Одна из самых частых ошибок в кадровом делопроизводстве — попытка внести в трудовую книжку запись о факте нахождения сотрудницы в отпуске по беременности и родам (декретном отпуске) или по уходу за ребенком․ Это категорически неверно․ В этой статье подробно разберем, как правильно вести учет в таких ситуациях, с учетом изменений в законодательстве и кадровых стандартов на 2026 год․
Ключевой принцип: отпуск ≠ увольнение
Главное, что нужно помнить: отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком являются видами временного освобождения от работы с сохранением места работы (должности) и среднего заработка․ Сотрудница не прекращает трудовые отношения с работодателем․ Поэтому:
- В трудовую книжку самой женщины, ушедшей в декрет, запись об этом отпуске НЕ вносится․
- Период пребывания в таком отпуске засчитывается в общий и непрерывный стаж․
- Запись об увольнении в связи с уходом за ребенком (ст․ 256 ТК РФ) делается только в случае, если сотрудница фактически увольняется и трудовой договор прекращается․ Но тогда она теряет право на сохранение рабочего места․
Ситуация 1: Сотрудница остается в штате и уходит в отпуск
Это стандартный случай․ Женщина пишет заявление на отпуск, работодатель издает приказ․ Что происходит с трудовой книжкой?
- Никаких действий с трудовой книжкой сотрудницы не требуется․ Она остается у работодателя на хранении (если ведется в бумажном виде) или данные в электронной книжке не меняются․
- В разделе «Сведения о работе» (в бумажной книжке) или в соответствующем поле электронной версии указывается текущая должность и дата приема на работу․ Период отпуска никак не отражается․
- В личной карточке формы Т-2 сведения о нахождении в отпуске по уходу за ребенком (до 3 лет) вносятся в раздел 8 «Отпуска»․ Это основной документ для отражения такого факта․
Пример правильного отражения в личной карточке (Т-2):
Раздел 8․ Отпуска:
С по – отпуск по беременности и родам (основание: приказ № ․․․ от ․․․)․
С по – отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (основание: приказ № ․․․ от ․․․)․
Ситуация 2: Нанимаем временного работника на место декретницы
Чтобы обеспечить работу на время отсутствия основной сотрудницы, работодатель вправе принять на работу временного работника на весь период декретного отпуска․ Это оформляется срочным трудовым договором (п․ 2 ч․ 1 ст․ 59 ТК РФ)․
Как оформить прием временного работника:
- Издаем приказ о приеме на работу․ В тексте приказа обязательно указываем, что прием осуществляется на период отпуска по беременности и родам / по уходу за ребенком конкретного сотрудника (ФИО, должность)․ Пример:
«Принять на работу с 15 июня 2024 г․ на должность бухгалтера на период отсутствия бухгалтера Ивановой А․С․ в связи с отпуском по беременности и родам․» - Заключаем срочный трудовой договор․ Срок договора должен точно соответствовать ожидаемой продолжительности отпуска основной сотрудницы (или его части)․
- Вносим запись в трудовую книжку ВРЕМЕННОГО работника․
Критически важное правило для записи в ТК временного работника:
В запись о приеме на работу НЕ включаются формулировки «временно», «на период декретного отпуска», «срочный договор»․ Запись оформляется как обычная, стандартная․
Пример правильной записи в трудовой книжке временного работника:
Принят(а) на работу
Должность: Бухгалтер
С
На основании приказа № 123-к от
Примечание: Указание на временный характер работы, основание (отпуск основной сотрудницы) и тип договора (срочный) отражаются ТОЛЬКО в тексте самого приказа о приеме и в трудовом договоре․ В трудовую книжку они не попадают․
Что делать, если временный работник был принят с ошибкой?
Если в трудовую книжку временного сотрудника по ошибке внесли запись с пометкой «временно» или «до возвращения Ивановой А․С․», это не является грубой ошибкой, но подлежит исправлению․ Необходимо:
- Составить служебную записку о необходимости исправления неточной записи․
- Издать приказ об исправлении записи в трудовой книжке (с указанием номера и даты предыдущей записи)․
- Саму запись в книжке зачеркнуть (одной жирной чертой, чтобы было видно первоначальный текст) и сверху внести правильную запись с указанием даты исправления и подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя)․
- О факте исправления сделать отметку на последней странице трудовой книжки (если это бумажный вариант)․
Возвращение основной сотрудницы из декрета
Когда сотрудница возвращается из отпуска по уходу за ребенком:
- Она пишет заявление о выходе на работу․
- Работодатель издает приказ о ее выходе на работу (прекращении отпуска по уходу)․
- Трудовая книжка основной сотрудницы остается без изменений․ Она продолжает работать на прежней должности․
- Трудовой договор с временным работником прекращается по основанию «истечение срока трудового договора» (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․ В его трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием этой причины․ Срок договора истекает именно в день выхода основной сотрудницы․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки основной сотрудницы сделать примечание «В декретном отпуске с ․․․ по ․․․»?
Ответ: Нет, нельзя․ Этот раздел предназначен только для записей о приеме, переводе и увольнении․ Отпуска (кроме отпусков без сохранения заработной платы, которые могут отражаться по решению работодателя) в него не вносятся․
Вопрос: А если сотрудница увольняется после декрета, чтобы уйти в другой отпуск по уходу за вторым ребенком?
Ответ: Если она увольняется по собственному желанию (или по иному основанию), в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием конкретной статьи ТК РФ (например, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 – истечение срока трудового договора, если он был срочным, или п․ 1 ч; 1 ст․ 77 – расторжение по инициативе работника)․ Период предыдущего декрета в этой записи не отражается․ Но стаж, включая время декрета, будет учтен при расчете пособий и пенсии․
Вопрос: Как отразить в отчетности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) период декретного отпуска?
Ответ: В отчетных формах (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) период отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1․5/3 лет указывается отдельной строкой с соответствующим кодом вида отпуска․ Это не связано с записями в трудовую книжку․
- Запись о декретном отпуске в трудовую книжку самой сотрудницы НЕ ВНОСИТСЯ․ Отпуск – это не увольнение․
- При приеме временного работника на место декретницы в его трудовую книжку делается стандартная запись о приеме без указаний «временно», «на период отпуска», «декретная ставка»․
- Все детали о временном характере работы и основании приема (отпуск основной сотрудницы) должны быть четко прописаны в приказе о приеме и в срочном трудовом договоре․
- Отслеживать нахождение сотрудницы в декретном отпуске необходимо через личную карточку (форма Т-2) и отчетные формы ПФР․
- При возвращении основной сотрудницы трудовой договор с временным работником прекращается по истечении срока, и в его книжку вносится запись об увольнении․
Соблюдение этих простых правил избавит вашу организацию от кадровых ошибок, проверок и возможных споров с работниками․
Материал подготовлен на основе актуального законодательства РФ и практики ведения кадрового учета (КонсультантПлюс, 2025-2026 гг․)․