исправлении ошибки.

Важно помнить: правильность формулировки — это защита интересов как работодателя, так и работника. Для сотрудника это гарантия получения положенных выплат (выходного пособия в размере среднего месячного заработка и сохранение среднего заработка на период трудоустройства до 3 месяцев), а для компании — отсутствие рисков судебных разбирательств.

В текущей экономической ситуации, когда процессы оптимизации затрагивают многие отрасли, соблюдение процедурных нюансов и точность формулировок становятся ключевыми факторами успешного и законного завершения трудовых отношений.