Согласно статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения. Однако на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте в день прекращения трудовых отношений — по болезни, в отпуске, по другим уважительным причинам. В таких случаях работодатель несёт ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, вплоть до выплаты компенсации за каждый день просрочки. Чтобы избежать штрафов и судебных исков, необходимо вовремя и правильно оформить уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.
Почему важно отправить уведомление?
Согласно статье 234 ТК РФ, если работодатель не выдал трудовую книжку в установленный срок, он обязан выплатить работнику средний заработок за всё время задержки. Кроме того, трудовая инспекция может наложить штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5 000 рублей на должностное лицо (ст. 5.27 КоАП РФ).
Однако закон предоставляет работодателю защиту: с момента направления письменного уведомления о необходимости получения трудовой книжки (с указанием способа получения — лично или по почте) организация освобождается от ответственности за дальнейшую задержку. Это подтверждено:
- Письмом Минтруда России от № 14-2/ООГ-1347;
- Постановлением ВС РФ и судебной практикой (например, Верховный Суд Республики Башкортостан, 2022 г.).
Как правильно составить уведомление?
Форма уведомления не унифицирована, но должна содержать обязательные элементы, чтобы иметь юридическую силу. Ниже — подробный шаблон с пояснениями.
Образец уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку
УВЕДОМЛЕНИЕ
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: Главный инженер
Табельный номер: 00123
Дата увольнения: 15 мая 2026 года
В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в день увольнения Вам должна была быть выдана трудовая книжка. Поскольку Вы отсутствовали на рабочем месте в день увольнения, настоящим уведомляем Вас о необходимости личного получения трудовой книжки или предоставления письменного согласия на её отправку по почте.
Вариант 1: Получение лично
Вы можете забрать трудовую книжку в офисе компании по адресу: г. Москва, ул. Советская, д. 10, каб. 305 в рабочие дни с 9:00 до 17:00 до 31 мая 2026 года. При получении необходимо предъявить паспорт.
Вариант 2: Отправка по почте
Если Вы не можете лично явиться, просим направить в адрес компании (электронная почта: hr@company.ru или почтовый адрес: г. Москва, ул; Советская, д. 10) письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. В согласии укажите:
- Полный адрес для отправки;
- ФИО получателя;
- Контактный телефон.
Трудовая книжка будет отправлена ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (в соответствии с Письмом Минтруда от № 14-2/ООГ-1347).
Важно! С момента направления настоящего уведомления (дата отправки: 18 мая 2026 года) организация перестаёт нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, если Вы не предоставите согласие на почтовую отправку или не явитесь за документом в установленный срок.
С уважением,
Руководитель отдела кадров
Петрова Мария Сергеевна
Подпись: _______________
Как отправить уведомление?
Уведомление должно быть направлено документально подтверждённым способом, чтобы в случае спора можно было доказать факт его получения. Рекомендуемые способы:
- Почтовое отправление с уведомлением о вручении — самый надёжный способ. Сохраняйте копию уведомления и почтовую квитанцию.
- Электронная почта — если у работника есть подтверждённый корпоративный email и он ранее соглашался на электронное взаимодействие. Рекомендуется отправить в двух экземплярах: на корпоративный и личный email.
- Личная передача под роспись — если сотрудник пришёл на работу, даже не в день увольнения.
Не рекомендуется: звонки, СМС, мессенджеры — они не имеют юридической силы в качестве доказательства.
Что делать, если работник согласился на отправку по почте?
Если работник предоставил письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, работодатель обязан:
- Отправить книжку ценным письмом с описью вложения;
- Указать в описи: «Трудовая книжка» — без указания содержания записей;
- Сохранить копию описи и почтовую квитанцию с отметкой о вручении;
- Вести учёт отправленных документов (желательно в журнале учета трудовых книжек).
Согласно Письму Минтруда от № 14-2/ООГ-1347, отправка по почте с описью и уведомлением о вручении считается надлежащим исполнением обязанности по выдаче трудовой книжки.
Особенности при электронной трудовой книжке
Если работник оформил электронную трудовую книжку (ЭТК), то в день увольнения работодатель обязан направить сведения о его трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в форме СТД-Р. В этом случае:
- Уведомление о получении ЭТК не требуется — сведения автоматически передаются в ПФР;
- Но работнику следует направить уведомление о том, что сведения о его трудовой деятельности переданы в ПФР и доступны в личном кабинете на сайте es.pfrf.ru;
- Если работник не зарегистрирован в личном кабинете, уведомление должно содержать инструкции по регистрации и доступу к данным.
Что делать, если работник не отвечает?
Если после направления уведомления работник не отвечает в течение 30 дней, рекомендуется:
- Сделать ещё одно уведомление (второе) с пометкой «Повторное уведомление»;
- Отправить его тем же способом (почта с уведомлением);
- Зарегистрировать факт бездействия работника в журнале учёта трудовых книжек;
- Хранить все документы (копии уведомлений, почтовые квитанции, скриншоты email) не менее 5 лет — на случай проверки трудовой инспекции или суда.
- Не ждите, пока работник сам придет, инициатива лежит на работодателе.
- Всегда используйте письменное уведомление, это ваша юридическая защита.
- Сохраняйте доказательства отправки — квитанции, подписи, архивы email.
- При отправке по почте — только ценное письмо с описью и уведомлением о вручении.
- Для электронных трудовых книжек — уведомление о передаче данных в ПФР не обязательно, но рекомендуется для информирования работника.
Правильно оформленное уведомление — это не просто формальность, а ключевой инструмент защиты работодателя от финансовых и административных рисков. Не пренебрегайте этим шагом — даже если кажется, что работник «и так знает».
Скачать образец уведомления в формате Word и PDF можно на официальных порталах:
— Контур
— КонсультантПлюс
— Моё дело
Помните: ваша ответственность заканчивается не тогда, когда вы положили книжку в ящик, а тогда, когда вы доказали, что уведомили работника о её наличии.