Ведение трудовой книжки — одна из важнейших кадровых процедур. От правильности внесения записей зависит стаж и пенсионные накопления работника. Иногда в уже заполненные разделы трудовой книжки необходимо внести изменения или дополнения. О том, как сделать дополнительную запись в трудовой книжке грамотно и в соответствии с законодательством, мы подробно расскажем в этой статье.

Основные причины для внесения дополнительных записей

Дополнительные записи могут потребоваться в разных ситуациях. Чаще всего они связаны с исправлением ошибок, дополнением ранее внесенных данных или изменением юридических фактов. К основным причинам относятся:

• Исправление ошибочных записей, опечатки в должности, ФИО, датах.
• Дополнение пропущенной информации — например, если при приеме на работу не указали квалификационную категорию или особый характер работы.
• Изменение формулировки увольнения, в случае судебного спора.
• Изменение анкетных данных работника, смена фамилии, имени или отчества.
• Признание записи недействительной — например, если запись об увольнении была внесена ошибочно.

Изменение формулировки увольнения по решению суда

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда работник не согласен с увольнением. Если работник не согласен с увольнением, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке. При удовлетворении иска работодатель обязан внести изменения. Порядок действий в этом случае строго регламентирован:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата внесения новой записи.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая причина увольнения)…».
4. В графе 4 делается ссылка на приказ работодателя о прекращении действия трудового договора (с новой датой) или на решение суда.

Также, если в связи с незаконным увольнением работник был восстановлен на работе, то ошибочная запись об увольнении признается недействительной, а работник продолжает трудиться.

Правила внесения изменений и дополнений

Любые дополнительные записи делаются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Главное правило: зачеркивать неверные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» категорически запрещено! Изменения вносятся путем признания записи недействительной и внесения правильной (дополнительной) информации.

Пошаговая инструкция: как дополнить или исправить запись

1. Шаг 1. В графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте следующий порядковый номер по порядку (например, если последняя запись была под номером 10, ставьте 11).
2. Шаг 2. В графе 2 поставьте текущую дату внесения исправления/дополнения.
3. Шаг 3. В графе 3 сделайте отметку: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, впишите правильный текст или дополнение. Например: «Запись за номером 5 недействительна. Принят в отдел продаж на должность старшего менеджера».
4. Шаг 4. В графе 4 укажите документ, на основании которого вносится изменение. Это может быть приказ руководителя, решение суда или справка из архива.

Как изменить анкетные данные (ьный лист)

В отличие от раздела о работе, на ьном листе зачеркивать старые данные разрешается, но только одной чертой (так, чтобы старый текст легко читался). Рядом вписываются новые данные, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснительная запись со ссылкой на документ, подтверждающий изменения (паспорт, свидетельство о браке и т.д.).

Важные нюансы и частые ошибки

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами и самим работником, кадровику следует помнить о нескольких важных моментах:

• Нумерация должна быть сквозной. Дополнительная запись получает следующий номер после последней существующей, даже если она исправляет запись, сделанную пять лет назад.
• Цвет чернил. Все записи делаются перьевой, капиллярной или гелевой ручкой. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Использование карандаша, штриха или зеленой ручки недопустимо.
• Сокращения запрещены. Все слова (например, «приказ», «переведен», «распоряжение») должны быть написаны полностью.
• Подписи и печати. После внесения дополнительной записи работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в личной карточке и самой трудовой книжке (если это предусмотрено правилами делопроизводства организации).

Внесение дополнительной записи в трудовую книжку — процесс, требующий предельной внимательности. Любая неточность может стать причиной проблем при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. Всегда опирайтесь на актуальное трудовое законодательство, не используйте корректирующие жидкости в рабочем разделе и обязательно сохраняйте ссылки на подтверждающие документы. Грамотно оформленная дополнительная запись — залог юридической чистоты кадрового документооборота.