В кадровой практике часто возникают ситуации, когда временный перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение по истечении срока или по взаимному согласию сторон становится постоянным. Этот процесс требует грамотного документального оформления, так как от него зависят стаж, расчет отпускных и пенсионные права работника.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить признание временного перевода постоянным, какие приказы издавать и, самое главное, как внести корректные записи в трудовую книжку (бумажную и электронную) в условиях 2026 года.

Основные правила оформления перевода

Согласно действующему трудовому законодательству и сложившейся практике, временный перевод сам по себе не отражается в трудовой книжке. Записи вносятся только о постоянных изменениях трудовой функции. Однако, если временный перевод трансформируется в постоянный, необходимо зафиксировать этот факт документально.

Ключевые принципы, которые нужно помнить:

• Временный перевод (на срок до 1 года или на время отсутствия основного работника) в бумажную трудовую книжку не вносится.
• Признание такого перевода постоянным требует издания нового распорядительного документа (приказа).
• В трудовую книжку вносится запись именно о постоянном переводе, а не о временном.

Шаг 1: Документальное оформление (Приказы)

Для легализации постоянного статуса работника работодателю необходимо издать приказ о признании временного перевода постоянным.

Какой приказ указывать?

Частый вопрос кадровиков: реквизиты какого приказа указывать в трудовой — старого (о временном переводе) или нового?
Ответ однозначен: в графу «Документ-основание» вносится номер и дата нового приказа, которым временный перевод признан постоянным.
В самом приказе (распоряжении) произвольной формы должны быть указаны:
Реквизиты предыдущего приказа о временном переводе.
Причина, по которой перевод признается постоянным (например, истечение срока временного перевода и согласие сторон, или завершение работ, для которых нанимался сотрудник).
Дата, с которой перевод считается постоянным (обычно это день, следующий за днем окончания срока временного перевода).

> Важно: Дата начала исполнения обязанностей по новой должности в постоянной записи будет совпадать с датой начала временного перевода, но основанием для этого служит новый приказ.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Если у работника ведется бумажная трудовая книжка, запись вносится в раздел «Сведения о работе».

Алгоритм заполнения:

Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер.
Графа 2 (Дата): Указывается дата начала исполнения обязанностей по новой должности в рамках постоянного перевода.

• Нюанс: Часто здесь указывают дату, следующую за окончанием срока временного перевода, либо дату начала временного перевода, если он плавно перешел в постоянный без перерывов. Согласно разъяснениям, в графе «Дата» указывается дата начала исполнения обязанностей в связи с переводом (фактическая дата начала работы на новой должности).

Графа 3 (Сведения о приеме, переводе…): Вносится запись о переводе.

• Пример формулировки: «Переведен на должность [название должности] в [название отдела]».
• Указывать слово «временно» в этой графе не нужно, так как перевод стал постоянным.

Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа о признании временного перевода постоянным.

Образец логики записи:
> В графе 3 пишем: «Переведен на должность менеджера отдела продаж».
> В графе 4 пишем: «Приказ от № 45-к».
> (Где приказ № 45-к — это документ о признании перевода постоянным, а не старый приказ о временном переводе).

Шаг 3: Отчетность в ЕФС-1 (Электронная трудовая)

В 2026 году ведение электронных трудовых книжек (подраздел 1;1 формы ЕФС-1) является обязательным и основным способом фиксации стажа.

Особенности заполнения ЕФС-1 при признании перевода постоянным:

При формировании отчета необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Код мероприятия: Указывается код, соответствующий переводу на другую работу.
• Дата события: В поле «Дата» указывается дата начала исполнения обязанностей по новой должности (часто это дата начала временного перевода, если он стал непрерывным).
• Основание: В реквизитах приказа указываются данные нового распоряжения работодателя о признании перевода постоянным.

Технические нюансы в учетных системах (например, 1С):
Для корректного отражения в ЭТК (электронной трудовой книжке) специалисты рекомендуют:
Создать документ «Кадровый перевод».
Указать дату документа (дата издания приказа о постоянстве).
Указать дату перевода (следующее число после завершения действия временного перевода или дата фактического начала работы, в зависимости от настроек системы и трактовки непрерывности стажа).
Для целей ЭТК зарегистрировать событие документом «Регистрация трудовой деятельности».
Флажок «Отразить в трудовой книжке» при создании промежуточных документов может не устанавливаться, если система автоматически формирует итоговый отчет ЕФС-1 на основании финального приказа.

Частые ошибки и вопросы

Нужно ли вносить запись о временном переводе задним числом?

Нет. Если перевод изначально оформлялся как временный, запись о нем в трудовую книжку не вносилась и вноситься не должна. Вносится только итоговая запись о постоянном переводе.

Что делать, если срок временного перевода истек, а приказ о постоянстве не издан?

Если работник продолжает работать на новой должности после истечения срока временного перевода, такой перевод автоматически считается постоянным (согласно ст. 72.1 ТК РФ). Однако работодателю все равно необходимо издать приказ о признании перевода постоянным для приведения документации в порядок и корректного заполнения ЕФС-1.

Какой датой датировать приказ о постоянстве?

Датой приказа должна быть текущая дата (дата принятия решения о постоянстве). Однако в самой записи в трудовой книжке (графа 2) и в отчете ЕФС-1 указывается дата начала работы по новой должности (которая может быть в прошлом).

Признание временного перевода постоянным — важная кадровая процедура, требующая внимательности к деталям. Главное правило 2026 года: в трудовую книжку (и бумажную, и электронную) вносятся сведения только о постоянном переводе.

Для корректного оформления:
Издайте новый приказ о признании перевода постоянным, ссылаясь на предыдущий временный перевод.
В бумажную трудовую книжку внесите запись о переводе с указанием реквизитов нового приказа.
Сформируйте отчет ЕФС-1, указав в нем дату фактического начала работы на новой должности и реквизиты нового приказа.

Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции и корректный расчет стажа и пенсии для вашего сотрудника.