Несмотря на масштабную цифровизацию кадрового документооборота в России, которая началась с введением электронных трудовых книжек (ЭТК), традиционный бумажный формат остается актуальным и обязательным для многих категорий работников. Ведение трудовой книжки в бумажном виде строго регламентировано Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и специальными нормативными актами. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести, хранить и выдавать бумажную трудовую книжку в 2026 году.

Правовая основа: что говорит ТК РФ?

С введением ЭТК Трудовой кодекс РФ претерпел изменения, однако ответственность работодателя за ведение бумажного бланка сохранилась. Ключевые статьи, регулирующие этот процесс:

• Статья 66 ТК РФ, устанавливает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести ее на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней (если работа является основной).
• Статья 22.1 ТК РФ — регулирует особенности применения электронных и бумажных трудовых книжек. Согласно этой статье, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
• Статья 84.1 ТК РФ — регламентирует порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.

Кому и зачем нужна бумажная трудовая книжка?

Как было отмечено в разъяснениях члена комитета Госдумы по труду Екатерины Стенякиной, традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже были заведены до начала цифровизации, и работник не отказался от них. Важно понимать статус документа:

1. Работники, не подавшие заявление об отказе, за ними сохраняется право на бумажный документ. Работодатель обязан продолжать вносить в него записи параллельно с передачей сведений в Пенсионный фонд (СФР).
2. Работники, впервые устраивающиеся на работу после 31 декабря 2020 года — на них бумажная трудовая книжка не оформляеться. Вся их история формируется исключительно в электронном виде.

Основные правила ведения бумажной трудовой книжки

Ведение бумажной трудовой книжки требует от кадровика или бухгалтера предельной внимательности. Помарки, неточности и неправильные формулировки могут привести к серьезным проблемам для работника при оформлении пенсии.

Оформление и заполнение

• Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета). Использование шариковой ручки не допускается.
• Все даты указываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Записи должны иметь порядковые номера, сокращения не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).

Внесение сведений о работе

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся записи о приеме, переводах, увольнении с указанием должности, профессии, специальности и квалификации.

Внесение записей об увольнении

При увольнении работника запись вносится без сокращений со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Выдача и хранение трудовых книжек

Хранение

Бланки строгой отчетности (чистые трудовые книжки) и заполненные трудовые книжки сотрудников должны храниться в организации в несгораемых сейфах или металлических шкафах. За их сохранность несет ответственность специально уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя.

Выдача при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек. Если в день увольнения выдать документ невозможно (работник отсутствует или отказывается от получения), работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения, учета, хранения и выдачи бумажных трудовых книжек влечет за собой серьезные последствия:

• Административная ответственность — согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства грозит штрафом для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.
• Материальная ответственность — если из-за неправильной формулировки причин увольнения работник не смог трудоустроиться, работодатель обязан возместить ему не полученный за все время вынужденного прогула заработок (ст. 394 ТК РФ).
• Возмещение ущерба — при утрате или порче трудовой книжки по вине работодателя, он обязан выдать работнику дубликат, а если работнику из-за этого не будет учтен стаж, работодатель обязан компенсировать работнику неполученный пенсионный доход через суд.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работник имеет право потребовать от работодателя по последнему месту работы оформить дубликат. Для этого работник должен подать письменное заявление. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления. В дубликат вносятся:

• Общий стаж работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов.
• Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.

Ведение трудовой книжки в бумажном виде по ТК РФ остается важнейшей обязанностью работодателя. Несмотря на развитие электронного формата, бумажный документ продолжает служить главным физическим гарантом трудового стажа для тех, кто решил его сохранить. Кадровым специалистам необходимо строго соблюдать инструкции по заполнению, не допускать сокращений и своевременно реагировать на изменения в законодательстве, чтобы защитить как права работников, так и интересы своей организации.