Вопрос о том, как правильно вести и заверять трудовую книжку после перехода сотрудника на электронную трудовую книгу (ЭТК), волнует как работодателей, так и работников. С 2025 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, который предусматривает замену бумажной трудовой книжки на электронный документ. Ниже мы разберём, какие требования к заверению записей, как оформлять переход и какие нюансы могут возникнуть в процессе.
Что такое электронная трудовая книга?
Электронная трудовая книга – это цифровой документ, который храниться в системе Федеральной службы по труду и занятости (СФР). В ней содержатся все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, страховой стаж и т.д. В 2025 году в РФ была принята Единая форма сведений о трудовой деятельности (ЕФС‑1), которая заменяет бумажную трудовую книжку.
Ключевые особенности:
- Ведение только в электронном виде – бумажный экземпляр больше не требуется.
- Записи в ЭТК заверяются подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью компании.
- При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику выписку из ЭТК, заверенную печатью.
Правовые основы
Новый порядок основан на следующих нормативных актах:
- Трудовой кодекс РФ (статья 66.1 – сведения о трудовой деятельности).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (2022 г.)
- Положение о ЕФС‑1, утверждённое УБРиР (Управление по бюджетам и ресурсам).
Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности. В случае перехода на ЭТК запись о переходе должна быть подтверждена подписью и печатью работодателя.
Как правильно оформить запись о переходе на ЭТК?
При переходе сотрудника на электронную трудовую книгу необходимо выполнить следующие шаги:
- Получить заявление сотрудника о переходе на ЭТК. В заявлении указывается дата перехода и согласие на хранение сведений в электронном виде.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ещё ведётся). В графе «Переход на ЭТК» указывается дата подачи заявления и дата выдачи ЭТК. Даты могут не совпадать – это допускается.
- Заверить запись подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью компании. Важно, чтобы подпись была усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) в случае электронного документа.
- Выдать сотруднику копию ЭТК в виде формы СТД‑Р (если это предусмотрено в компании). Копия может быть оформлена в бумажном виде, но должна быть заверена подписью и печатью.
Если работодатель ведёт только электронные трудовые книжки и отказывается делать запись в бумажной, это считается неправомерным. При приёме на работу необходимо проверить бумажную трудовую книжку сотрудника: если в ней нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить ведение бумажной книжки.
Что делать, если даты не совпадают?
Вопрос: «Если работник подал заявление о переходе 05.04, можно ли в графе 2 трудовой книжке написать 06.04, когда фактически выдали трудовую книжку на руки?»
Ответ: да, даты могут не совпадать. Важно, чтобы в записи была указана дата подачи заявления и дата выдачи ЭТК. При этом запись должна быть заверена подписью и печатью работодателя.
Как правильно заверить копию электронной трудовой книжки?
Для руководителей подразделений и других должностных лиц достаточно:
- Указать должность лица, заверяющего.
- Подписать документ с расшифровкой подписи.
- Указать дату заверения.
Копия ЭТК – это форма СТД‑Р, которую работодатель выдает в двух случаях:
- При переходе сотрудника на ЭТК.
- При увольнении сотрудника (выдача выписки).
Частые вопросы и ответы
- Нужно ли ставить печать при заверении записи о переходе? Да, запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя.
- Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки? Нет. В случае перехода на ЭТК работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку до момента полного перехода всех записей в электронный формат.
- Что делать, если работник не подал заявление о переходе? Работодатель обязан продолжить вести бумажную трудовую книжку и не переходить на ЭТК без согласия сотрудника.
- Как проверить корректность данных в ЭТК? Сравните записи в бумажной трудовой книжке с данными в системе СФР. Любые расхождения необходимо исправить в соответствии с процедурами.
Практические рекомендации для работодателя
- Обучите кадровый отдел правилам заполнения ЕФС‑1 и ведения ЭТК.
- Создайте шаблоны записей о переходе, включая поля для даты подачи заявления и даты выдачи ЭТК.
- Проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) у сотрудника, ответственного за заверение.
- Регулярно проводите внутренний аудит записей в бумажной и электронной трудовых книжках.
- Обеспечьте доступ сотрудников к их данным в системе СФР и объясните им, как они могут проверить корректность сведений.
Переход на электронную трудовую книгу – это важный шаг в цифровизации кадровой системы. Однако, даже в цифровом формате, соблюдение формальных требований к заверению записей остаётся обязательным. Работодатель должен:
- Вести запись о переходе в бумажной трудовой книжке (если она ещё ведётся).
- Заверять запись подписью и печатью.
- Выдавать сотруднику копию ЭТК с надлежащим заверением.
Таким образом, да, можно заверить трудовую книжку при переходе на электронную, но только в соответствии с установленными правилами и процедурами. Соблюдение этих норм поможет избежать конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами, а также обеспечит корректность кадровой документации.