Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопросы ее оформления, ведения и хранения строго регламентированы законодательством Российской Федерации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести трудовые книжки в 2026 году, на какие нормативные акты опираться и какие важные нюансы учитывать кадровым специалистам и работодателям.

Нормативная база: чем руководствоваться?

Ведение трудовых книжек подчиняется целому ряду нормативно-правовых актов. Самое главное — использовать актуальные редакции документов. На сегодняшний день основой являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), базовый закон, регулирующий трудовые отношения.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальные форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Именно этот документ пришел на смену старым правилам и инструкциям и является основным ориентиром сейчас;
• Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с учетом всех изменений и дополнений, включая Постановление Правительства РФ от № 132).
• Постановление Минтруда России от № 69 — Инструкция по заполнению трудовых книжек (ред. от ). Несмотря на появление Приказа № 320н, отдельные положения данной инструкции продолжают применяться в части, не противоречащей новому порядку.

Ключевые изменения и актуальные правила 2025-2026 годов

С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок (Приказ № 320н), который существенно изменил подход к заполнению документов. В 2025-2026 годах правила продолжают действовать с учетом последних уточнений от Минтруда, где избыточные требования были исключены. На что обязательно нужно обратить внимание:

1. Записи дат производятся исключительно арабскими цифрами.
2. Сокращения не допускаются ни в каких записях (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
3. Бланки старого образца (как трудовых книжек, так и вкладышей в них) могут использоваться без ограничения срока. Переход на новые бланки не требует немедленной замены уже выданных документов.
4. Сведения о кадровых решениях (прием, перевод, увольнение) должны вноситься в строгом соответствии с формулировками ТК РФ.

Оформление трудовой книжки впервые

Одно из самых важных правил касается работников, которые устраиваются на работу впервые:

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Это означает, что задержка с оформлением документа является нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы.

Правила заполнения: пошаговый алгоритм

При заполнении трудовой книжки (как бумажной, так и вкладыша) необходимо соблюдать строгие правила:

Сведения о работнике

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
• Дата рождения.
• Образование, профессия, специальность (на основании предоставленных документов).

ьный лист обязательно подписывается владельцем книжки и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, а также заверяется печатью работодателя (при ее наличии).

Сведения о работе

В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся:

• Дата приема на работу.
• Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
• Ссылка на документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), с указанием его даты и номера.

Сведения о награждениях

В соответствующий раздел вносятся записи о поощрениях за трудовые заслуги, если они предусмотрены законодательством или уставом организации.

Учет и хранение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу лица. Обычно это приказом назначается специалист отдела кадров или бухгалтер.

Журналы учета

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде. Однако теперь содержание этой книги работодатель может определять самостоятельно, ориентируясь на актуальные требования. Важно помнить:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе.
• Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Требования к хранению

Приказ Минтруда от № 320н устанавливает строгие правила хранения. Выделим пять главных требований:

1. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в сейфах или несгораемых шкафах.
2. Запрещается выдавать трудовые книжки на руки работникам в период их работы (за исключением случаев предоставления сведений о трудовой деятельности в бумажном виде по заявлению работника).
3. Трудовые книжки уволенных работников должны храниться у работодателя отдельно от бланков.
4. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет не менее 50 лет.
5. Работодатель обязан обеспечить сохранность документов от порчи и несанкционированного доступа.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек влечет за собой серьезные последствия. Государственная инспекция труда (ГИТ) регулярно проверяет соблюдение этих требований. Нарушения могут привести к:

• Административным штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
• Материальной ответственности работодателя перед работником, если из-за неверной записи или утери документа работник не смог трудоустроиться или подтвердить стаж (возмещение неполученного заработка).

Ведение трудовых книжек — это зона повышенной ответственности для работодателя. В 2026 году актуальным остается Приказ Минтруда № 320н, который упростил некоторые процедуры, но ужесточил требования к формату записей (запрет сокращений, арабские цифры для дат). Главное для кадровика — внимательно следить за актуальностью законодательства, не использовать сокращений и обеспечивать надежный учет и хранение как самих книжек, так и их бланков.