Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Правильное её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․ В статье рассмотрены общие требования, порядок внесения записей о приёме, переводе и увольнении, а также типичные ошибки и способы их исправления․
Нормативная база
- ТК РФ – ст․ 66, ст․ 84․1 (запись об увольнении), ст․ 65 (приём на работу)․
- Приказ Минтруда России № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек (форма бланка, порядок заполнения граф, требования к подписям и печатям)․
- ФЗ «О персональных данных» – при обработке сведений в трудовой книжке необходимо соблюдать конфиденциальность․
Общие правила заполнения
- Записи делаются черной или синей пастой (не карандашом)․
- В каждой строке заполняются все четыре графы раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1 – порядковый номер записи (начиная с 1)․
- Графа 2 – дата события (дд․мм․гггг)․
- Графа 3 – наименование организации, структурного подразделения и должность (или профессия, специальность)․
- Графа 4 – основание записи (номер и дата приказа, распоряжения, соглашения и т․п․)․
- После каждой записи ставится подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и расшифровка подписи, а также печать организации (если она предусмотрена внутренними нормативными актами)․
- Запись о приёме на работу делается в день выхода сотрудника на работу; запись об увольнении – в последний день работы․
- При отсутствии места в текущей книжке оформляется дубликат (см․ раздел «Дубликат и исправления»)․
Запись о приёме на работу
Пример записи:
1 Принят в ООО «Ромашка» на должность инженера‑конструктора Приказ № 45 от
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на должность инженера‑конструктора
- Графа 4: Приказ № 45 от
Важно:
- Указывать полное наименование организации без сокращений, если иное не предусмотрено уставом․
- Если сотрудник принимается на совмещение, в графе 3 указывают основное место работы и, при необходимости, добавляют «совместитель»․
Запись о переводе на другую постоянную работу
Перевод считается постоянным, если изменяется должность, структурное подразделение или условия труда на срок более одного месяца․ Временные переводы (командировки, замещение) в трудовую книжку не вносятся․
Пример записи:
2 Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера по работе с клиентами Приказ № 112 от
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера по работе с клиентами
- Графа 4: Приказ № 112 от
Запись об увольнении
Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, запись об увольнении должна содержать:
- основание прекращения трудового договора (по собственному желанию, по соглашению сторон, инициативе работодателя и т․д․);
- ссылка на соответствующую статью ТК РФ (или иной федеральный закон)․
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
3 Уволен по собственному желанию ст․ 80 ТК РФ Приказ № 78 от
- Графа 1: 3
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию
- Графа 4: ст․ 80 ТК РФ Приказ № 78 от
Увольнение по соглашению сторон
Пример:
4 Уволен по соглашению сторон ст․ 78 ТК РФ Приказ № 92 от
Увольнение инициативе работодателя (например, сокращение штата)
Пример:
5 Уволен в связи с сокращением штата ст․ 81 ТК РФ Приказ № 105 от
Важно: в графе 4 обязательно указывают номер и дату приказа, а также ссылку на норму ТК РФ, на основании которой происходит увольнение․
Исправления и дубликат трудовой книжки
Исправление ошибочной записи
- Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым исходное содержание․
- Справа от зачёркнутого текста пишется исправленная запись․
- Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица, дата исправления и печать организации․
- Все исправления должны быть заверены надписью «Исправлено верно» и подписью ответственного лица․
Оформление дубликата
Дубликат выдаётся при утрате, порче или заполнении всех страниц трудовой книжки․ Порядок:
- Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата․
- Кадровая служба проверяет старую книжку (если она есть) и переносит все записи в новый бланк․
- В дубликате делается запись: «Выдан дубликат трудовой книжки вместо утраченной (или испорченной) за № … от …»․
- Дубликат заверяется подписью руководителя и печатью организации․
С 2024 года допускается использование старых чистых бланков, приобретённых до 2024 года, для оформления дубликата, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․
Электронная трудовая книжка (кратко)
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Работа в России»․ Однако бумажный вариант остаётся обязательным для тех сотрудников, которые:
- не дали согласия на электронный формат;
- работают у работодателей, не перешедших на ЭТК (например, некоторые бюджетные организации)․
При переходе на электронный формат все ранее сделанные бумажные записи переносятся в ЭТК, а дальнейшие вносятся только в электронном виде․
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ в графе 4 при увольнении․
- Неправильное указание даты (например, месяц и день перепутаны)․
- Сокращение наименования организации без согласования с уставом․
- Запись о временном переводе или командировке (это не вносится)․
- Отсутствие подписи и печати после исправления․
- Использование карандаша или гелевой ручки, которая легко стирается․
Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия защиты прав работника при трудоустройстве, получении пособий и пенсии․ Следуя установленному порядку, используя актуальные бланки и внимательно проверяя каждую запись, кадровая служба minimизирует риски штрафов и споров с сотрудниками․
Для удобства рекомендуется держать под рукой:
- Образец заполнения трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н)․
- Справочник по статьям ТК РФ, касающимся приёма, перевода и увольнения․
- Журнал регистрации выдачи дубликатов и исправлений․
Соблюдая эти простые правила, вы обеспечите корректность и юридическую значимость каждой записи в трудовой книжке ваших сотрудников․