Трудовая книжка остаётся главным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина․ Любое изменение персональных данных – фамилии, имени, отчества или даты рождения – должно быть оформлено правильно, иначе могут возникнуть проблемы при начислении пенсии, пособий и при подтверждении стажа․

Нормативная база

Основные положения о внесении изменений в трудовую книжку содержатся в:

• Приказе Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним»;
• Письме Роструда от (разъяснение по вопросу, кто вносит изменения фамилии между работами);
• Разъяснениям КонсультантПлюс, Контур․Бухгалтерии и другим профессиональным источникам (2022‑2026 гг․)․

Кто должен вносить изменение фамилии?

Согласно разъяснению Роструда, если фамилия изменилась между работами (то есть после увольнения с предыдущего места и до приёма на новое), запись в трудовую книжку делает новый работодатель – организация, принявшая сотрудника на работу после заключения трудового договора․

Если изменение фамилии произошло во время работы у одного и того же работодателя, то исправление вносит текущий работодатель (кадровая служба или бухгалтерия)․

Основания для внесения записи

Для изменения фамилии в трудовой книжке необходимо представить один из следующих документов, подтверждающих факт смены персональных данных:

• Паспорт гражданина РФ (с новой фамилией);
• Свидетельство о заключении брака;
• Свидетельство о расторжении брака (если фамилия возвращается к девичьей);
• Свидетельство об изменении фамилии (имя, отчества) – выданное органом ЗАГС;
• Иные документы, удостоверяющие личность и факт изменения фамилии (например, решение суда о перемене имени)․

В трудовой книжке обязательно делается ссылка на реквизиты документа‑основания: номер, дата и орган, выдавший документ․

Порядок действий для кадровика

1. Получить от сотрудника заявление о смене фамилии (можно в свободной форме)․
2. Проверить представленный документ‑основание (паспорт, свидетельство и т․д․)․
3. На ьном листе трудовой книжки (первой странице) аккуратно одной чертой зачеркнуть старую фамилию (и, при необходимости, имя, отчество, дату рождения)․
4. Сверху или рядом с зачёркнутым текстом вписать новую фамилию полностью (без сокращений)․
5. В поле «Документ‑основание» указать реквизиты:
   «Паспорт РФ серии № XXXXXX, выдан УФМС по г․ Москве , № 123456»․
6. Поставить дату внесения изменения и подпись ответственного лица (кадровика, бухгалтера, руководителя)․
7. Если имеется вкладыш к трудовой книжке, аналогичным образом исправить фамилию на обложке вкладыша и сделать ссылку на тот же документ‑основание․
8. При ведении электронной трудовой книжки (ЭТК) изменения вносятся в личном кабинете работника на портале «Работа в России» с загрузкой скана документа‑основания․

Образец записи о смене фамилии

Запись делается на первой странице трудовой книжки (ьный лист)․ Пример оформления:

Фамилия: Иванова Петрова
Документ‑основание: Паспорт РФ серии 45 № 123456, выдан УФМС по г․ Москве , № 987654
Дата внесения изменения:
Подпись: _____________________ / И․О․ Петров /

Примечание: зачёркнутая фамилия указываеться одной горизонтальной линией (…), новая фамилия пишется полностью и разборчиво․

Особенности при наличии вкладыша

Если к трудовой книжке приложен вкладыш (например, для учёта совмещения должностей или дополнительных сведений), то:

• На обложке вкладыша также зачёркивается старая фамилия и пишется новая;
• Внутри вкладыша, в разделе с личными данными, делается аналогичная запись;
• Ссылка на документ‑основание указывается один раз – на ьном листе основной книжки; дублировать её во вкладыше не требуется, но допустимо для удобства․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение электронных трудовых книжек обязательно для всех работодателей․ Изменение фамилии в ЭТК выполняется следующим образом:

1. Сотрудник загружает скан документа‑основания в личный кабинет на портале «Работа в России»․
2. Кадровик проверяет документ и подтверждает изменение․
3. Система автоматически обновляет поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения» и сохраняет ссылку на загруженный документ․
4. Печатная версия трудовой книжки (если она ведётся параллельно) обновляется по аналогии с бумажным вариантом;

Ответы на частые вопросы

Можно ли исправить фамилию без заявления сотрудника?

Нет․ Изменение персональных данных в трудовой книжке производится только на основании письменного заявления работника и подтверждающего документа․

Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка в фамилии?

Ошибка исправляется тем же способом: зачёркивается неверная запись, рядом пишется правильная фамилия с указанием документа‑основания (например, паспорта)․

Нужно ли перезаключать трудовой договор при смене фамилии?

Согласно разъяснению Роструда, перезаключение трудового договора не требуется․ Достаточно внести изменение в трудовую книжку и, при необходимости, обновить внутренние кадровые документы (штатное расписание, приказы о приёме)․

Как оформить изменение фамилии, если сотрудник уволен, а новая работа ещё не найдена?

В этом случае изменение вносится при приёме на новое место работы․ До трудоустройства трудовая книжка хранится у сотрудника; запись делает новый работодатель․

Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура, регламентированная нормативными актами и устоявшейся практикой кадровых служб․ Главное:

• Использовать только документ‑основание (паспорт, свидетельство о браке/разводе, свидетельство о перемене имени);
• Вносить запись на ьном листе трудовой книжки (первой странице);
• Зачёркивать старую фамилию одной чертой и писать новую полностью;
• Указывать реквизиты документа‑основания и дату внесения изменения;
• При наличии вкладыша выполнять аналогичные действия на его обложке;
• В случае электронной трудовой книжки – загружать скан документа в личный кабинет работника;

Соблюдение этих правил гарантирует корректность учёта трудового стажа и исключает риски при назначении пенсий, пособий и других социальных выплат․